De wettelijke administratieplicht is door de wetgever neergelegd in artikel 2:10 BW. Het bestuur van een vennootschap is, kort gezegd, verplicht van de vermogenstoestand en de werkzaamheden van de onderneming op zodanige wijze een administratie te voeren (en deze te bewaren), dat op ieder willekeurig moment in tijd de rechten en verplichtingen van de vennootschap kunnen worden gekend.

Schending van deze verplichting kan grote gevolgen hebben voor het bestuur en kan in faillissement zelfs leiden tot hoofdelijke aansprakelijkheid van de individuele bestuurders voor het volledige faillissementstekort. Een individuele bestuurder kan zich niet aan deze verplichting onttrekken door te stellen dat het voeren van een administratie niet tot zijn takenpakket behoort. De wettelijke administratieplicht is immers een collectieve verantwoordelijkheid van het bestuur. Maar wat houdt de wettelijke administratieplicht precies in?

De Hoge Raad heeft in zijn arrest van 11 juni 1993 (Brens/Sarper, ECLI:NL:HR:1993:ZC0994 NJ 1993, 713), geoordeeld dat als uitgangspunt heeft te gelden dat aan de wettelijke administratieplicht is voldaan wanneer men ‘snel inzicht kan krijgen in de debiteuren- en crediteurenpositie op enig moment en dat deze posities en de stand van de liquiditeiten, gezien de aard en omvang van de onderneming een redelijk inzicht geven in de vermogenspositie’. Op deze maatstaf is echter veel kritiek geuit, omdat deze maatstaf te beperkt zou zijn.

De Hoge Raad heeft voornoemde maatstaf pas in zijn arrest van 10 oktober 2014 (FSM, ECLI:NL:HR:2014:2932, NJ 2014, 456), ruimer uitgelegd. De Hoge Raad heeft in het arrest Brens/Sarper geen van de tekst van artikel 2:10 BW afwijkende maatstaf geformuleerd. Ook kunnen, naast de debiteuren- en crediteurenpositie en de stand van de liquiditeiten, andere elementen van belang zijn bij de beoordeling of het bestuur heeft voldaan aan de administratieplicht. De Hoge Raad heeft echter niet expliciet aangegeven welke andere elementen dat zijn. Hierdoor is nog steeds niet helemaal duidelijk wanneer het bestuur voldoet aan de wettelijke administratieplicht.

Daarnaast hangen de eisen die worden gesteld aan de inrichting van de administratie sterk af van de aard en opzet, alsmede de organisatie van de onderneming en haar werkzaamheden. Hierdoor verschilt de inrichting van de administratie per onderneming, zodat niet in het algemeen gezegd kan worden welke stukken onder de wettelijke administratieplicht vallen.

Uit lagere rechtspraak lijkt te volgen dat aan de wettelijke administratieplicht is voldaan wanneer de administratie een eenduidig en getrouw beeld geeft van de rechten en verplichtingen van de onderneming en het bestuur op basis van die informatie op verantwoorde wijze beslissingen kan nemen. Hieruit zou men kunnen afleiden dat documentatie en informatie die nodig zijn om de onderneming te besturen, waaronder liquiditeitsbegrotingen, verkoopprognoses, voorraadlijsten, order- en offerteportefeuilles, notulen van bestuursvergaderingen en rapportages op het gebied van marktontwikkeling etc., onder de wettelijke administratieplicht vallen. Hierover heeft de Hoge Raad zich echter nog niet expliciet uitgelaten.

Conclusie: bestuurders dienen ervoor zorg te dragen dat snel inzicht gekregen kan worden in de debiteuren- en crediteurenpositie op enig moment en de stand van de liquiditeiten. Dat is echter niet voldoende om aan de wettelijke administratieplicht te voldoen. De administratie dient namelijk een eenduidig en getrouw beeld te geven van de rechten en verplichtingen van de onderneming. Bovendien moeten bestuurders op basis van die informatie op verantwoorde wijze beslissingen kunnen nemen. Hierdoor doen de bestuurders er verstandig aan om ook managementinformatie op een deugdelijke wijze te administreren en te bewaren.