Система внутреннего контроля за добросовестностью и благонадежностью контрагентов по бизнесу и работников – лишь часть системы комплаенс.

Не менее важная её часть – меры, позволяющие выявить, оценить и минимизировать либо по возможности устранить риски привлечения к административной ответственности компании (например, применения оборотных административных штрафов, конфискации предметов и орудий совершения административных правонарушений, административного приостановления деятельности), а также риски применения в отношении компании иных мер административного принуждения (например, предписаний, изъятий, арестов, приостановления и аннулирования лицензий), риски привлечения к административной и уголовной ответственности менеджмента компании, меры, позволяющие обеспечить соблюдение компанией обязательных требований действующего законодательства и подзаконных актов, чтобы без негативных последствий пройти любую проверку государственных органов.

В России в настоящее время около 30 органов государственной власти имеют право проверять бизнес, и большая часть рисков привлечения компаний и их менеджмента к ответственности реализуется по итогам таких проверок.

Несмотря на большое количество возможных проверок, они проводятся по установленным законодательством правилам.

Так, в России установлен порядок организации и проведения проверок; порядок взаимодействия органов между собой при организации и проведении проверок; определены полномочия проверяющих, а также права и обязанности проверяемых лиц.

Например, нельзя утверждать, что проводимые проверки всегда проводятся неожиданно для бизнеса.

По общему правилу, у проверяющих есть право на проведение плановых проверок не чаще 1 раза в 3 года.

Ограничение количества внеплановых проверок не установлено. Но внеплановые проверки также проводятся в строго определенных законодательством случаях, например, для проверки исполнения ранее выданного предписания об устранении ранее выявленных нарушений, на основании обращений граждан по факту нарушения их прав, юридических лиц об угрозе чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, о возникновении угрозы причинения вреда жизни, здоровью граждан, по аналогичной информации из СМИ, по поручению Президента РФ и Правительства РФ. Имеется также ряд других оснований.

Негативный момент в том, что перечисленные основания так широко сформулированы, что найти повод для проведения внеплановой проверки бизнеса можно всегда.

О проведении проверки, как правило, компанию должны предварительно уведомить.

По общему правилу, информация о проведении плановых проверок размещается на официальном интернет-сайте проверяющего органа и на сайте Генпрокуратуры РФ.

В случае проведения плановой проверки проверяемой компании направляется отдельное уведомление – не позднее чем в течение 3 рабочих дней до ее проведения, в случае внеплановой – не менее чем за 24 часа, за исключением ряда случаев, например, в случае причинения вреда жизни, здоровью граждан или возникновения угрозы его причинения и в других случаях.

Чтобы исключить или минимизировать риск привлечения к ответственности по итогам проверок важно следовать следующим правилам.

Строго регламентировать порядок действий компании и ее работников по предупреждению контрольных мероприятий, порядок их действий при проведении проверок, если избежать проведения проверки не получилось, распределить функции между работниками в ходе проведения проверки, в том числе, определить ответственного со стороны компании за взаимодействие с проверяющими.

Такая регламентация, с одной стороны, позволяет не допустить нарушения со стороны компании и её работников требований законодательства и подзаконных нормативных правовых актов, с другой стороны – защитить права компании и её работников при проведении проверок.

Компаниям следует по возможности не допустить возникновения обстоятельств, которые могли бы стать основаниями для проведения внеплановых проверок, заблаговременно получать информацию о плановых проверках и готовиться к ним.

Необходимо регулярно проводить внутренний аудит соблюдения действующего законодательства и мониторинг изменений обязательных для деятельности компании требований законодательства и подзаконных актов, отслеживать информацию с официальных сайтов проверяющих органов, исполнять все выданные уполномоченными органами законные предписания об устранении нарушений требований законодательства и заблаговременно уведомлять соответствующие органы об их исполнении.

Требуется иметь в наличии документы, которые могут потребоваться проверяющим, и эти документы должны быть приведены в соответствие с требованиями законодательства и свидетельствовать о соблюдении этих требований субъектом предпринимательства в своей деятельности. К таким документам можно отнести, например, учредительные и распорядительные документы, разрешительную и техническую документацию. Это важно, так как большая часть проверок – документальная, то есть в ходе проверки проверяются документы компании.

Если проверка уже проводится, то для оптимизации возможных отрицательных последствий проверки, важно максимально формализовать общение представителей проверяемого лица с проверяющими, делать копии и составлять подробные описи всех документов, представляемых проверяющим по их требованиям, сохранять копии всех документов, предъявляемых проверяющими, все объяснения давать, по возможности, письменно и брать время на подготовку таких объяснений.

Все указанные возможности могут быть реализованы в соответствии с административными регламентами контрольных мероприятий, проводимых органами государственного контроля, как правило, федеральными службами и их территориальными органами.

Указанные административные регламенты предусматривают процедуру и сроки проверок, которые обязательны для соблюдения органами государственного контроля и их должностными лицами.

Помните, доказательства, полученные в ходе проверки, проведенной с нарушением требований законодательства, будут считаться полученными с нарушением установленной законом процедуры, а, следовательно, на этом основании вынесенные по итогам проверки решения, предписания могут быть обжалованы в суде.

Кроме того, требования проверяющих, выходящие за рамки предоставленных им законодательством полномочий, компания вправе не выполнять. Для этого нужно направить в проверяющий орган письменный мотивированный отказ от выполнения незаконных требований.

Также, при необходимости, компания вправе обжаловать в вышестоящий орган (вышестоящему должностному лицу), в прокуратуру и в суд любые незаконные требования, действия, бездействие и решения органов государственной власти и их должностных лиц, если они нарушают права и законных интересы компаний, на их основании на компанию незаконно возлагается какая-либо обязанность либо компания может быть незаконно привлечена к ответственности.