Assembleias Gerais Ordinárias

Estamos nos aproximando da época de preparação e realização das Assembleias Gerais Ordinárias (“AGOs”). As principais normas emanadas pela Comissão de Valores Mobiliários (“CVM”) com relação ao assunto (em especial a Instrução CVM nº 481, de 17 de dezembro de 2009, conforme alterada – a “ICVM 481”) demandam um alto nível de detalhamento das informações que devem ser prestadas aos acionistas. Ao mesmo tempo, a cada ano os procedimentos de fiscalização da CVM e da BM&FBOVESPA são aperfeiçoados e se integram, o que exige cada vez mais uma intensa dedicação e atenção por parte de quem elabora e fornece tais informações aos acionistas e ao mercado em geral.

Para relembrar nossos(as) amigos(as) leitores(as) deste informativo, abaixo apresentamos os principais pontos de atenção que sempre surgem neste momento, os quais foram baseados em nossas experiências anteriores.

A Lei das Sociedades por Ações (“LSA”), em seu art. 132, determina que nos quatro primeiros meses seguintes ao término do exercício social, será realizada uma AGO para, basicamente e sem considerar seu inciso IV:

  1. tomar as contas dos administradores, examinar, discutir e votar as demonstrações financeiras;
  2. deliberar sobre a destinação do lucro líquido do exercício e a distribuição de dividendos; e
  3. eleger os administradores e os membros do conselho fiscal, quando for o caso.”

A partir das matérias acima mencionadas, trataremos a seguir, de forma objetiva, simples e sem esgotar o tema, sobre os anúncios, documentos e informações que devem ser disponibilizados aos acionistas para que seja realizada a AGO.

Anúncios, Documentos e Informações

Os administradores devem comunicar, nos termos do art. 133 da LSA, até 1 (um) mês antes da data marcada para a realização da AGO, por meio de anúncios publicados nos mesmos termos das convocações de realização de assembleias gerais das companhias (conforme o art. 124 da LSA), que se encontram à disposição dos acionistas os seguintes documentos:

  1. "o relatório da administração sobre os negócios sociais e os principais fatos administrativos do exercício findo;
  2. a cópia das demonstrações financeiras;
  3. o parecer dos auditores independentes, se houver;
  4. o parecer do conselho fiscal, inclusive votos dissidentes, se houver; e
  5. demais documentos pertinentes a assuntos incluídos na ordem do dia”.

Referidos anúncios devem indicar o local (ou locais) onde os acionistas poderão obter cópias dos documentos acima mencionados.

Adicionalmente, o art. 6º da ICVM 481 determina que a companhia deve tornar disponíveis aos acionistas, por meio de sistema eletrônico na página da CVM na rede mundial de computadores, os documentos acima mencionados, bem como quaisquer outras informações e documentos relevantes para o exercício do direito de voto em uma assembleia. O parágrafo único do mesmo art. 6º da ICVM 481 estipula que os documentos e informações relacionados à uma assembleia devem ser fornecidos até a data da publicação do seu primeiro anúncio de convocação, exceto se a LSA, a ICVM 481 ou outra norma da CVM estabelecer prazo maior.

Neste ponto, lembramos de um equívoco comum que ocorreu nos anos passados, quando diversas companhias entenderam que apenas seria o caso de divulgar os “demais documentos pertinentes a assuntos incluídos na ordem do dia” (inciso V do art. 133 da LSA) quando da publicação do primeiro anúncio de convocação para a AGO, ou seja, geralmente 15 (quinze) dias antes da ocorrência da AGO, conforme o art. 124, §1º, inciso II da LSA. Esqueceram tais companhias de interpretar tal artigo em conjunto com o art. 133 da LSA e art. 9º da ICVM 481, cujo prazo é de 1 (um) mês e não apenas de 15 (quinze) dias.

Em complemento aos documentos indicados pelo art. 133 da LSA, o art. 9º da ICVM 481 ainda estipula que a companhia deve fornecer, até 1 (um) mês antes da data marcada para realização da AGO:

  1. o comentário dos administradores sobre a situação financeira da companhia, nos termos do item 10 do formulário de referência (Comentários dos diretores);
  2. o formulário de demonstrações financeiras padronizadas – DFP; e
  3. a proposta de destinação do lucro líquido do exercício que contenha, no mínimo, as informações indicadas no Anexo 9-1-II (destinação do lucro líquido) da ICVM 4811.

Além disso, para facilitar a leitura pelos interessados, a CVM recomenda que o documento com a proposta da administração contendo os documentos relacionados à AGO contenha índice.

Como a AGO ainda trata da eleição de membros do Conselho de Administração, da Diretoria e do Conselho Fiscal (inclusive com relação a suas respectivas remunerações), ainda faz-se necessário disponibilizar os seguintes documentos e informações (geralmente itens constantes do inciso V do art. 133 da LSA):

  1. as informações indicadas nos itens 12.6 a 12.10 do formulário de referência (assembleia geral e administração), relativamente aos candidatos indicados ou apoiados pela administração ou pelos acionistas controladores, nos termos do art. 10 da ICVM 481;
  1. a proposta de remuneração dos administradores, nos termos do art. 13, inciso I da ICVM 4812; e (i)            as informações indicadas no item 13 do formulário de referência (remuneração dos administradores) nos termos do art. 13, inciso II da ICVM 481.

