Endelig har leietaker funnet et egnet lokale for sin virksomhet – og utleier har funnet en egnet kandidat for sine utleielokaler. Alt ligger til rette for et langsiktig leieforhold, men først må partene bli enige om kontraktsvilkårene. For mange aktører fremstår leiepris og leieperiode som de viktigste punktene å få på plass, og de øvrige vilkårene fremstår som underordnet. Selv om det etter hvert finnes flere gode standardkontrakter i markedet, er det viktig at alle kontraktsvilkårene gjennomgås og tilpasses det enkelte leieforhold. Rettspraksis viser at det ofte oppstår rettslige tvister i leieforhold, f.eks. som følge av at partene er uenige om leietakers vedlikeholdsplikt. Det er grunn til å tro at flere av disse tvistene kunne vært unngått, dersom partene hadde hatt et bevisst forhold til spørsmålet ved kontraktsinngåelsen.

Her nevnes noen av de forhold som partene bør være særlig oppmerksom på ved inngåelse av leiekontrakter:

  • Beskriv leieobjektet grundig og vedlegg tegninger med arealbeskrivelser. Husk også å sikre at leietaker har god og effektiv adkomst til leieobjektet, samt å regulere eventuelle muligheter for parkering.
  • Klargjør om leieobjektet skal leies ut «som det er» ved leietakers besiktigelse, og om det er utleier eller leietaker som skal være ansvarlig for at leieobjektet er i samsvar med offentligrettslige bygningstekniske krav.
  • Utarbeid protokoll fra befaringen ved overtakelse og ta gjerne bilder. I leiekontrakten kan man henvise til denne dokumentasjonen, og på den måten sikre dokumentasjon for leieobjektets tilstand ved overtakelse. Dette kan være nyttig dokumentasjon dersom det skulle oppstå spørsmål om hvilken tilstand leieobjektet skal være i ved tilbakelevering.
  • Klargjør om leietaker skal ha adgang til å forlenge leieforholdet og hvilke vilkår som i så tilfelle skal gjelde, herunder om leien da skal kunne tilpasses til markedsleie.
  • Foreta en klar avgrensning av partenes plikt til vedlikehold og utbedringer, samt hvilke av eiendommens kostnader leietaker skal være med på å dekke som felleskostnader.
  • Avklar om det er leietaker eller utleier som skal være ansvarlig for kostnader ved endringer/tilpasninger i leieobjektet som følge av eventuelle offentligrettslige krav.
  • Både ved kontraktsinngåelsen og i det løpende leieforhold er det viktig at partene har et bevisst forhold til de endringer og tilpasninger som foretas i leieobjektet. Partene bør også forsøke å klargjøre så tidlig som mulig, hvilke av leietakers eventuelle endringer/tilpasninger utleier kan kreve tilbakeført etter leieforholdets slutt. I flere av standardkontraktene som ofte benyttes er det tatt inn en bestemmelse som medfører at utleier må fremme krav om tilbakeføring av endringer i leieobjektet, før tilbakelevering er gjennomført. Dersom utleier ikke er bevisst denne fristen kan således kravet være tapt.

Dersom leieforholdet forlenges etter utløpet av opprinnelig leieperiode, bør partene også ha et bevisst forhold til om eksisterende leiekontrakt skal forlenges på tilsvarende vilkår, eller om det skal inngås en ny leiekontrakt. Ved inngåelse av ny leiekontrakt kan det være hensiktsmessig at det gjennomføres en ny gjennomgang av leieobjektets tilstand. I alle tilfelle bør det klargjøres om det er leieobjektets daværende tilstand som skal være utgangspunktet for leieobjektets tilstand ved tilbakelevering.