Update: Vogel versus VG Wort – Teilnahme am kollektiven Verrechnungsverfahren der VG Wort – Was ist zu tun?

Auf ihrer außerordentlichen Mitgliederversammlung vom 26.11.2016 hat die VG Wort die Umsetzung eines „kollektiven Verrechnungsverfahren“ beschlossen, das helfen soll, die finanziellen Folgen des Vogel-Urteils für die Verlage zu mindern. Nach Klärung der steuerlichen Rahmenbedingungen hat die VG Wort nun Einzelheiten zum geplanten Verfahren unter www.vgwort.de veröffentlicht und die Verlage entsprechend angeschrieben.

Demnach kann das Verfahren bereits genutzt werden – und teilnehmende Verlage sollten schnellstmöglich mit der Umsetzung beginnen. Die nachfolgende Darstellung beantwortet die wichtigsten Fragen in diesem Zusammenhang und erläutert insbesondere, welche Schritte von Verlagen nun konkret zu ergreifen sind.

1. Was ist das „kollektive Verrechnungsverfahren“ der VG Wort?

Die VG Wort hat auf ihrer Mitgliederversammlung vom 26.11.2016 die Durchführung des sog. „kollektiven Verrechnungsverfahrens“ beschlossen. Die grundlegende Idee ist folgende: Den Autoren stehen aufgrund der Rückforderung von Verlegerbeteiligungen aus 2012 bis 2014 Nachforderungsansprüche gegen die VG Wort zu. Wenn die Autoren diese an ihre Verlage abtreten oder auf diese verzichten, kann die VG Wort insoweit eine Verrechnung mit ihren Rückforderungsansprüchen gegen die Verlage vornehmen. Dadurch können, so die  Hoffnung, die bisherige (und vom BGH mit dem Vogel-Urteil beseitigte) Ausschüttungspraxis auf freiwilliger Basis – jedenfalls teilweise - wiederhergestellt und Rückzahlungsverpflichtungen der Verlage nennenswert reduziert werden.

Das von der VG Wort durchgeführte Verfahren soll sicherstellen, dass Verlage keine Informationen darüber erhalten, welche ihrer Autoren entsprechende Erklärungen abgegeben haben. Die Autoren gegen ihre Erklärungen deshalb ausschließlich gegenüber der VG Wort ab.

Nach der Mitgliederversammlung der VG Wort war zunächst unklar, wie die konkrete Gestaltung des Verfahrens aussehen würde. Die VG Wort hat insoweit auf eine noch ausstehende umsatzsteuerrechtliche Klärung verwiesen. Diese ist nach Angaben der VG Wort nunmehr erfolgt. Im Ergebnis sollen die Autoren einen Verzicht darauf erklären, ihren Nachforderungsanspruch gegenüber der VG Wort geltend zu machen. Der Verzicht wird von den Autoren unter der Bedingung erklärt, dass auch die VG Wort ihren Rückforderungsanspruch gegenüber dem jeweiligen Verlag in entsprechender Höhe nicht geltend macht. Dementsprechend führt der Verzicht zur Verringerung der Rückforderungsansprüche der VG Wort.

2. Welche Verlage können teilnehmen?

Am kollektiven Verfahren der VG Wort können ausschließlich diejenigen Verlage teilnehmen, die die von der VG Wort zurückgeforderten Ausschüttungen noch nicht vollständig zurückgezahlt haben.

Weitere Voraussetzung der Teilnahme ist, dass der jeweilige Verlag bis zum 30.11.2016 eine Verjährungsverzichtserklärung (für Ausschüttungen der Jahre 2013 und 2014) gegenüber der VG Wort abgegeben hat und bis zu diesem Datum erklärt hat, an einem etwaigen Verfahren zur Abtretung von Nachforderungsansprüchen seitens der Autoren an Verlage teilnehmen zu wollen

