Op 11 december 2013 heeft de Afdeling bestuursrechtspraak van de raad van State (ECLI:NL:RVS:2013:2374) een digitaal ondertekend – maar wel schriftelijk ingediend – hoger beroepschrift niet-ontvankelijk verklaard.

Al sinds 2007 worden brieven (en blijkbaar ook beroepschriften) door het college van gedeputeerde staten van de provincie Zuid-Holland digitaal ondertekend, zo volgt uit deze uitspraak. Onder het hoger beroepschrift dat is ingediend in de procedure die aan deze uitspraak ten grondslag ligt is het hoger beroepschrift als volgt ‘ondertekend’: “Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland, voor dezen, mw. drs. J.A.M. Hilgersom, secretaris. Deze brief is digitaal vastgesteld, hierdoor staat er geen fysieke handtekening in de brief.”

De Afdeling overweegt dat een beroepschrift op grond van de Algemene wet bestuursrecht ondertekend moet worden. Bij schriftelijk ingediende beroepschriften ziet dat vereiste naar mening van de Afdeling op een fysieke handtekening. In dit geval voldoet het hoger beroepschrift daarom niet aan de wettelijke vereisten voor de indiening. De Afdeling verklaart het hoger beroep van het college van gedeputeerde staten dan ook niet-ontvankelijk. Uit de uitspraak volgt dat het college van gedeputeerde staten in de gelegenheid was gesteld door de Afdeling om dit gebrek te herstellen. Dat heeft het college echter niet gedaan. Uit de uitspraak volgt duidelijk dat hier geen sprake is geweest van een procedurefout door het college, maar dat er bewust voor is gekozen om het systeem van digitale ondertekening aan de orde te stellen. Het college heeft in reactie op het verzoek om het gebrek te herstellen vermeld dat het in mei 2007 formeel heeft besloten op het gebruik van digitale besluitvorming en van een digitale ondertekening over te gaan. In die reactie wordt tevens het systeem van de digitale handtekening uiteen gezet waarbij gegarandeerd zou zijn dat “de mandaathouder het besluit ondertekent door zijn eigen unieke autorisatiecode aan het digitale besluitdossier te koppelen, waarmee hij tegelijkertijd de voettekst van het besluit van één unieke besluitcode voorziet.”

De Afdeling komt echter aan de inhoudelijke beoordeling van het systeem niet toe. Wel wordt door de Afdeling nog opgemerkt dat “de mededeling in de reactie van 8 april 2013, dat mevrouw (X) als plaatsvervangend provinciesecretaris met haar eigen unieke autorisatiecode het hogerberoepschrift heeft vastgesteld, in tegenspraak is met de vermelding “mw. drs. (Y) , secretaris” aan de voet van het hogerberoepschrift, alsmede dat ter zitting desgevraagd niet kon worden verzekerd dat de provinciesecretaris onderscheidenlijk de plaatsvervangend provinciesecretaris de eigen unieke autorisatiecode daadwerkelijk zelf heeft aangebracht.” Het systeem lijkt dan ook niet helemaal waterdicht.

Deze uitspraak is voor de praktijk van groot belang omdat de provincie Zuid-Holland zeker niet het enige bestuursorgaan is dat met digitale handtekeningen werkt. De bestuursorganen zullen hun werkwijze voor de ondertekening van (hoger) beroepschriften derhalve vooralsnog aan moeten passen. De toekomstige nieuwe Wet (KEI-project) biedt echter nieuwe mogelijkheden voor digitale ondertekening.