El 21 de marzo de 2014 se publicó en el Diario Oficial de la Federación (“DOF”) el Reglamento de la Ley de Firma Electrónica Avanzada (el “Reglamento”).

Como podemos recordar, el Decreto por el que se expidió la Ley de Firma Electrónica Avanzada (la “Ley”) se publicó en el DOF el 11 de enero de 2012 y entró en vigor el 11 de julio de 2012, esto es 120 días hábiles después de su publicación. La Ley estableció en su artículo tercero transitorio que el Ejecutivo Federal expediría el Reglamento de dicha Ley, dentro de los ciento ochenta días hábiles siguientes a la fecha de entrada en vigor, plazo que venció el 11 de abril de 2013.

A diferencia de la Ley de Firma Electrónica Avanzada, su Reglamento entró en vigor al día siguiente de su publicación, por lo que sus disposiciones son obligatorias desde el 22 de marzo de 2014.

El Reglamento tiene el objeto de establecer las normas reglamentarias para el uso de la Firma Electrónica Avanzada, los servicios relacionados con ésta, así como su homologación con otras firmas electrónicas avanzadas, en cumplimento de la Ley.

Capítulo I Disposiciones Generales

El Reglamento prevé que cuando una ley exige la firma autógrafa de los servidores públicos o de un particular, este sería un caso en que por disposición legal no es factible el uso de la Firma Electrónica Avanzada (el artículo 4 de la Ley establece expresamente que sus disposiciones no serán aplicables (i) por disposición legal; (ii) por dictamen de la Secretaría de la Función Pública; y (iii) en materia fiscal, aduanera o financiera).

Consideramos que esta disposición puede contradecir la definición de Firma Electrónica establecida en el artículo 89 del Código de Comercio, conforme a la cual, la Firma Electrónica produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa. Con dicha definición se debe de entender que cuando la ley requiere una firma autógrafa, la misma puede ser sustituida por una Firma Electrónica, ya sea Avanzada o no.

Asimismo, dentro de este capítulo se establece que las Dependencias y Entidades no usarán la Firma Electrónica Avanzada cuando soliciten y obtengan el dictamen favorable de la Secretaría de la Función Pública para no utilizarla y hayan acreditado ante la misma, que el uso de tal firma no representa mejora en los tiempos de atención o en la calidad de los servicios, mayor eficiencia, transparencia o incremento en la productividad o que no representa una reducción de costos.

Por otro lado, se impone la obligación a las Dependencias y Entidades de incorporar en sus sistemas informáticos, las herramientas tecnológicas o aplicaciones que permitan utilizar la Firma Electrónica Avanzada.

Capítulo II Del uso de la Firma Electrónica Avanzada

Conforme al Reglamento, preferentemente los particulares o sus representantes, cuando quieran aceptar el uso de mensajes de datos y documentos electrónicos ante las Dependencias y Entidades, deberán de hacerlo mediante medios electrónicos y utilizando la Firma Avanzada en el sistema de trámites electrónicos de la Dependencia o Entidad de que se trate. Como recordamos, la Ley faculta a las Entidades y Dependencias a ofrecer la posibilidad de aceptar el uso de mensajes de datos y la presentación de documentos electrónicos y por consiguiente, los particulares o sus representantes legales, en caso de que acepten el uso de dichos documentos, deberán de manifestar expresamente su conformidad de usar documentos electrónicos. Sin embargo, no se mencionaba de qué forma se podía hacer esa aceptación expresa. En la práctica, lo más común es indicar en los escritos que se presentan ante las Dependencias y Entidades, una dirección de correo electrónico para oír y recibir todo tipo de notificaciones. Con esta regulación se podrá efectuar esta manifestación de forma electrónica y no mediante la indicación en un escrito.

Asimismo, se prevé que cuando no se establezca una dirección de correo electrónico por el particular o su representante, para recibir mensajes de datos y documentos electrónicos, las Dependencias y Entidades considerarán como dirección de correo electrónico, la contenida en el Certificado Digital del particular.

En otro tema, se establece que el Acuse de Recibo Electrónico deberá contener un sello digital que permita dar certeza sobre la fecha y hora de recepción, el registro de los documentos electrónicos que se asocian a dicho Acuse de Recibo Electrónico y que dicho sello digital permita comprobar la autenticidad de su contenido, y en su caso, el momento de su recepción.

Capítulo III De los derechos y obligaciones de los titulares de Certificados Digitales

Se establece la obligación de las Autoridades Certificadoras de poner a disposición de los interesados en obtener Certificados Digitales, la información relativa sobre los derechos y obligaciones que adquieren como titulares de un Certificado Digital. Lo anterior, se deberá de dar a conocer mediante la página web de las Autoridades Certificadoras así como mediante la expedición de un documento al titular del Certificado Digital al momento que se expida éste.

De igual forma, se establece la obligación de los titulares de Certificados Digitales de resguardar y controlar su Clave Privada en un medio electrónico, óptico o magnético que sea de su uso exclusivo.

Capítulo IV De las Autoridades Certificadoras

Se establece la obligación de la Secretaría de la Función Pública de publicar en su página web una relación de las Autoridades Certificadoras. Asimismo, se establece la facultad de cualquier interesado de consultar a través de medios electrónicos o de las propias Autoridades Certificadoras, el registro de los Certificados Digitales.

Por otro lado, se establecen los supuestos mediante los cuales la Secretaría de la Función Pública puede suspender y revocar a las Autoridades Certificadoras.

Capítulo V De las bases y convenios de colaboración o coordinación

La Secretaría de Economía, el Servicio de Administración Tributaria y las demás Autoridades Certificadoras, deberán remitir a la Secretaria de la Función Pública, los convenios de colaboración que se suscriban para la prestación de servicios relacionados con la Firma Electrónica. Asimismo, deberán de comunicar a la Secretaría de la Función Pública, la conclusión de la vigencia o terminación anticipada de dichos convenios de coordinación.

Para la validez de los Certificados Digitales homologados, se establece que la Secretaría de Economía, el Servicio de Administración Tributaria y la Secretaria de la Función Pública deberán (i) verificar la celebración de los convenios de coordinación correspondientes; (ii) que los Certificados Digitales cumplan con los requisitos del artículo 17 de la ley; y (iii) que la vigencia no sea mayor de 4 años.

Conclusiones

Es importante tener en cuenta las Disposiciones Generales que se emitan en relación a la Firma Electrónica Avanzada, ya que junto con la Ley y el Reglamento, serán el cuerpo normativo de la regulación del uso y aplicación de la Firma Electrónica Avanzada.

La regulación de la Firma Electrónica Avanzada es de suma relevancia, en virtud de que cada día es más usada y permite facilitar la celebración de actos jurídicos entre particulares así como para la interacción de los particulares con el gobierno y viceversa, en muchos de sus procedimientos que así lo permiten.