Geschäftsprozesse werden von Tag zu Tag digitaler und das Papier verschwindet zusehends aus den Unternehmen. Aus HR-Sicht kann es daher nur logische Konsequenz sein, auch die Personalakten in die digitale Form zu überführen (siehe dazu bereits unseren Blogbeitrag vom 27.6.2018) und – als nächste Stufe – möglichst bereits bei der Ausfertigung der Dokumente auf Papier zu verzichten und sie elektronisch zu signieren. Doch was ist unter dem Begriff der „elektronischen Signatur“ zu verstehen und wo stößt sie im Arbeitsrecht an ihre rechtlichen Grenzen?

Elektronische Signatur

Der Begriff der elektronischen Signatur ist seit Inkrafttreten der EU-Verordnung Nr. 910/2014 (sog. eIDAS-VO) europaweit einheitlich neu geregelt worden. Bei einer „elektronischen Signatur“ handelt es sich demnach um Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet (Art. 3 Nr. 10 eIDAS-VO). Auch eingescannte Unterschriften sollen hierunter fallen.

Die stärkste Form der elektronischen Signatur ist die sog. qualifizierte elektronische Signatur, welche besonders strenge technische Voraussetzungen erfüllen muss, wie u.a. die Identifizierung des Unterzeichners (Art. 26 eIDAS-VO). Gescannte Unterschriften erfüllen nicht die Voraussetzungen einer solchen qualifizierten elektronischen Signatur, etablierte Software-Häuser bieten aber praxiserprobte Lösungen an, welche grundsätzlich auch für derartige Signaturen im arbeitsrechtlichen Kontext verwendet werden können und bereits Einzug in der Personalabteilungen halten. Ein großer Vorteil der qualifizierten elektronischen Signatur besteht darin, dass sie auch zur Einhaltung der gesetzlichen elektronischen Form nach § 126a BGB verwendet werden kann (dazu sogleich).

Was bedeutet dies für das Arbeitsrecht?

Im Arbeitsrecht gilt – wie im allgemeinen Zivilrecht – der Grundsatz der Formfreiheit, d.h. arbeitsrechtliche Verträge können sowohl mündlich als auch schriftlich, ausdrücklich oder durch schlüssiges Verhalten abgeschlossen werden. Ebenso sind einseitige Erklärungen formfrei möglich und bindend. Daher ist es im Arbeitsrecht zunächst – vorbehaltlich der nachfolgend beschriebenen Grenzen – möglich, beliebige elektronische Signaturen zu verwenden, um

  • wirksame Verträge abzuschließen, wie z.B. Vertragsergänzungen zu Beförderungen oder zur Anpassung der Arbeitszeit, sowie
  • verbindliche Erklärungen abzugeben, wie z.B. Übertragung neuer Funktionen oder Gehaltserhöhungen.

Grundsätzlich reichen also selbst gescannte Unterschriften aus, um rechtlich verpflichtende Bindungen einzugehen.

Grenzen elektronischer Signaturen

Dennoch ist Vorsicht geboten: Denn elektronische Signaturen stoßen dann an ihre rechtlichen Grenzen, wenn das Gesetz für den abzuschließenden Vertrag oder die abzugebende Erklärung (a) die sog. Schriftform verlangt und (b) die Ersetzung der Schriftform durch die sog. elektronische Form – wofür zwingend die qualifizierte elektronische Signatur erforderlich ist (s.o.) – ausschließt. Dies folgt aus den allgemeinen Formvorschriften der §§ 126 und 126a BGB.

Nachweisgesetz setzt keine Grenzen

Vor diesem Hintergrund könnte man annehmen, dass die elektronische Form für Arbeitsverträge doch gänzlich ausgeschlossen sein könnte, denn das sog. Nachweisgesetz (NachwG) verlangt, dass der Arbeitgeber spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederlegt, die Niederschrift unterzeichnet und dem Arbeitnehmer auszuhändigen (§ 2 Abs. 1 S. 1 NachwG). Schriftlich bedeutet insoweit Schriftform nach § 126 BGB. Und die elektronische Form des § 126a BGB ist ausdrücklich ausgeschlossen (§ 2 Abs. 1 S. 3 NachwG). Der Zweck des NachwG besteht allerdings darin, dem Arbeitnehmer eine sichere Auskunft über die Arbeitsbedingungen zu geben. Erfüllt der Arbeitgeber seine Verpflichtung nicht, bleibt hiervon die Wirksamkeit des Arbeitsverhältnisses unberührt. Die Einhaltung des schriftlichen Nachweises soll gerade nicht konstitutiv wirken. Denkbar sind damit allenfalls Schadensersatzansprüche, welche jedoch in der Praxis theoretischer Natur bleiben dürften.

