Una startup statunitense deve necessariamente affrontare un ampio novero di questioni relative al diritto del lavoro applicabile localmente, nonché a livello federale. A titolo esemplificativo, si possono citare le seguenti aree di maggior rilievo, offrendo al contempo alcuni spunti di riflessione:

• Da un punto di vista federale, prima di poter assumere un dipendente, la società deve ottenere un c.d. Employer Identification Number emesso dall’Internal Revnue Service; inoltre, deve chiedere al nuovo dipendente di completare un c.d. Form W-4 relativo alla ritenuta applicabile al dipendente stesso. Le diverse amministrazioni statali richiedono adempimenti similari.

• L’Immigration Reform and Control Act del 1986 proibisca di assumere lavoratori che non siano legalmente autorizzati a lavorare negli USA; pertanto, il datore di lavoro deve richiedere a ogni nuovo dipendente di completare un c.d. Form I-9, per verificare l’idoneità e il titolo del prospettato lavoratore a prestare attività lavorativa negli USA. La mancata compilazione e aggiornamento di tale Form può comportare l’applicazione di penali.

• Da un punto di vista assicurativo, la quasi totalità degli Stati richiede di mantenere le seguenti assicurazioni a tutela dei lavoratori: (1) Workers’ Compensation (paragonabile a un’assicurazione obbligatoria contro gli infortuni sul lavoro); (2) assicurazione per la disoccupazione (c.d. unemployment insurance); e (3) assicurazione per la disabilità (c.d. State disability insurance). Vi sono poi un ampio novero di altre assicurazioni che una società potrà decidere di sottoscrivere a seconda delle proprie dimensioni, profilo, e industria (ad esempio, Directors and Officers Insurance, ed Employer Practices Liability Insurance).

• Nell’assumere un dipendente bisogna valutare se applicare la disciplina automatica del c.d. employment at-will (ovverosia un rapporto di lavoro liberamente risolvibile da ciascuna parte in qualunque momento, con o senza causa e anche senza preavviso) oppure prevedere una diversa tipologia di rapporto, ad esempio sottoposto a un termine o a motivi di risoluzione per causa specifica. Qualora si opti per la prima soluzione, il datore di lavoro dovrà premurarsi di includere in tutti i documenti relativi al rapporto di lavoro una espressa menzione al fatto che la disciplina dell’employment at-will si considera applicata al rapporto (specie all’interno dei manuali dipendenti, che alcuni tribunali hanno ritenuto sufficienti, a seconda del linguaggio ivi contenuti, a far venir meno la disciplina di applicazione automatica).

• L’intervista di un candidato rappresenta un’area di rischio in quanto, anche in tale fase, un potenziale datore di lavoro può divenire oggetto di rivendicazioni discriminatorie, azioni avviate da precedenti datori di lavoro che lamentino un improprio utilizzo o divulgazione delle proprie informazioni riservate da parte del candidato, problematiche di natura immigratoria, violazioni in punto di classificazione del dipendente, background checks e ricerche sui social media. Evidentemente, è consigliabile che tale fase e processo di intervista siano condotte con l’ausilio e la preparazione di un counsel competente al riguardo.

• Le startup sono spesso vulnerabili a potenziali rivendicazioni da parte dei dipendenti oppure da agenzie statali o locali per violazione di norme sul salario minimo e alle ore lavorate, in considerazione del fatto che molto spesso, durante la fase di avviamento, i dipendenti lavorano numerose ore pur cercando di mantenere ridotti i costi del lavoro. Pertanto, rimane sempre essenziale: (a) determinare come è amministrato il payroll; (b) procedere ad una adeguata classificazione dei dipendenti quali exempt o non-exempt (ovverosia, esentati dalle regole sugli straordinari di cui al Fair Labor Standards Act); (c) conformarsi alle leggi sul salario minimo e gli straordinari; e, infine (d) sincerarsi che nessun lavoratore sia impropriamente classificato come un lavoratore autonomo (c.d. independent contractor).

Tutto quanto precede, naturalmente, deve essere oggetto di un’attenta e accurata analisi che metta “sotto la lente di ingrandimento” le operazioni di una startup al fine di meglio individuare i potenziali rischi sottesi a pratiche giuslavoristiche scorrette, prevedendo al contempo una opportuna modalità d’azione per limitare gli stessi.