¿Qué es la UGPP y por qué es importante?

Durante los últimos años, las autoridades colombianas se han enfocado en promover el trabajo digno y formal con el fin de garantizar los derechos laborales de los trabajadores. En este contexto, se ha impulsado la creación y el fortalecimiento de entidades que auditen y vigilen a los empleadores, en el efectivo cumplimiento de sus obligaciones. 

La Unidad Administrativa de Gestión Pensional y Parafiscales ("UGPP"), es una entidad adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, que tiene, dentro de sus finalidades, la de vigilar que los empleadores estén cumpliendo, de manera correcta y oportuna, con sus obligaciones frente al Sistema de Protección Social (en cuanto a la liquidación y pago de cotizaciones al Sistema Integral de Seguridad Social y aportes parafiscales).

A nuestro juicio, en la actualidad, la UGPP es una entidad tan poderosa como la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales ("DIAN"). 

¿Cuáles son las facultades de la UGPP?

Conforme a su regulación interna, la UGPP tiene amplias facultades para determinar obligaciones pendientes de pago en cabeza de los empresarios y, en esa medida, de establecer deudas frente al Sistema de Protección Social por: (i) no afiliación; (ii) afiliación inoportuna; (iii) omisión en el pago de las cotizaciones al Sistema Integral de Seguridad Social y de los aportes parafiscales; y (iv) pagos incompletos por indebido reporte al Sistema de las bases salariales.

Aún cuando la amplitud de la facultad de determinación de obligaciones en cabeza de los empleadores por parte de la UGPP no es clara en la normatividad actualmente vigente sobre la materia, lo cierto es que la fiscalización que adelanta esta entidad tiene unos criterios estrictos, que en algunos temas pueden no estar en consonancia con los criterios hasta ahora consolidados por las autoridades laborales, en especial en lo que se refiere a la naturaleza extralegal y no salarial de beneficios o pagos que los empleadores reconocen a sus empleados.

La UGPP tiene, además, la facultad de cobrar intereses sobre el capital que haya determinado como deuda en cabeza del empleador, y de imponer sanciones a los empresarios en los eventos en que establezca que éstos han realizado cotizaciones al Sistema Integral de Seguridad Social y aportes parafiscales sobre valores inferiores a aquéllos sobre los cuales han debido realizar las respectivas liquidaciones, de acuerdo con la siguiente tabla:

Haga clic aquí para ver la tabla.

De otra parte, de haberse iniciado ya el proceso de fiscalización y si el empresario no presenta ante la UGPP la información requerida a través del Requerimiento de Información dentro del término concedido por tal entidad para el efecto, habrá lugar a una sanción equivalente a cinco unidades de valor tributario ("UVT"), por cada día de retraso en la presentación de la información (es decir que para 2014 esta sanción corresponde a Col. Pesos $137.425 diarios).

Es importante tener en cuenta que en los eventos en que la UGPP determine que el empresario omitió afiliar a algunos o todos sus empleados al Sistema Integral de Seguridad Social, el régimen sancionatorio a aplicar es diferente y, desde la perspectiva económica, tal régimen resulta ser mucho más gravoso para el empresario.

¿Qué debe hacer el empresario?

Si la UGPP aún no ha iniciado un proceso de fiscalización a su compañía:

Es conveniente revisar la contabilidad general de la compañía, así como la parametrización de la nómina, los esquemas de compensación y remuneración que han sido implementados en los últimos años, el alcance de los pactos de exclusión salarial, la forma en que se liquidan las vacaciones en salarios ordinarios e integrales, el reporte de novedades en las Planillas Integradas de Auto-liquidación de Aportes ("PILA"), entre otros aspectos.

Lo anterior a fin de verificar si existen posibles contingencias, y de evaluar la posibilidad y/o conveniencia de realizar el pago de la deuda al Sistema de Protección Social, más sus respectivos intereses moratorios, en aras de evitar sanciones en contra de la compañía.

Si la UGPP ya inició un proceso de fiscalización a su compañía (es decir, ya emitió un Requerimiento de Información):

Sin perjuicio de adelantar la anterior revisión, la compañía debe entregar toda la información que haya sido solicitada por la UGPP y tratar de sustentarla con los soportes jurídicos y contables a los que haya lugar. La información debe entregarse de la forma más ordenada y clara posible.

Es importante que el empresario establezca si su contabilidad y sus prácticas laborales realmente se ajustan a derecho y, en esa medida, determinar si la defensa de la compañía es viable durante el proceso de fiscalización ya iniciado.

Además, es importante valorar los efectos que la modificación de los parámetros legales y contables a los que haya lugar como consecuencia del proceso de fiscalización, tendrán a futuro frente a los empleados de la compañía y frente a otras entidades gubernamentales o del Sistema de Protección Social. 

Consideración final

Es importante que el empresario preste atención al proceso de fiscalización que inició o eventualmente inicie la UGPP a su compañía, pues esta entidad tiene fines pedagógicos y recaudatorios y, en ese sentido, es importante contar con una adecuada asesoría legal y contable durante el proceso para evitar la imposición de deudas y sanciones que no estén en concordancia con la normatividad actualmente vigente, evitando así perjuicios no deseados.