Aber Grenzen bei …

Dennoch bestehen Grenzen bei Dokumenten mit Schriftformerfordernis, wie bei

  • Kündigungen und Aufhebungsverträge, die gemäß 623 BGB der Schriftform bedürfen,
  • befristeten Arbeitsverträgen, die gem. 14 Abs. 4 TzBfG der Schriftform bedürfen sowie
  • Vereinbarungen über nachvertragliche Wettbewerbsverbote, die gemäß 74 Abs. 1 HGB der Schriftform bedürfen.

Keine elektronische Form bei Kündigungen und Aufhebungsverträgen

In Bezug auf Kündigungen und Aufhebungsverträge schließt der zweite Halbsatz der § 623 BGB die elektronische Form ausdrücklich aus. Deshalb sind elektronische Signaturen jeglicher Art für Kündigungen und Aufhebungsverträge ein absolutes No-Go. Hier ist weiter – trotz digitalen Zeitalters – strikt die Schriftform des § 126 BGB zu wahren. Schriftform bedeutet insoweit, dass die jeweilige Urkunde von dem Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens zu unterzeichnen ist (§ 126 Abs. 1 BGB). Bei einem Vertrag muss die Unterzeichnung der Parteien grundsätzlich auf derselben Urkunde erfolgen (§ 126 Abs. 2 Satz 1 BGB).

Restrisiken bei befristeten Arbeitsverträgen

Bei befristeten Arbeitsverträgen ist – anders als bei Kündigungen oder Aufhebungsverträgen – die elektronische Form gesetzlich nicht ausgeschlossen. Damit ist vom Gesetzeswortlaut zwar grundsätzlich die Möglichkeit eröffnet, die sog. elektronische Form zu verwenden und damit auf die qualifizierte elektronische Signatur zurückzugreifen. Dennoch ist auch hier Vorsicht geboten. Denn es ist jedenfalls bislang höchstrichterlich nicht geklärt, ob die elektronische Form für wirksame Befristungsabreden tatsächlich ausreichend ist und in der Literatur werden insoweit auch gegenteilige Auffassungen vertreten. Diese stützen sich insbesondere auf § 2 NachwG, dürften insoweit aber verkennen, dass § 2 NachwG gerade nicht konstitutiv wirkt. Es verbleiben also Restrisiken.

Restrisiken bei Vereinbarungen über nachvertragliche Wettbewerbsverbote

Derartige Restrisiken verbleiben zudem bei Vereinbarungen über nachvertragliche Wettbewerbsverbote. Auch hier ist zwar die elektronische Form nicht ausgeschlossen. Jedoch wird auch insoweit von Teilen der Literatur unter Bezugnahme auf § 2 NachwG vertreten, dass die elektronische Form nicht genügen soll, um ein wirksames nachvertragliches Wettbewerbsverbot zu begründen. Auch diese Auffassung dürfte verkennen, dass § 2 NachwG keine konstitutive Wirkung hat.

Fazit

Elektronische Signaturprozesse können und sollten auch in die Personalabteilungen Einzug halten, ohne dass dies per se mit tiefgreifenden arbeitsrechtlichen Bedenken verbunden wäre. Dennoch gilt es Einiges zu beachten: Ein absolutes No-Go besteht weiterhin darin, bei Kündigungen und Aufhebungsverträgen auf elektronische Signaturen zuzugreifen. Und auch bei befristeten Arbeitsverträgen und Vereinbarungen über nachvertragliche Wettbewerbsverbote werden risikoaverse Arbeitgeber weiterhin auf Dokumente in Schriftform setzen.