Es kommt nicht selten vor, dass je nach Anlass Absender oder Empfänger wichtiger E-Mails behaupten, die Nachricht sei aus „ominösen“ Gründen nicht zugestellt worden.

Zugang einer E-Mail im Risikobereich des Absenders

Dies ist vor allem bei solchen E-Mails der Fall, mittels derer bestimmte Fristen gewahrt werden sollten. Gerade bei Willenserklärungen, bei denen nicht zwingend Schriftform vorausgesetzt wird, ist die Übermittlung per E-Mail aufgrund der schnellen und unkomplizierten Handhabung oftmals die gängige Praxis, auch bei der Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Dies gilt umso mehr, als dass aufgrund vermehrter Arbeit aus dem Home-Office oftmals eine persönliche Übergabe schriftlicher Erklärungen an die Mitarbeiter im Betrieb nicht oder zumindest seltener möglich ist. Doch wer muss den Zugang einer E-Mail beweisen, der Absender oder der Empfänger? Mit dieser Frage hat sich nun das Landesarbeitsgericht (LAG) Köln in einer arbeitsrechtlichen Streitigkeit befasst. Die vierte Kammer des LAG urteilte, dass es der Absender sei, den die volle Darlegungs- und Beweislast für den Zugang einer E-Mail beim Empfänger treffe.

Rückzahlung des Ausbildungsdarlehens streitig

Der Kläger war bei der Beklagten, einer Fluggesellschaft, als Pilot angestellt. In dem Rechtsstreit stritten die Parteien um die Verpflichtung des Klägers, ein ihm zur Finanzierung einer Fortbildung gewährtes Darlehen an die Beklagte zurückzuzahlen. Der Darlehensvertrag regelte, dass die Beklagte auf die Rückzahlung des Darlehens verzichtet, wenn sie aus betrieblichen Gründen dem Kläger nicht innerhalb von fünf Jahren nach Beendigung der Fortbildung die Übernahme in ein Arbeitsverhältnis anbietet. Über die Frage, ob der Kläger eine E-Mail der Beklagten mit einem Beschäftigungsangebot als Anlage am letzten Tag der Frist erhalten hat, kam es dann aber zum Streit. Die Beklagte verwies auf ihr Postausgangs- und Posteingangskonto, wonach die E-Mail verschickt worden sei und sie daraufhin keine Meldung der Unzustellbarkeit bekommen habe. Laut Kläger ging eine solche E-Mail erst drei Tage später bei ihm ein. Die Parteien vereinbarten dennoch zunächst ein Arbeitsverhältnis. Die Beklagte begann dann, vom Gehalt des Klägers monatlich jeweils EUR 500,00 als Darlehensrückzahlung einzubehalten. Sie war der Ansicht, dass dem Kläger rechtzeitig ein Arbeitsplatz aufgrund der E-Mail angeboten worden sei. Die Bedingung für den Verzicht auf die Rückzahlung sei nicht eingetreten. In der ersten Instanz hat das Arbeitsgericht Köln der Klage des Arbeitnehmers auf Rückzahlung des einbehaltenen Gehalts stattgegeben (Urteil vom 18.03.2021 – Az. 6 Ca 5660/20). Hiergegen legte der Arbeitgeber Berufung ein.

Zugang einer E-Mail muss Absender beweisen

Das LAG Köln ist der Ansicht, dass die Darlegungs- und Beweislast des Zugangs einer E-Mail den Absender trifft. Hiermit schließt sich das Gericht der Auffassung des LAG Berlin-Brandenburg in einem früheren Verfahren (Urteil vom 24.08.2018 – Az. 2 Sa 403/18) zu derselben Frage an. Ausgehend vom Gesetzeswortlaut des § 130 BGB müsse die abgegebene Willenserklärung unter Abwesenden dem Empfänger zugehen. Dies sei nach ständiger Rechtsprechung der Fall, wenn die Willenserklärung derart in den Machtbereich des Empfängers gerate, dass dieser nach allgemeinen Umständen von ihr Kenntnis erlangen könne. Nach dem Versenden einer E-Mail werde die Nachricht auf einem Server eingehen. Dies sei jedoch nicht gewiss. Wie auch bei einfacher Post sei es technisch möglich, dass die Nachricht nicht ankomme. Das Risiko könne nicht dem Empfänger aufgebürdet werden. Der Versender wähle die Art der Übermittlung der Willenserklärung und damit das Risiko, dass die Nachricht nicht ankomme. Zudem habe der Versender die Möglichkeit, vorzubeugen. Um sicherzustellen, dass eine E-Mail den Adressaten erreicht hat, habe der Versender über die Optionsverwaltung eines E-Mail-Programms die Möglichkeit, eine Lesebestätigung anzufordern. Die Absendung der E-Mail begründe keinen Anscheinsbeweis für den Zugang beim Empfänger. Im vorliegenden Falle habe die Beklagte den Zugang der E-Mail nicht dargelegt. Sie habe die routinemäßigen Abläufe beschrieben und behauptet, dass eine E-Mail versandt worden sei. Dies sei im Rahmen der Darlegungs- und Beweislast nicht ausreichend.

Praxishinweise

Die Entscheidung des LAG Köln führt generell vor Augen, dass derjenige, der eine bestimmte Methode zur Übermittlung rechtserheblicher Erklärungen wählt, auch das Risiko trägt, dass diese fehl geht und die Erklärung nicht (fristgerecht) zugestellt wird. Dieses Risiko dem Empfänger aufzubürden, würde unbillig erscheinen, da er den Zugang der Erklärung nicht beeinflussen kann. Gerade im Bereich der technischen bzw. elektronischen Übermittlung sollten sich Arbeitgeber also nicht darauf verlassen, dass die per E-Mail übermittelte Erklärung schon zugegangen sein wird. Die Entscheidung des LAG hat aber nicht nur arbeitsrechtliche Relevanz, sondern lässt sich auch auf andere Bereiche übertragen. Absendern von E-Mails ist daher – wie vom LAG angemerkt – dringend zu raten, eine Lesebestätigung anzufordern. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass die Nachricht auch tatsächlich in den Machtbereich des Empfängers geraten ist und dieser von ihr Kenntnis genommen hat. Allerdings verbleibt auch bei der Anforderung einer Lesebestätigung das Restrisiko, dass der Empfänger der E-Mail eine solche Bestätigung nicht oder erst verzögert abgibt. Gerade bei fristgebundenen Willenserklärungen bleibt die Übermittlung per Post oder idealerweise durch einen Boten daher wohl weiterhin die rechtssicherste Lösung.