Einsichtsansprüche von Arbeitnehmern in Untersuchungsberichte

Eine aktuelle Entscheidung des LAG München setzt Maßstäbe dafür, wie die Dokumentation interner Untersuchungen im Hinblick auf das Recht zur Einsichtnahme betroffener Arbeitnehmer in Bestandteile des Abschlussberichts einer internen Untersuchung zu handhaben ist. Eine gebotene Transparenz gegenüber dem betroffenen Arbeitnehmer findet ihre Grenzen in den schutzwürdigen Interessen Dritter, insbesondere von Hinweisgebern.

Wesentliche Inhalte der Entscheidung

Das LAG München hat mit Urteil vom 12. Juni 2025, Az. 2 SLa 70/25, entschieden, dass Arbeitnehmer nach Abschluss einer sie betreffenden internen Untersuchung keinen Anspruch auf Zurverfügungstellung einer vollständigen Kopie eines Untersuchungsberichts nach Art. 15 Abs. 1, 3 DSGVO haben. Der Anspruch auf Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten (und auch auf Erhalt einer Kopie dieser Daten) beziehe sich grundsätzlich nicht auf die Herausgabe ganzer Schriftstücke, die etwa rechtliche Bewertungen oder Aussagen Dritter enthalten.

Es besteht nach Einschätzung des Gerichts jedoch ein Einsichtsrecht in den Untersuchungsbericht, soweit er personenbezogene Daten des betreffenden Arbeitnehmers enthalte. Dieser Anspruch bestehe auch unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer mit seiner Geltendmachung datenschutzrechtliche oder gänzlich datenschutzfremde Motive verfolge.

Darüber hinaus bestehe ein Einsichtsrecht des Arbeitnehmers aus § 83 BetrVG (im Falle von leitenden Angestellten § 26 Abs. 2 Satz 1 SprAuG). Der Untersuchungsbericht sei als Teil der Personalakte des betroffenen Arbeitnehmers zu qualifizieren, da er Informationen über dessen Verhalten und Leistungen im Arbeitsverhältnis enthalte.

Grundsätzlich können der Einsichtnahme in Untersuchungsberichte nach Auffassung des LAG München im Einzelfall überwiegende Arbeitgeberinteressen nach § 242 BGB entgegengehalten werden. Das LAG München verweist insbesondere darauf, dass das betriebliche Compliance-Verfahren im Interesse der Wahrheitsfindung - soweit wie möglich - die vertrauliche Behandlung der Informationen und der Identität von Zeugen erfordere, um Hemmungen der Betroffenen abzubauen, an einem solchen Verfahren mitzuwirken. Eine bereits abgeschlossene interne Untersuchung könne durch die Einsichtnahme allerdings nicht mehr gefährdet werden.

Auch überwiegende berechtigte Interessen Dritter können nach Auffassung des LAG München das Einsichtsrecht einschränken. Sichert der Arbeitgeber bei Hinweisen aus der Belegschaft über betriebliches Fehlverhalten anderer Mitarbeiter dem Hinweisgeber die Wahrung seiner Anonymität zu, darf er keine Daten weitergeben, die die Person des Hinweisgebers offenbaren oder Rückschlüsse auf die Person zulassen. Weil andererseits das Führen von Geheimakten im Rahmen der Personalakte unzulässig ist, könne der Arbeitgeber nur den Teil des Hinweises zur Personalakte im materiellen Sinne nehmen, der die Person des Hinweisgebers weder offenbart noch Rückschlüsse auf die Person des Hinweisgebers zulässt. Den Hinweisgeber müsse der Arbeitgeber durch Unkenntlichmachung entsprechender Passagen in der Akte schützen. Die Unkenntlichmachung könne durch Schwärzung oder sonstige technische Vorkehrungen vorgenommen werden. Der Arbeitgeber könne dem Arbeitnehmer die Einsicht in seine Personalakte nicht unter Hinweis auf eine von ihm unterlassene Unkenntlichmachung verweigern.

Eine vollständige Verweigerung der Einsicht hielt das LAG München nicht für gerechtfertigt, auch nicht zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen. Inhalte der Personalakte, die sich auf das Arbeitsverhältnis beziehen, könnten gegenüber dem Arbeitnehmer nicht als Geschäftsgeheimnis deklariert werden.

Interne Untersuchung wegen Beschwerden über das Führungsverhalten einer leitenden Angestellten

Die Klägerin, eine leitende Angestellte, befindet sich seit Juli 2023 in Elternzeit. Im April 2023 gingen bei der Ombudsfrau des beklagten Unternehmens Beschwerden über den Führungsstil der Klägerin ein. Die Vorwürfe hatten u. a. ein einschüchterndes, respektloses Verhalten der Klägerin zum Gegenstand, das bereits zu gesundheitlichen Problemen und zu Kündigungen von ihr unterstellten Arbeitnehmern geführt habe.

