À l’approche de la période de sollicitation de procurations, les émetteurs devraient se familiariser avec les lignes directrices canadiennes en matière de vote par procuration récemment publiées par Institutional Shareholder Services Inc. (« ISS ») et Glass Lewis & Co. (« Glass Lewis »). Le présent bulletin aborde quelques-uns des thèmes figurant dans les recommandations de politiques sur le vote d’ISS et les lignes directrices sur le vote par procuration de Glass Lewis (toutes deux en anglais) préparées à l’intention des émetteurs inscrits à la cote de la Bourse de Toronto (la « TSX ») pour les assemblées tenues en 2017.

RÔLE DES AGENCES DE CONSEIL EN VOTE

Les agences de conseil en vote passent en revue et analysent les questions soumises à l’examen aux assemblées des actionnaires et formulent des recommandations de vote à leur égard pour le compte de leurs clients, habituellement des investisseurs institutionnels. Il peut s’agir de questions courantes tout comme d’opérations de fusion et acquisition très complexes nécessitant un vote. En outre, ces questions peuvent englober tant des initiatives de la direction que des propositions d’actionnaires. Les recommandations de vote reposent généralement sur la conformité de l’émetteur aux pratiques et normes en matière de gouvernance contenues dans les lignes directrices générales sur le vote de l’agence de conseil en vote qui sont en vigueur à ce moment-là.

LIGNES DIRECTRICES VISANT LES MEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Participation à un trop grand nombre de conseils

La tendance des administrateurs à siéger à plusieurs conseils d’administration continue d’inquiéter les intervenants du domaine de la gouvernance et, à cet égard, ISS souligne que les administrateurs doivent consacrer à un conseil suffisamment de temps et d’énergie pour représenter efficacement les intérêts des actionnaires. Glass Lewis note pour sa part qu’un administrateur qui siège à un trop grand nombre de conseils représente un risque important pour les actionnaires d’une société. Aussi, comme elles l’avaient déjà annoncé en 2015, pour la période de sollicitation de procurations de 2017, ISS et Glass Lewis ont toutes deux mis en oeuvre de nouvelles politiques en ce sens.

Désormais, ISS émettra généralement une recommandation d’abstention de vote à l’égard d’un administrateur qui est le chef de la direction d’une société ouverte et siège au conseil de plus d’une société ouverte, outre celui de la société dont il est le chef de la direction (en 2016 : deux), ou qui n’est pas le chef de la direction d’une société ouverte et siège au conseil de plus de quatre sociétés ouvertes (en 2016 : six); et qui a assisté à moins de 75 % des réunions du conseil ou des comités (en 2016 : du conseil et des principaux comités) tenues dans la dernière année sans motif valable. Bien que la question ait été antérieurement soulevée en vue d’une discussion au cours du processus de formulation de politiques pour 2017, ISS n’a pas porté d’attention particulière au fait de siéger au conseil de filiales dans le contexte d’une participation à un trop grand nombre de conseils.

Dorénavant, Glass Lewis recommandera généralement aux actionnaires de s’abstenir de voter à l’égard d’un administrateur qui est dirigeant d’une société ouverte alors qu’il siège au conseil de plus de deux sociétés ouvertes (en 2016 : trois) et de tout autre administrateur qui siège au conseil d’administration de plus de cinq sociétés ouvertes (en 2016 : six). En outre, Glass Lewis indique qu’elle pourrait également examiner le relevé des présences de l’administrateur pour tous les conseils de sociétés auxquels il siège, la taille et l’emplacement de ces sociétés, les devoirs incombant à l’administrateur auprès des conseils en question, le fait que l’administrateur siège ou non aux conseils de grandes sociétés fermées et la durée du mandat de l’administrateur auprès de tels conseils, de même que les raisons pour lesquelles il continue de siéger au conseil et qui ont été diffusées publiquement.

Rémunération des administrateurs

Dans ses lignes directrices sur le vote par procuration pour 2017, ISS a ajouté une ligne directrice sur les pratiques problématiques relatives à la rémunération des administrateurs. Ces dernières années, les commentateurs en matière de gouvernance se sont particulièrement penchés sur cette question, en faisant ressortir le fait que ce sont les administrateurs eux-mêmes qui déterminent leur propre rémunération. À l’avenir, ISS émettra généralement une recommandation d’abstention de vote à l’intention des membres du comité de rémunération d’un émetteur si les pratiques de rémunération des administrateurs adoptées par un émetteur risquent de porter atteinte à l’indépendance des administrateurs externes ou semblent autrement problématiques du point de vue des actionnaires. Voici des exemples qu’ISS estime problématiques : l’attribution, lors de la nomination ou de l’élection d’un nouvel administrateur, d’incitatifs excessifs par rapport aux pratiques usuelles du marché (ce qui pourrait également créer un écart entre les administrateurs qui ont récemment reçu de telles attributions et ceux qui n’en ont pas reçu) et l’attribution aux administrateurs externes d’actions liées au rendement.

