Indépendamment de la gravité du risque que le COVID-19 (coronavirus) représente ou non pour votre entreprise, toutes les sociétés ouvertes devraient envisager certaines mesures pour faire face à l’évolution de cette épidémie mondiale.

  • Les responsables des décisions cruciales concernant l’atténuation et la communication des risques doivent être informés des dernières nouvelles. Une information exacte et claire doit être communiquée en temps voulu aux personnes chargées de ces fonctions.
  • Le risque provoqué par le COVID-19 doit être évalué afin d’établir sa portée à court et à long terme, ce qui implique l’application ou l’examen des plans d’urgence, des politiques et pratiques de continuité des affaires et des assurances.
  • Il faut prévoir ou, si nécessaire, rendre opérationnels des moyens convenables de réduire les risques décelés, par exemple prendre des mesures d’atténuation ou, au besoin, faire des déclarations publiques.

L’épidémie de COVID-19 présente sans doute un nouveau défi pour de nombreuses d’entreprises. Son incidence doit être examinée à la lumière des principes qui fondent les obligations de gouvernance, de conformité et de communication publique des sociétés ouvertes. Une telle situation mondiale nous rappelle l’importance d’avoir une bonne gouvernance interne, notamment en ce qui concerne la surveillance de la gestion du risque, la planification de la continuité des affaires et les contrôles et procédures de communication de l'information.

Se tenir informé et à jour

En droit des affaires, les administrateurs et dirigeants ont un devoir de prudence, un devoir fiduciaire et un devoir de surveillance qui les oblige à veiller aux intérêts de la société et à agir avec le soin, la compétence et la diligence d’une personne raisonnablement prudente. Lorsqu’ils réagissent à un risque mondial comme le COVID-19, les conseils d’administration et les dirigeants doivent continuer à agir au mieux des intérêts de la société et des parties concernées. Ils doivent obtenir toute l’information raisonnablement disponible pour se faire une idée exacte des risques et revoir leurs décisions à mesure qu’ils disposent de nouvelles informations. Selon la nature des activités ou du secteur, il pourrait y avoir des risques directs à évaluer, comme les répercussions sur le personnel et les autres ressources, l’interruption des intrants essentiels ou l’augmentation de leurs coûts, ainsi que la modification de la demande des clients ou des consommateurs de biens et services. Cette dernière conséquence pourrait se traduire par la réduction de la demande, la modification des habitudes d’achat et de consommation et l’impossibilité d’accéder aux produits ou services. D’autres risques indirects pourraient aussi exiger une analyse factuelle précise. Compte tenu de l’évolution rapide et incertaine de cette épidémie, une information à jour est essentielle à la gestion convenable des risques d’entreprise posés par le COVID-19.

Les émetteurs qui ont des plans et procédures officiels de continuité des affaires doivent les suivre et les ajuster au besoin au fur et à mesure qu’ils disposent de nouvelles informations et que la situation évolue. Les émetteurs doivent aussi revoir les mandats de leurs conseils d’administration et comités pour confirmer l’organe responsable de surveiller et soutenir l’action de la direction face aux risques qui se manifestent. Une action proactive sera souvent requise de la part des comités ou équipes chargés des ressources humaines ou de la santé et sécurité de l’émetteur. Pour plus d’information sur ce que les employeurs doivent savoir à propos du COVID-19, voir nos billets précédents : Du nouveau sur le COVID-19 : ce que les employeurs doivent savoir (2 mars 2020) et Le nouveau coronavirus de Wuhan : ce que les employeurs doivent savoir (31 janvier 2020).

Communication publique

Les répercussions d’une situation nouvelle comme l’épidémie de COVID-19 sur la communication publique devraient également être évaluées.

La législation en valeurs mobilières canadienne oblige les émetteurs assujettis à communiquer les risques importants liés à leur entreprise et, si possible, les répercussions financières de ces risques. Les facteurs de risque sont plus particulièrement communiqués dans les rapports de gestion, les notices annuelles et les prospectus déposés par les émetteurs. Dans ce type de déclaration, une information est considérée comme importante si son omission ou son inexactitude était vraisemblablement susceptible d’influer sur la décision de l’investisseur raisonnable d’acheter, de vendre ou de détenir les valeurs mobilières d’un émetteur.