De forma a permitir uma melhor compreensão pelos investidores da proposta de remuneração e subsidiar a decisão a ser por eles tomada, a CVM orienta que as companhias incluam, na proposta de remuneração, informações sobre:

  1. período a que se refere a proposta de remuneração (por exemplo, se da AGO atual até a próxima);
  2. valores aprovados na proposta anterior e valores efetivamente realizados, esclarecendo o motivo das eventuais diferenças; e
  3. eventuais diferenças entre os valores da proposta atual e da proposta anterior e os constantes do item 13 do formulário de referência da companhia, esclarecendo, por exemplo, se são decorrentes da não correspondência entre o período coberto pelas propostas (conforme item “i” acima) e o período coberto pelo formulário de referência (exercício social). 

Conteúdo dos Anúncios e Publicações

Os anúncios da AGO devem, claramente, indicar o local (ou locais) onde os acionistas poderão obter cópias dos documentos acima mencionados e devem enumerar, expressamente na ordem do dia, todas as matérias a serem deliberadas na AGO, sendo vedada a utilização da rubrica “assuntos gerais” para matérias que dependam de deliberação assemblear.

Nos anúncios de convocação de AGO destinada à eleição de membros do conselho de  administração, deve-se indicar o percentual mínimo de participação no capital votante necessário à requisição da adoção de voto múltiplo (vide Instrução nº 165 da CVM).

O anúncio de convocação deve listar os documentos exigidos para que os acionistas sejam admitidos à assembleia e a companhia pode solicitar o depósito prévio dos documentos mencionados no anúncio de convocação, se o estatuto assim o exigir.

Os documentos listados no art. 133 da LSA, à exceção dos constantes dos seus incisos IV e V, serão publicados nos jornais onde a companhia publica seus atos societários até 5 (cinco) dias, pelo menos, antes da data marcada para a realização da AGO. A AGO que reunir a totalidade dos acionistas poderá considerar sanada a falta de publicação dos anúncios ou a inobservância dos prazos referidos no art. 133 da LSA, mas será obrigatória a publicação dos documentos antes da realização de tal AGO.

Em todo caso, a publicação dos anúncios é dispensada quando os documentos a que se refere o art. 133 da LSA são publicados até 1 (um) mês antes da data marcada para a realização da AGO. O importante aqui é não confundir a disponibilização dos documentos e informações requeridos pela LSA e ICVM 481 com suas publicações, conforme acima explicado.

Representação de Acionista em Assembleia

O parágrafo 1º do art. 126 da LSA estabelece que o acionista pode ser representado em assembleia por procurador constituído há menos de 1 (um) ano, que seja acionista, administrador da companhia ou advogado, sendo que, na companhia aberta, o procurador poderá ainda,  ser instituição financeira, cabendo ao administrador de fundos de investimento representar os condôminos. 

Conforme mencionado anteriormente, de acordo com o art. 5º da ICVM 481, o anúncio de convocação deve listar os documentos exigidos para que os acionistas sejam admitidos à assembleia e a companhia pode solicitar o depósito prévio dos documentos mencionados no anúncio de convocação, se o estatuto assim o exigir. No entanto, é importante ressaltar que o mesmo artigo indica que o acionista que comparecer à assembleia munido dos documentos exigidos pode participar e votar, ainda que tenha deixado de depositá-los previamente. Desta  forma, o impedimento de participação em assembleia do representante de acionista que tenha deixado de adotar o procedimento de entrega antecipada do instrumento de mandato configura infração à LSA e ao artigo 5º da ICVM 481.

Adicionalmente, no que diz respeito aos instrumentos de procuração, vale a pena ressaltar que o Colegiado da CVM emitiu entendimento no sentido de que a companhia sempre poderá, a seu critério, dispensar o reconhecimento de firma e consularização das referidas procurações outorgadas pelos acionistas a seus representantes (reunião do Colegiado da CVM realizada em 24 de junho de 2008).

Lembramos, por fim, que a Lei nº 12.431, de 24 de junho de 2011, alterou dispositivos da LSA, que passou a prever no parágrafo único do seu art. 121 que, nas companhias abertas, o acionista poderá participar e votar à distância em assembleia geral, nos termos da regulamentação da CVM.

Embora a referida regulamentação ainda não tenha sido emitida, ressalta-se que a CVM já manifestou à imprensa que não há impedimento a que as companhias realizem assembleia em que se faça uso do  voto  à  distância.  Para  tanto,  orienta-se  que  as companhias assegurem-se de que os meios escolhidos para conferir o voto à distância: (a) sejam disponibilizados a todos os acionistas; (b) preservem a segurança das votações, inclusive possibilitando a verificação da qualidade de acionista das pessoas que exercerão o direito de voto; e (c) garantam a possibilidade de posterior verificação da forma como cada acionista votou.