Nominations d’auditeurs

Pour la période de sollicitation de procurations de 2017, ISS a raffiné la formule qu’elle utilise pour évaluer si les honoraires pour services non liés à l’audit qui ont été versés aux auditeurs d’un émetteur sont excessifs par rapport aux pratiques usuelles du marché et pourraient donc entraîner des conflits d’intérêts et porter atteinte à l’indépendance des auditeurs. ISS reconnaît maintenant que c’est le cabinet d’audit retenu par l’émetteur qui est le mieux placé d’un point de vue économique pour fournir certains services de conformité et de préparation d’ordre fiscal (c’est-à-dire la préparation de déclarations de revenus originales et modifiées, les demandes de remboursement et la planification de paiements fiscaux). Par conséquent, ISS recommande dorénavant de formuler, en général, une recommandation d’abstention de vote à l’égard de chaque membre du comité d’audit de l’année précédente et de la nomination d’auditeurs lorsque les honoraires pour services non liés à l’audit versés au cabinet d’audit de l’émetteur excèdent la somme des honoraires d’audit, des honoraires pour services liés à l’audit et des honoraires pour services de conformité et de préparation d’ordre fiscal. Selon ISS, les honoraires pour services non liés à l’audit incluent toujours les honoraires de consultation, de planification ou de services-conseils d’ordre fiscal versés au cabinet d’audit de l’émetteur.

Les émetteurs devraient également envisager de donner de l’information non seulement sur le total des honoraires pour services fiscaux dans leur notice annuelle (conformément aux exigences prévues à l’Annexe 52-110A1), mais aussi sur les honoraires associés aux différents types de services fiscaux rendus par leur cabinet d’audit.

Régimes de droits des actionnaires

Tenant compte des modifications récemment apportées au Règlement 62-104 (voir notre Bulletin Blakes de février 2016 intitulé Nouveau régime d’offres publiques d’achat : enfin au fil d’arrivée) afin de mettre en œuvre un régime de droits des actionnaires ou d’apporter des modifications à un tel régime, ISS et Glass Lewis exigeront désormais que la période minimale d’une « offre premise » (c’est-à-dire une offre publique d’achat qui ne déclenche pas l’application du régime) n’excède pas 105 jours (ISS en 2016 : 60 jours; Glass Lewis en 2016 : 90 jours).

Performance du comité de rémunération

Dans ses lignes directrices sur le vote par procuration pour 2017, Glass Lewis a apporté un certain nombre de changements à ses critères d’évaluation de la performance du comité de rémunération. En particulier, Glass Lewis pourrait recommander que les actionnaires s’abstiennent de voter à l’égard :

  • des membres du comité de rémunération si celui-ci ne répond pas aux préoccupations des actionnaires, dans le cas où un émetteur n’aurait pas réussi à faire approuver à la majorité une proposition concernant le vote consultatif sur la rémunération, et
  • du président ou de tous les membres du comité de rémunération si la proposition concernant le vote consultatif sur la rémunération a été approuvée l’année précédente, mais que plus de 25 % des voix ont été exprimées contre la proposition et que le conseil de l’émetteur n’a pas répondu de façon satisfaisante à ce vote, y compris en maintenant un dialogue actif avec les actionnaires sur cette question.

De plus, Glass Lewis a révisé ses lignes directrices et recommandera désormais que les actionnaires s’abstiennent de voter à l’égard du président ou de tous les membres du comité de rémunération dans certaines circonstances, et ce, même si un vote consultatif sur la rémunération est tenu (en 2016 : seulement si aucun vote consultatif sur la rémunération n’a été tenu), y compris dans les cas suivants : l’analyse de la rémunération figurant dans la circulaire de sollicitation de procurations par la direction de l’émetteur est jugée déficiente, l’émetteur a conclu un trop grand nombre de contrats d’emploi ou de cessations d’emploi, les objectifs de performance ont été modifiés lorsque les employés n’ont pas pu les atteindre ou trop d’avantages indirects et autres avantages ont été accordés.

Attributions à la pleine valeur

Pour 2017, Glass Lewis a clarifié son approche face aux régimes de rémunération fondés sur des titres de capitaux propres qui versent des attributions à « la pleine valeur » (c’est-à-dire des unités d’actions incessibles ou des actions fondées sur la performance). En général, Glass Lewis n’appuiera pas l’adoption ou la modification de régimes d’attributions à la pleine valeur dont le plafond variable d’actions est fixé à plus de 5 % du capital-actions de l’émetteur (en 2016 : le seuil était fixé, selon une formulation ambiguë, à bien moins de 10 %). Bien que Glass Lewis puisse accepter que les émetteurs soient dotés de régimes d’options d’achat d’actions prévoyant un plafond variable d’actions de 10 %, elle fait remarquer que le coût de l’octroi d’attributions à la pleine valeur est considérablement plus élevé.

Autres modifications dignes de mention en 2017

  • ISS a défini plus précisément les critères qu’elle utilisera pour évaluer si une relation transactionnelle, professionnelle, financière ou de bienfaisance a un effet sur l’indépendance d’un administrateur : l’existence d’une telle relation au cours du dernier exercice et/ou la découverte d’une telle relation à la date de l’assemblée annuelle des actionnaires ou auparavant.
  • ISS a indiqué dans des lignes directrices supplémentaires dans quels cas elle appuie l’adoption de régimes d’unités d’actions différées à l’intention des membres de la direction et de régimes d’unités d’actions différées à l’intention des administrateurs externs.