Die rechtliche Beratung digitaler Transformationsprojekte in Unternehmen ist vielfach auch für die Rechtsabteilung eine große Herausforderung. Da entsprechende Projekte regelmäßig mit tief greifenden Änderungen an Produkten, Produktion und Geschäftsprozessen einhergehen, ist es wichtig (i) zur richtigen Zeit (ii) mit dem richtigen Team und (iii) der richtigen Schwerpunktsetzung zu unterstützen.

Der richtige Zeitpunkt

Die Einschaltung der Rechtsabteilung in digitale Transformationsprojekte erfolgt teilweise recht spät.

Ein (fiktives) Schreckensszenario wäre in diesem Zusammenhang für alle Beteiligten, dass ein quasi fertig ausgearbeitetes Konzept einschließlich Projektplan, kurz vor Kick-off noch schnell zur Freigabe an die Rechtsabteilung gegeben werden muss. Alle externen Dienstleister für die Projektdurchführung sind zu diesem Zeitpunkt schon informiert und beauftragt. Die Rechtsabteilung setzt das Projekt dann, wegen „erheblicher rechtlicher Bedenken“, on hold.

Sinnvoller ist es sicherlich, bei Projekten entsprechender Tragweite die Rechtsabteilung zu einem möglichst frühen Zeitpunkt einzubeziehen, wenn die grundsätzlichen Weichenstellungen erfolgen.

Dass dies nicht immer erfolgt, mag unterschiedliche Gründe haben. Wichtig erscheint aber im Ergebnis, dass die Rechtsabteilung zu diesem Zeitpunkt als konstruktiver Partner bei der Entwicklung und Bewertung von Ideen und Geschäftsmodellen beteiligt ist und erkannt wird und nicht als diejenige, deren Aufgabe sich auf das Aufzeigen (und nicht das Lösen) von Problemen beschränkt.

Das richtige Team

Die Herausforderungen der Digitalisierung sind durchaus vielfältig: Jede einzelne geplante Maßnahme kann gleichzeitig zahlreiche unterschiedlichste Rechtsbereiche berühren. Ein paar Beispiele:

  • Zahlreiche Digitalisierungsprojekte haben erhebliche Auswirkungen auf die Anforderungen an die Mitarbeiter und die Personalstruktur. Hier ist vielfach qualifizierte arbeitsrechtliche Unterstützung gefragt.
  • Personenbezogene Daten, aber auch Betriebs- und Nutzungsdaten spielen in vielen Bereichen der Digitalisierung eine immer stärkere Rolle, sodass Aspekte des Datenschutzes, der Datensicherheit und des Dateneigentums immer stärker zu berücksichtigen sind.
  • Mit der Digitalisierung von Geschäftsmodellen wird auch der Schutz von geistigem Eigentum zur Sicherung der Marktposition immer wichtiger.
  • In regulierten Industrien können Anpassungen der Geschäftsprozesse vielfach eine Genehmigungspflicht hervorrufen oder sogar an die Grenzen der genehmigungsfähigen Gestaltungen stoßen.
  • Viele primär interne Maßnahmen haben erhebliche Auswirkungen, auch auf bestehende Vertragsbeziehungen. Die Anpassung und Umstellung der Lieferantenbeziehungen ist z.B. ein wesentlicher Punkt, der bei der Digitalisierung von Produktionsanlagen immer zu berücksichtigen ist. Auch bei der Gestaltung von Kundenverträgen für die Umsetzung digitaler Geschäftsmodelle ist es nicht immer leicht, den richtigen Weg zwischen optimaler rechtlicher Gestaltung, Verständlichkeit und für den Kunden möglichst komfortablen Vertragsschluss zu finden.

Hier stellt sich vielfach die Frage, wie diese Breite an Themen mit der klassischen Aufstellung und Aufteilung nach Rechtsbereichen erfasst und bearbeitet werden kann:

  • Klar dürfte dabei sein, dass bestimmte Themen grundsätzlich an Bedeutung gewinnen und ein entsprechendes Problembewusstsein möglichst flächendeckend in der Rechtsabteilung ausgerollt werden sollte. Datenschutz und IP-Rechte sind hier nur zwei Beispiele.
  • Darüber hinaus stellt sich die Frage, wie digitale Projekte aufgrund der Bandbreite der betroffenen Rechtsbereiche innerhalb der Rechtsabteilung am besten gemanagt und abgearbeitet werden können. Große Rechtsabteilungen setzen hier teilweise auf besonders geschulte Digitalisierungsteams. Wo dies nicht der Fall ist, kann es sich anbieten, dass es spezifische „Projektverantwortliche“ innerhalb des Legal Teams gibt, bei denen die unterschiedlichen Fäden der verschiedenen Rechtsbereiche zusammenlaufen.

Die richtige Schwerpunktsetzung

Unternehmen stehen vielfach unter erheblichem äußeren und inneren Druck, die digitale Transformation zur langfristigen Sicherung der Marktposition erfolgreich zu vollziehen.

Aus Sicht der Rechtsabteilung (bzw. der externen rechtlichen Berater) bedeutet dies, dass erkannte rechtliche Risiken frühzeitig und sachgerecht bewertet und priorisiert werden müssen. Eine möglichst frühzeitige Analyse und Gewichtung der (bereits erkannten) Risiken kann helfen, festzulegen zu welchem Zeitpunkt und mit welcher Strategie diese im Rahmen der Projektdurchführung adressiert werden sollen. So kann eine zeitgerechte Projektdurchführung unterstützt werden.

Wesentliche Gewichtungsfaktoren sind dabei unter anderem:

  • Gibt es mögliche Showstopper für die geplante Digitalisierung der Geschäftsprozesse oder von Teilaspekten davon? Je grundlegender diese Punkte sind, desto frühzeitiger müssen sie abgestimmt werden, damit entschieden werden kann, ob Projekte/Teilprojekte fortgesetzt werden sollen.
  • Welche Konsequenzen haben mögliche erkannte Risiken? Die Prüfung rechtlicher Risiken kann sich nicht allein auf eine streng juristische Analyse beschränken. Wichtig ist auch eine kommerzielle Bewertung sowohl dieser Risiken als auch des Aufwandes zur Risikovermeidung: Es kann ja durchaus einen Unterschied machen, ob ein geplantes Produkt überhaupt nicht vertrieben werden darf, oder lediglich die geplante Art der Markteinführung aus werberechtlichen Gründen risikobehaftet ist …
  • Wie hoch ist die Eintrittswahrscheinlichkeit erkannter Risiken? Je höher die Eintrittswahrscheinlichkeit auf Basis von Markt- und Branchenkenntnissen zu bewerten ist, desto stärker werden entsprechende Risiken in den Fokus der Betrachtung gelangen.
  • Bestehen zu erkannten Risiken rechtskonforme/risikoärmere Gestaltungsalternativen? Die hieraus abgeleiteten Entscheidungen können dann zum Beispiel sein, trotzdem wie geplant zu starten und Gestaltungsalternativen als Fallback bereit zu halten oder ggf. direkt mit einer alternativen Gestaltung zu starten.

Viel Erfolg bei der Umsetzung der digitalen Transformation Ihres Unternehmens!