3. Wie läuft das Verfahren konkret ab?

(1) Verzichtserklärungen der Autoren

Die VG Wort verlangt, dass die Autoren Verzichtserklärungen im Rahmen des Verfahrens mit dem von ihr erarbeiteten und bereitgestellten Wortlaut abgeben. Hierzu gibt es für die Autoren zwei Wege:

Zum einen hat die VG Wort angekündigt, ab dem 01.01.2017 unter www.tom.vgwort.de (Menüpunkt „Verzicht auf Rückabwicklung“) eine Eingabemaske zur Verfügung zu stellen. Über diese Eingabemaske können alle Autoren Verzichtserklärungen abgeben, die bei der VG Wort bereits für die Nutzung des Portals T.O.M. freigeschaltet sind und sich daher unter www.tom.vgwort.de einloggen können.

Außerdem stellt die VG Wort unter www.tom.vgwort.de bereits jetzt ein pdf-Formular „Verzichtserklärung“ (https://tom.vgwort.de/Documents/pdfs/paperforms/ verzichtserklaerung.pdf) bereit. Diese Verzichtserklärung muss vom Autor vollständig ausgefüllt und unterschrieben an die VG Wort geschickt werden – entweder per Post, Telefax oder E-Mail an die jeweils in der Erklärung angegebene Adresse/FaxNummer/E-Mailadresse.

In beiden Fällen können Autoren die Verzichtserklärung nur insgesamt für einen bestimmten Verlag abgeben. Zu diesem Zweck müssen Sie in der Eingabemaske bzw. in der Erklärung die Karteinummer des Verlages, auf den sich die Erklärung bezieht, angeben. Diese Karteinummer sollte der Verlag seinen Autoren also mitteilen (s. Ziff. 4. (1)).

Die Autoren müssen entsprechende Verzichtserklä- rungen bis zum 28.02.2017 gegenüber der VG Wort abgeben. Andernfalls werden diese bei der anstehenden Neuberechnung nicht berücksichtigt. 

(2) Neuberechnung der Rückforderungen

Auf Basis der für den jeweiligen Verlag bis zum 28.02.2017 eingegangen Verzichtserklärungen wird die VG Wort dann eine Neuberechnung der Rückforderungen gegenüber den Verlagen vornehmen. Dazu wird geprüft werden, welche Erklärungen form- und fristgerecht bei der VG Wort eingegangen sind, und welcher Wert diesen zuzuordnen ist. Die Berechnung soll anhand des KorrekturVerteilungsplans erfolgen, der am 26.11.2016 von den VG-Wort-Mitgliedern verabschiedet wurde.

Nach Abschluss der Neuberechnung wird die VG Wort die teilnehmenden Verlage schriftlich über die verbleibende Rückforderungsrestschuld informieren. Die VG Wort hat hierbei angekündigt, zur Rückzahlung des Restbetrages binnen 30 Tagen aufzufordern.

(3) Verzicht des Verlags auf Informationsansprüche

Das kollektive Verfahren wurde von der Mitgliederversammlung mit der ausdrücklichen Maßgabe der Anonymität der Autoren beschlossen. Vor diesem Hintergrund wird die VG Wort eine Neuberechnung nur für solche Verlage vornehmen, die ihr gegen- über erklärt haben, auf Auskünfte und Informationsansprüche zu verzichten, die Rückschlüsse auf die Identität der Urheber zulassen. 

Diese Erklärung muss bis zum 31.01.2017 bei der VG Wort eingehen. Die VG Wort hat hierfür ein Muster bereitgestellt („Erklärung zum Informationsverzicht“, s. http://www.vgwort.de/fileadmin/pdf/verteilungsplan/ 161216_Brief_an_Verlage_mit_Erkl%C3%A4rung_ zu_Informationsverzicht.pdf, letzte Seite) welches zwingend zu verwenden ist.

4. Was können/müssen die Verlage tun?

Sofern Ihr Verlag berechtigt ist, an dem kollektiven Verfahren der VG Wort teilzunehmen (s. hierzu Ziff. 2.) und teilnehmen will, sind nunmehr schnellstmöglich folgende Schritte zu ergreifen:

(1) Aufforderung an die Autoren

Die VG Wort stellt nur das Verfahren an sich zur Verfügung. Sie wird Autoren weder anschreiben noch in sonstiger Form zur Abgabe von Verzichtserklärungen auffordern. Dies muss und sollte also der Verlag übernehmen.

