С 1 января 2020 года вступают в силу изменения в законодательство, предусматривающие ведение информации о трудовой деятельности работников в электронном виде, начиная с 1 января 2021 года.

Поправки в законодательство касаются двух основных аспектов:

  • ведения трудовых книжек; и
  • индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования.

Ведение трудовых книжек

Не позднее 31 декабря 2020 года работники должны будут подать своим работодателям заявления о продолжении ведения трудовых книжек или о переходе на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Если работник пожелает перейти на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде, то работодатель выдает такому работнику трудовую книжку на руки и освобождается от обязанности по ее дальнейшему ведению.

В случае если работник не определится со способом ведения сведений о своей трудовой деятельности, то на такого работника работодатель продолжит вести трудовую книжку в обычном формате.

При этом работники, которые выберут вариант с сохранением трудовой книжки, смогут в дальнейшем в любое время изменить свое решение и подать заявление о переходе на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности.

С 1 января 2021 года ��аботодателям не нужно будет оформлять трудовые книжки (в бумажном формате) на работников, впервые поступающих на работу.

В день увольнения работодатель будет обязан предоставлять сведения о трудовой деятельности работникам, которые перешли на электронный формат. Остальные работники при увольнении будут получать трудовые книжки в обычном формате.

Кроме того, работники, перешедшие на электронный формат, получат право запрашивать у работодателя сведения о своей трудовой деятельности, в том числе по электронной почте.

Индивидуальный (персонифицированный) учет в системе обязательного пенсионного страхования

В связи с внедрением электронной формы ведения сведений о трудовой деятельности работодатели будут подавать в Пенсионный фонд РФ новые виды отчетности.

Начиная с 1 января 2020 года

Не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем подачи работником заявления в отношении выбора формы ведения сведений о трудовой деятельности, работодатель обязан подавать информацию о таком заявлении, а также сведения о трудовой деятельности работника по состоянию на 1 января 2020 года.

Не позднее 15 февраля 2021 года работодателям следует предоставить в Пенсионный фонд информацию в отношении работников, которые не выбрали форму ведения сведений о трудовой деятельности.

Начиная с 1 января 2021 года

В случае перевода работника на другую работу и/или подачи им заявления о ведении трудовой книжки или сведений в электронной форме работодатель должен сообщить об этом в Пенсионный фонд не позднее 15-го числа следующего месяца.

При приеме на работу или увольнении работника работодатель должен отчитаться об этом в Пенсионный фонд не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.

Комментарий

В целях подготовки к указанным нововведениям в течение 2020 года работодателям необходимо предпринять следующие шаги:

  • Письменно уведомить всех работников о необходимости выбора формы ведения сведений о трудовой деятельности. Данное уведомление должно быть сделано не позднее 30 июня 2020 года.
  • Принять или изменить имеющиеся локальные нормативные акты, а также внести изменения в коллективные договоры с целью отражения в них нового порядка ведения сведений о трудовой деятельности.
  • Обеспечить техническую готовность для подачи в Пенсионный фонд сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Для этого работодателю будет необходимо получить для себя усиленную квалифицированную электронную подпись и установить необходимое программное обеспечение.

Изменения можно посмотреть здесь и здесь.