Même si l’évaluation des facteurs de risque est un bon point de départ, les émetteurs doivent également examiner les répercussions éventuelles du COVID-19 sur les autres déclarations qu’ils doivent produire, en particulier les projections, l’information prospective en général et les rapports de gestion. Rappelons que la législation en valeurs mobilières canadienne oblige les émetteurs à mettre à jour l’information prospective déjà publiée et à exposer dans le rapport de gestion les tendances connues, les exigences, les engagements et les événements ou incertitudes raisonnablement susceptibles d’affecter leur entreprise. Les sociétés cotées en bourse sont également assujetties à l’obligation continue de communiquer l’information importante et les changements importants en temps voulu. Le corollaire de ces obligations de communication est de veiller, lorsqu’une telle information existe et jusqu’à sa divulgation générale, à l’application de protocoles servant à prévenir la communication sélective d’information importante inconnue du public et la négociation de valeurs ou un autre usage abusif sur le fondement de l’information.

En particulier, comme de nombreux émetteurs ont déjà déclaré ou déclareront prochainement leurs résultats annuels, qui peuvent comprendre de nouvelles projections financières et d’autres aperçus pour 2020, ils se demanderont s’il y a lieu de revoir leurs projections et aperçus déjà publiés ou, si les effets du COVID-19 demeurent incertains, de retirer leurs projections. Ces évaluations et mises à jour devront peut-être se faire en cours de trimestre, bien avant la date prévue du prochain communiqué sur les résultats.

Rappelons aux émetteurs que l’Instruction générale 51-201, Lignes directrices en matière de communication de l’information (l’« IG 51-201 ») leur donne des indications sur l’évaluation de l’importance relative. Il n’y a pas de critères précis permettant d’évaluer le moment où une information devient importante. L’importance d’une information peut d’ailleurs varier selon le secteur et l’émetteur, tout dépendant des circonstances.

Même si les émetteurs assujettis peuvent être tentés de communiquer de l’information vague et passe-partout sur le COVID-19 dans leurs documents annuels à venir (états financiers, rapports de gestion, notices annuelles), les pratiques exemplaires préconisent l’évaluation des risques réels qui se posent pour l’entreprise de l’émetteur. Il n’existe pas de formule de déclaration des facteurs de risque qui conviennent à tout le monde dans toutes les circonstances.

Quand il s’agit de déclarer les facteurs de risques et autres renseignements, la législation et les lignes directrices en valeurs mobilières canadiennes encouragent les émetteurs à éviter les formules vagues ou toutes faites. La communication d’information pertinente, claire et compréhensible portant précisément sur l’entité est essentielle pour permettre aux investisseurs de comprendre la manière dont ces risques importants, y compris les nouveaux risques posés par le COVID-19, pourraient influer sur l’entreprise de l’émetteur. Selon la nature de l’entreprise de l’émetteur et ses liens avec les régions touchées, la déclaration d’un risque de crise économique générale, de crise mondiale, de catastrophe ou de pandémie qu’un émetteur peut déjà présenter devrait vraisemblablement suffire pour le moment. Comme nous l’avons signalé ci-dessus, vu le caractère évolutif de la situation, les émetteurs doivent continuer à surveiller les répercussions possibles du COVID-19 sur leur entreprise et mettre leurs informations à jour au besoin.

Assemblées d’actionnaires

Comme les assemblées générales annuelles d’actionnaires approchent, les émetteurs vont devoir envisager, si la loi applicable les y autorise, de permettre aux actionnaires qui ne peuvent pas ou ne souhaitent pas assister en personne aux assemblées d’y participer par des moyens de communication électroniques. Même si la loi ou les documents constitutifs applicables n’autorisent pas officiellement ces mécanismes, il pourrait néanmoins être possible d’y avoir recours.