Der Einsatz elektronischer Medien im Bewerberprozess wird als Digital-Recruiting oder E-Recruiting bezeichnet. Das Internet als Medium für Stellenanzeigen zu nutzen, ist hierbei längst keine Innovation mehr. Über 90 Prozent der Vakanzen der deutschen Top-1000 Unternehmen werden auf der eigenen Unternehmens-Webseite veröffentlicht und über 70 Prozent der Angebote sind nur noch online zu finden (Studie Recruiting Trends 2018 der Universität Bamberg). Der digitalen Evolution des Bewerbungsprozesses sind jedoch kaum Grenzen gesetzt. „Active Sourcing“, soziale (Karriere-)Netzwerke, Mobile-Recruiting, Bewerbermanagement-Tools oder People-Analytics sind nur einige Bespiele für wachsende Trends im Recruiting-Prozess. Neben Wirtschaftlichkeit und Effizienz treten im Rahmen der neuen Recruiting-Prozesse jedoch auch einige rechtliche Fragestellungen auf, insbesondere aus dem IT- und Datenschutzrecht, die es zu bedenken und zu beachten gilt.

Das Szenario, in dem ein Arbeitgeber eine Stellenanzeige schaltet, sich zurücklehnt und auf die Bewerbungen wartet, gehört weitestgehend der Vergangenheit an. Vielmehr suchen Unternehmen aktiv nach dem passenden Bewerber, sog. „Active Sourcing“, wodurch laut der Studie Recruiting Trends 2018 der Universität Bamberg bereits 13 Prozent der offenen Stellen besetzt werden. Hierfür bieten sich insbesondere Recherchen in den sozialen (Karriere-)Netzwerken an. Die Nutzer haben bereits Informationen angelegt, aufgrund deren Unternehmen eine kostengünstige Vorauswahl an geeigneten Arbeitnehmern treffen können. Auch Unternehmen können ihrerseits Stellenanzeigen in den sozialen Netzwerken veröffentlichen. Der Algorithmus des Netzwerks unterstützt den Prozess ebenfalls und schlägt seinen Nutzern Stellenanzeigen vor, die aufgrund des jeweiligen Profils von Interesse sein könnten.

Noch einen Schritt weiter geht das Mobile-Recruiting. Neben der Verfügbarkeit der (Karriere-)Netzwerke auf dem mobilen Endgerät gibt es zusätzliche Apps, die sich mit den Netzwerken verknüpfen lassen. Dem Nutzer wird dabei eine kurze Beschreibung der Stelle angezeigt, dieser kann sich mit einem Wischen nach rechts oder links für oder gegen den Job entscheiden. Bei Interesse bekommt das jeweilige Unternehmen das Profil des Bewerbers zugeleitet und kann dann ebenfalls eine Entscheidung treffen. Insbesondere die Generation der „Digital Natives“ wird von dieser Art des Bewerbungsprozesses angesprochen.

Auch Suchmaschinen, insbesondere Google, haben einen höheren Stellenwert im Rahmen des Recruitings. Sie gehören zu den ersten drei Kanälen, die Bewerber auf der Suche nach geeigneten Stellen nutzen. Entsprechend wichtig ist es für Unternehmen, dass Ihre Karrierewebseiten und Stellenanzeigen unter die ersten Suchtreffer fallen. Google hat diese Entwicklung erkannt und gestaltet aktuell eine spezielle Plattform für Stellensuchen, die „Google Job Search Experience“.

Im Rahmen von „Active Sourcing“ ist Vorsicht geboten, denn nicht jedes Datum, was grundsätzlich verfügbar ist, darf auch vom Unternehmen zum Zwecke einer Bewerberansprache verwendet werden. Generell ist die Suche nach geeigneten Kandidaten datenschutzrechtlich über das berechtigte Interesse gerechtfertigt, allerdings hat dieses nicht in jedem Fall die gleiche Reichweite. Unterschieden werden muss vor allem zwischen Daten, die als Ergebnis einer Suchmaschinen-Recherche verfügbar sind und solchen, die der Nutzer im Rahmen eines Netzwerks zur Verfügung stellt. Hier ist insbesondere beachtlich, ob es sich bei dem Netzwerk um ein Karrierenetzwerk handelt oder um eine private/freizeitorientierte Ausprägung von Social Media. Entscheidend ist auch, ob der Nutzer ein geschlossenes oder privates Profil hat oder die Daten des Profils öffentlich zur Verfügung stehen. Sind die Daten über eine Suchmaschine zugänglich (aufgrund der freien Verfügbarkeit im Internet oder einem öffentlichen Profil eines (Karriere-)Netzwerkes), hat der aktiv suchende, potentielle Arbeitgeber ein überwiegendes öffentliches Interesse an der Verarbeitung der Daten zum Zweck des Bewerbungsprozesses. Bei Daten auf Profilen mit einer privaten Einstellung oder aus Netzwerken, die schwerpunktmäßig freizeitorientiert sind, lässt sich eine Datenverarbeitung wohl kaum durch Unternehmerinteressen rechtfertigen.

Unternehmen, bei denen jährlich tausende von Bewerbungen eingehen, erleichtern sich den Recruiting Prozess durch den Einsatz von Bewerbermanagement-Tools merklich. Mittels solcher Tools lassen sich beispielsweise Bewerber automatisch informieren oder wird es Bewerbern gestattet, den Verlauf ihres Bewerbungsprozesses einzusehen. Darüber hinaus hat das Unternehmen die Möglichkeit einen Bewerberpool, an interessanten Kandidaten anzulegen, auf welchen es in Zukunft zurückgreifen kann.

Ohne die informierte und freiwillige datenschutzrechtliche Einwilligung des potentiellen Arbeitnehmers ist es nicht zulässig, die Bewerberdaten über den Bewerbungsprozess hinaus in einem Bewerberpool zu speichern. Wenn keine Einwilligung vorliegt, sind die Daten spätestens fünf Monate nach Ablehnung der Bewerbung zu löschen. Bei der sog. „People Analytics“ werden personenbezogene Daten der Bewerber erhoben und ausgewertet, beispielsweise durch das automatisierte Auslesen von Bewerbungsunterlagen. Auch Telefoninterviews mit Sprachanalyse durch einen Sprachbot oder Big Data-Analysen fallen unter diesen Begriff. Hierbei ist zusätzliche Vorsicht geboten. Der Algorithmus darf ebenso wenig an geschützte Merkmale im Sinne des Allgemeinen Gleichstellungsgesetzes (AGG) anknüpfen wie an Kriterien, bezüglich deren der Arbeitgeber kein Fragerecht hat.

Allgemein lässt sich sagen, dass es bei allen Datenverarbeitungsvorgängen des (digitalen) Bewerbungsprozesses entscheidend auf das Informieren eines jeden Kandidaten ankommt. Die individuelle Information hat bei Versand der ersten Nachricht an den potentiellen Arbeitnehmer zu erfolgen, spätestens jedoch binnen Monatsfrist. Wurden die Kandidaten rechtmäßig informiert, etwaig notwendige Einwilligungen eingeholt sowie alle weiteren (datenschutz-)rechtlichen Aspekte bedacht, beinhaltet das Digital-Recruiting mehr Chancen als Risiken und sollte Teil jeder zukunftsorientierten Unternehmensgestaltung sein.