Viele, die sich durch das Ende Juni 2017 in Kraft getretene Geldwäschegesetz (GWG) eigentlich gar nicht angesprochen fühlen, wird es überraschen: Der Gesetzgeber hat im Rahmen der auf EU-Ebene verbindlich umzusetzenden GWG-Reform ein neues Transparenzregister und damit verbundene weitere Pflichten geschaffen, die alle Unternehmen betreffen – selbst wenn gegen sie keine Geldwäsche-Vorwürfe erhoben werden.

Wozu dient das neue Transparenzregister?

Das Transparenzregister dient dazu, bei Unternehmen die sog. „wirtschaftlich Berechtigten“ sichtbar zu machen. „Wirtschaftlich Berechtigter“ ist die natürliche Person, die unmittelbar oder mittelbar mehr als 25 % der Kapital- oder Stimmrechte am Unternehmen hält oder auf vergleichbare Weise Kontrolle über das Unternehmen ausübt.

Was verlangt das neue Transparenzregister?

Das Transparenzregister verpflichtet alle juristischen Personen des Privatrechts sowie alle eingetragenen Personengesellschaften mit Ausnahme der BGB-Gesellschaft, bis zum 1. Oktober 2017 eine Meldung zu machen. Ausnahme: Sie können einen der Befreiungstatbestände in Anspruch nehmen, der ihnen die Meldung an das neue Register erspart. Zusätzlich ist den Unternehmen nun der Aufbau eines internen Compliance-Systems gesetzlich vorgeschrieben. Ein Verstoß gegen diese im Rahmen der Geldwäschevorschriften neu eingeführten Regeln des GWG kann mit empfindlichen Bußgeldern geahndet werden. Der Stichtag für diese neuen Verpflichtungen ist dabei vom Gesetzgeber überraschend kurzfristig gewählt worden, nämlich bereits der 1. Oktober 2017. Das Transparenzregister wird vom Bundesanzeigerverlag rein elektronisch geführt. Es war bereits vor dem 1. Oktober 2017 freigeschaltet [https://www.transparenzregister.de/treg/de/start;jsessionid=EB0F980E156 BFFFFD312690B2127AEC8.app11?0]

Wer ist von einer Meldung an das Register befreit?

Der Gesetzgeber ist davon ausgegangen, dass die meisten Unternehmen wegen der Befreiungsregeln zum 1. Oktober 2017 keine Meldungen abgeben mussten, weil als Befreiungstatbestand eine vorhandene und zutreffende Offenlegung ihres wirtschaftlich Berechtigten in den anderen elektronischen deutschen Registern – wie z.B. Handelsregister, Unternehmensregister oder Bundesanzeiger – als Erfüllung der neuen Meldepflicht gilt.

Diese Annahme des Gesetzgebers ist jedoch für viele Unternehmen nicht richtig. Es gibt in der Praxis sehr viele Fälle, in denen die vorhandenen Register gerade keine ausreichenden Angaben machen. So enthält z.B. eine Gesellschafterliste im Handelsregister, die Unternehmen im Ausland als Gesellschafter ausweist, keine ausreichenden Angaben. Bei Gesellschaften, die vor der Einführung des elektronischen Registers am 1. Januar 2007 bereits eingetragen wurden, wurden die physischen „Alt“-Unterlagen nicht in das elektronische Register überführt, so dass ohne seither stattgefundene Veränderungen im jetzigen elektronischen Handelsregister keine ausreichenden Angaben kenntlich sind. Auch die Frage, ob in einer Unternehmensgruppe eine zentrale Meldung durch die Holding möglich ist oder ob jede einzelne Konzerngesellschaft den am Ende der Gruppe stehenden wirtschaftlich Berechtigten individuell zu melden hat, ist derzeit noch ungeklärt.

Gleiches gilt für die Frage, ob der Befreiungstatbestand, dass Unternehmen, die im regulierten Markt einer deutschen Börse gehandelt werden, nicht an das Transparenzregister melden müssen, auf deren Beteiligungen durchschlägt, so dass auch diese von der Meldepflicht befreit sind. Oder ob der Befreiungstatbestand für deutsche Unternehmen auch dann greift, wenn am Ende ihrer Unternehmensgruppe ein in einem vergleichbaren Markt einer ausländischen Börse gehandeltes Unternehmen steht.

Alle Unternehmen in der Rechtsform einer Stiftung mussten in jedem Fall an das Transparenzregister zum 1. Oktober 2017 melden, weil die in den einzelnen Bundesländern geführten Stiftungsregister keine öffentlichen Register im Sinne des GWG darstellen.

Wer kann das Transparenzregister einsehen?

Das Transparenzregister kann erstmals zum 27. Dezember 2017 eingesehen werden. Es ist nicht frei zugänglich, sondern steht Behörden, GWG-Verpflichteten und Personen offen, die ein berechtigtes Interesse zur Einsichtnahme vorweisen können. Was das in der Praxis bedeutet, ist derzeit noch ungeklärt. Für die im Transparenzregister genannten wirtschaftlich Berechtigten gibt es deshalb keine Gewissheit, wem die Informationen am Ende tatsächlich zugänglich sein werden.

Was bedeutet das nun erforderliche interne Compliance-System?

Nach dem GWG sind die Leitungsorgane von Unternehmen nunmehr verpflichtet, für jeden wirtschaftlich Berechtigten ihres Unternehmens die nach GWG erforderlichen Informationen zu sammeln, aufzubewahren, mindestens im Jahresrhythmus zu aktualisieren und dem Transparenzregister den Erst- wie auch dem Veränderungsstatus zu melden, sofern kein Befreiungstatbestand vorliegt. Die Leitungsorgane haben dabei eine Nachfragepflicht bei ihren unmittelbaren Gesellschaftern; eine eigene Nachforschungspflicht soll es nach der Gesetzesbegründung allerdings nicht geben. Wie dies in der Praxis von den Aufsichtsstellen gehandhabt werden wird, ist allerdings noch völlig offen.

Die Gesellschafter sind ihrerseits verpflichtet, dem Unternehmen zu melden, dass sie wirtschaftlich Berechtigte sind. Sie haben über jede Veränderung ebenfalls unverzüglich zu informieren. Sie müssen auch mitteilen, ob sie ihrerseits von einem wirtschaftlich Berechtigten kontrolliert werden, und diesen nennen.

Die insoweit über den wirtschaftlich Berechtigten zu sammelnden Informationen sind: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Wohnort und Art und Umfang seines wirtschaftlichen Interesses.

Mögliche Rechtsfolgen bei Verstößen?

Ein Verstoß gegen die im GWG neu verankerten Pflichten der Leitungsorgane der Unternehmen oder deren Gesellschafter ist eine Ordnungswidrigkeit, die von der je nach Unternehmensform zuständigen Aufsicht mit einem Bußgeld von bis zu 100.000 €, bei schwerwiegenden, wiederholten oder systematischen Verstößen sogar bis zu 1.000.000 € geahndet werden kann.

Wie dies in der Praxis gehandhabt werden wird, ist heute noch nicht absehbar. Nachfragen beim Transparenzregister über die Meldepflicht, das Vorliegen einer Befreiung oder die Erwartungen an das Compliance-System bleiben derzeit unbeantwortet.

Fazit

Vor diesem Hintergrund ist allen Unternehmensführungen, ihren Leitungsorganen und auch den Gesellschaftern von Unternehmen zu raten, diese Fragen proaktiv zu verfolgen, damit sie ihre konkrete Situation einschätzen und wenn nötig schnell handeln können.