С 1 января 2020 года вступают в силу изменения в законодательство, предусматривающие ведение информации о трудовой деятельности работников в электронном виде, начиная с 1 января 2021 года.
Поправки в законодательство касаются двух основных аспектов:
- ведения трудовых книжек; и
- индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования.
Ведение трудовых книжек
Не позднее 31 декабря 2020 года работники должны будут подать своим работодателям заявления о продолжении ведения трудовых книжек или о переходе на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Если работник пожелает перейти на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде, то работодатель выдает такому работнику трудовую книжку на руки и освобождается от обязанности по ее дальнейшему ведению.
В случае если работник не определится со способом ведения сведений о своей трудовой деятельности, то на такого работника работодатель продолжит вести трудовую книжку в обычном формате.
При этом работники, которые выберут вариант с сохранением трудовой книжки, смогут в дальнейшем в любое время изменить свое решение и подать заявление о переходе на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности.
С 1 января 2021 года работодателям не нужно будет оформлять трудовые книжки (в бумажном формате) на работников, впервые поступающих на работу.
В день увольнения работодатель будет обязан предоставлять сведения о трудовой деятельности работникам, которые перешли на электронный формат. Остальные работники при увольнении будут получать трудовые книжки в обычном формате.
Кроме того, работники, перешедшие на электронный формат, получат право запрашивать у работодателя сведения о своей трудовой деятельности, в том числе по электронной почте.
Индивидуальный (персонифицированный) учет в системе обязательного пенсионного страхования
В связи с внедрением электронной формы ведения сведений о трудовой деятельности работодатели будут подавать в Пенсионный фонд РФ новые виды отчетности.
Начиная с 1 января 2020 года
Не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем подачи работником заявления в отношении выбора формы ведения сведений о трудовой деятельности, работодатель обязан подавать информацию о таком заявлении, а также сведения о трудовой деятельности работника по состоянию на 1 января 2020 года.
Не позднее 15 февраля 2021 года работодателям следует предоставить в Пенсионный фонд информацию в отношении работников, которые не выбрали форму ведения сведений о трудовой деятельности.
Начиная с 1 января 2021 года
В случае перевода работника на другую работу и/или подачи им заявления о ведении трудовой книжки или сведений в электронной форме работодатель должен сообщить об этом в Пенсионный фонд не позднее 15-го числа следующего месяца.
При приеме на работу или увольнении работника работодатель должен отчитаться об этом в Пенсионный фонд не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.
Комментарий
В целях подготовки к указанным нововведениям в течение 2020 года работодателям необходимо предпринять следующие шаги:
- Письменно уведомить всех работников о необходимости выбора формы ведения сведений о трудовой деятельности. Данное уведомление должно быть сделано не позднее 30 июня 2020 года.
- Принять или изменить имеющиеся локальные нормативные акты, а также внести изменения в коллективные договоры с целью отражения в них нового порядка ведения сведений о трудовой деятельности.
- Обеспечить техническую готовность для подачи в Пенсионный фонд сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Для этого работодателю будет необходимо получить для себя усиленную квалифицированную электронную подпись и установить необходимое программное обеспечение.