Das entsprechende Muster für die schriftlich abzugebende Verzichtserklärungen hat die VG Wort bereits online gestellt; die Eingabemaske für die Online-Eingabe wird zum 01.01.2017 zur Verfü- gung gestellt (s. Ziff. 3. (1)). Es empfiehlt sich deshalb, die eigenen Autoren möglichst kurzfristig anzuschreiben und um die Abgabe einer entsprechenden Verzichtserklärung zugunsten des Verlages zu bitten. So können sich dann bis zum Abschluss des Verfahrens Ende Februar 2017 möglichst viele Autoren entsprechend erklären.

Bei einem Herantreten an Autoren ist u.a. Folgendes zu beachten:

(a) Für den Verlag ist nicht feststellbar, welche seiner Autoren tatsächlich Nachforderungsansprü- che gegen die VG Wort zustehen, auf welche sie verzichten könnten. Grundsätzlich sind dies alle wahrnehmungs- und bezugsberechtigten Autoren, die in den Jahren 2012 bis 2016 Ausschüttungen erhalten haben oder nachträglich einen Vertrag mit der VG Wort schließen, der zu solchen berechtigt. Die VG Wort erteilt jedoch diesbezüglich keine Auskünfte. Dementsprechend empfiehlt es sich u.E. sämtliche eigene Autoren anzuschreiben.

(b)Autoren sind nicht verpflichtet, ihre Ansprüche an den Verlag abzutreten – und der BGH hat in seinem Vogel-Urteil festgestellt, dass diese Ansprüche allein ihnen zustehen. Dies sollte gegenüber den Autoren auch klargestellt werden.

(c) Den Autoren muss die Karteinummer des Verlages mitgeteilt werden, damit die Autoren diese in der Verzichtserklärung gegenüber der VG Wort angeben können. Nur dann können Erklä- rungen dem jeweiligen Verlag zugeordnet werden und zu Abzügen bei den eigenen Rückzahlungsansprüchen führen.

(d)Die Autoren müssen darauf hingewiesen werden, auf welchem Wege sie entsprechende Verzichtserklärungen abgeben können – und das dies ausschließlich gegenüber der VG Wort geschehen kann. Wir würden empfehlen, den Autoren das von der VG Wort bereitgestellte Muster einer Verzichtserklärung (https://tom.vgwort.de/Documents/pdfs/paperfor ms/verzichtserklaerung.pdf) mitzusenden. Ggf. kann auch ein bereits an die VG Wort adressierter Rückumschlag beigefügt werden.

(e) Außerdem müssen die Autoren darauf hingewiesen werden, dass Verzichtserklärungen bis zum 28.02.2017 bei der VG Wort eingehen müssen, um berücksichtigt zu werden. 

Der Börsenverein des Deutschen Buchhandels e.V. stellt für seine Mitglieder unter www.boersenverein.de entsprechende Musteranschreiben (allgemein, Publikumsverlage, Fachverlage) bereit. Gerne stellen auch wir Ihnen bei Bedarf ein Musteranschreiben an die Autoren zur Verfügung.

(2) Verzicht auf Informationsansprüche

Der Verlag muss bis zum 31.01.2017 (Eingang bei der VG Wort) die Erklärung zum Verzicht auf Informationsansprüche gemäß dem von der VG Wort bereit gestellten Muster (s. „Erklärung zum Informationsverzicht“ abrufbar unter http://www.vgwort.de/fileadmin/pdf/verteilungsplan/ 161216_Brief_an_Verlage_mit_Erkl%C3%A4rung_ zu_Informationsverzicht.pdf, letzte Seite) abgeben. Andernfalls wird die VG Wort Verzichtserklärungen zugunsten des Verlages nicht berücksichtigen.