Die Beklagte beauftragte eine externe Kanzlei mit einer internen Compliance-Untersuchung. Die Kanzlei legte den Abschlussbericht am 6. Februar 2024 vor. Unter Berufung auf die Inhalte des Berichts beantragte die Beklagte beim Gewerbeaufsichtsamt die Zustimmung zur außerordentlichen, hilfsweise ordentlichen, Kündigung der Klägerin während der Elternzeit.

Die Klägerin verlangte daraufhin von der Beklagten eine Kopie des Berichts nach Art. 15 Abs. 1, 3 DSGVO, hilfsweise Einsicht in den Bericht als Teil ihrer Personalakte. Sie argumentierte, dass der Bericht personenbezogene Daten enthalte, deren Verarbeitung sie im Hinblick auf Transparenz und Fairness überprüfen wolle. Zudem habe die Beklagte gegenüber Behörden und der Presse aus dem Bericht zitiert, was ihr Interesse an vollständiger Kenntnis der Inhalte erhöhe. Sie dürfe nicht in ihren Verteidigungsrechten beschnitten werden. Ein legitimes Interesse der befragten Zeugen an Vertraulichkeit gebe es nicht, zumal ihr deren Identität bereits bekannt sei. Jedenfalls könne einem solchen Interesse ggf. durch Schwärzungen Rechnung getragen werden.

Die Beklagte lehnte die Herausgabe ab und berief sich insbesondere auf den Schutz von Hinweisgebern und Zeugen vor Repressalien der Klägerin und auf das Ausforschungsverbot im Zivilprozess. Außerdem handele es sich nach Auffassung der Beklagten bei dem Untersuchungsbericht um ein Geschäftsgeheimnis, weil dieser für zukünftige Rechtsstreitigkeiten mit der Klägerin von Bedeutung sein könne und Rückschlüsse auf die Prozessstrategie der Beklagten erlauben würde.

Praktische Einordnung

Untersuchungsberichte sollten von vorneherein so strukturiert werden, dass sie auf Verlangen eines Betroffenen teilweise offengelegt werden können, ohne schutzwürdige Interessen Dritter, insbesondere der Hinweisgeber, zu beeinträchtigen. Erforderlich ist dafür insbesondere eine sachgerechte Trennung zwischen den tatsächlichen Feststellungen zu Arbeitnehmern einerseits sowie der Beweiswürdigung und der rechtlichen Bewertung andererseits. Nach Möglichkeit sollten die Feststellungen zu einzelnen Arbeitnehmern so von Feststellungen zu anderen Arbeitnehmern oder Dritten getrennt dargestellt werden, dass der möglicherweise zur Personalakte gehörende Teil mit wenig Aufwand ausgesondert werden kann.

Untersuchungsberichte, die das Verhalten oder die Leistung des Arbeitnehmers betreffen, sind nach Auffassung des LAG München Bestandteil der Personalakte. Daher haben die betroffenen Arbeitnehmer vorbehaltlich überwiegender Arbeitgeberinteressen nach § 242 BGB selbst dann ein Einsichtsrecht, wenn kein datenschutzrechtlicher Anspruch auf Erhalt einer Kopie besteht.

Die Inhalte, die den jeweiligen Arbeitnehmer nicht betreffen, muss der Arbeitgeber unkenntlich machen.

Unternehmen sollten standardisierte Verfahren für die Ablage von Untersuchungsberichten und für eine etwaige Einsichtnahme erarbeiten. Das Bestehen eines Einsichtsrechts und seine Reichweite müssen dennoch in jedem Einzelfall geprüft werden. Hierbei müssen Auskunfts- und Schutzinteressen von Arbeitnehmern ebenso wie berechtigte Arbeitgeberinteressen Berücksichtigung finden.

Losgelöst vom konkreten Einzelfall können Unternehmen ihre Arbeitnehmer über die grundsätzliche Reichweite und Grenzen des Einsichtsrechts in unternehmensinternen Richtlinien („Investigation Guidelines“) informieren. Durch die Schaffung verbindlicher Standards für den Ablauf, die Zuständigkeiten und die rechtlichen Rahmenbedingungen interner Untersuchungen können Investigation Guidelines dazu beitragen, das Vertrauen in die Objektivität der Untersuchung zu erhöhen und etwaige Hemmungen von Mitarbeitern, an der Untersuchung mitzuwirken, abzubauen.

Das Urteil ist noch nicht rechtskräftig. Das Verfahren ist nunmehr beim BAG als Revisionsinstanz anhängig.