Dans les dernières années, la Commission de l’accès à l’information du Québec (CAI) a rendu plusieurs décisions dans lesquelles elle devait se prononcer sur la notion d’« archives municipales » prévue dans les lois municipales1, notamment à la suite d’une demande d’accès visant le contenu d’une soumission reçue dans le cadre d’un appel d’offres.

La question de savoir si un document fait partie des archives municipales est importante. En effet, le droit d’accès aux archives municipales est un droit plus généreux que celui prévu par Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (Loi sur l’accès). Ainsi, un contractant ne peut plus invoquer les articles 23 et 24 de la Loi sur l’accès afin de protéger les renseignements commerciaux et financiers qu’il a transmis à la municipalité si ceux-ci se retrouvent dans les archives municipales, sous réserve de la protection de renseignements personnels2. On peut notamment penser à la ventilation d’un prix soumis, aux garanties financières et aux réponses fournies aux différents critères de sélection d’un appel d’offres.

Comme la notion d’« archives » n’est pas définie par les lois municipales, la CAI a eu parfois recours à la définition prévue à l’article 2 de la Loi sur les archives, qui qualifie d’archives « l’ensemble des documents, quelle que soit leur date ou leur nature, produits ou reçus par une personne ou un organisme pour ses besoins ou l’exercice de ses activités et conservés pour leur valeur d’information générale »3. Cette interprétation large a pour conséquence d’élargir considérablement l’accès à des documents détenus par les municipalités. Rares sont les documents qui ne se qualifieraient pas d’archives municipales. Suivant une telle interprétation, la CAI a déjà ordonné à la Ville de Montréal de communiquer à un tiers l’intégralité des soumissions reçues pour des appels d’offres4.

Plusieurs décisions s’écartent cependant de cette interprétation large. Dans Deveau c. Municipalité de Cantley5, la CAI a considéré que la notion d’« archives » qui devait être retenue est celle développée par la Cour supérieure dans une décision de 19626, soit tous les documents provenant de tierces personnes ou qui sont soumis par les officiers de municipalité et qui ont fait l’objet des délibérations du conseil. Cette interprétation restrictive semble être le courant majoritaire au sein de la CAI7, mais il faut anticiper des développements en cette matière dans les prochaines années.

En terminant, nous soulignons qu’à partir du moment où un document est soumis pour délibération au conseil, ce document fait partie intégrante des archives municipales et devient accessible à quiconque, sous réserve de la protection des renseignements personnels. Il nous apparaît alors important que chaque municipalité entame une réflexion sur les pratiques en cette matière afin de trouver un juste équilibre entre la transmission de la documentation requise pour l’exercice des pouvoirs dévolus au conseil municipal et le maintien de la confiance des soumissionnaires relativement au traitement confidentiel des renseignements qu’ils fournissent dans le but d’obtenir un contrat municipal.

Cet article a d’abord paru dans l’édition d’été 2019 de la revue Carrefour de la Corporation des officiers municipaux agréés du Québec (COMAQ).