Op 10 april hebben we de hybride aandeelhoudersvergadering van KPN (juridisch) begeleid! Het was de eerste keer dat een beursgenoteerde onderneming in Nederland haar aandeelhoudersvergadering deels online heeft gehouden. De software en infrastructuur werden verzorgd door ComputerShare en ABN AMRO. Allen & Overy heeft alle juridische haken en ogen die gepaard gaan met deze innovatieve wijze van vergaderen bij een groot beursfonds in kaart gebracht én doordacht.

Contents

Hybride aandeelhoudersvergaderingen (AVA’s) zijn nieuw in Nederland. KPN was het eerste AEX-fonds dat op deze manier haar aandeelhoudersvergadering heeft gehouden. Het vernieuwende karakter zit erin dat aandeelhouders niet meer de fysieke vergadering hoeven bij te wonen om te kunnen stemmen. Zij kunnen vanaf elke andere locatie via het internet deelnemen aan de aandeelhoudersvergadering en virtueel, maar wel real time hun stemmen uitbrengen. De participatie van aandeelhouders aan aandeelhoudersvergaderingen kan daarmee nog verder toenemen.

Virtuele deelname aan de aandeelhoudersvergadering roept naast de nodige IT-technische vragen ook veel vragen van juridische aard op: hoe wordt de stemmende aandeelhouder geïdentificeerd, hoe zit het met de beveiliging en opslag van gegevens van de aandeelhouders, wat als de verbinding tijdens de vergadering tijdelijk of tijdens de resterende duur van de vergadering wegvalt of wat als de web-toegang tot vergadering wordt geblokkeerd door een cyber-aanval? Moet een virtuele aandeelhouder ook tijdens de vergadering vragen kunnen stellen, moet de wijze van afhandelen van agendapunten worden veranderd en ga zo maar door.

Het is belangrijk om deze en andere vragen vooraf in kaart te brengen zodat duidelijk is hoe met deze situaties moet worden omgegaan. Allen & Overy heeft samen met KPN een beleid voor KPN’s hybride aandeelhoudersvergadering ontwikkeld waarin op veel van dergelijke aspecten wordt ingegaan. Daarmee worden ongewenste situaties tijdens de vergadering zoveel mogelijk voorkomen en weten de aandeelhouders en de vennootschap waar zij aan toe zijn. Wel zo fijn, omdat hybride AVA’s de aandeelhoudersvergaderingen van de toekomst zijn!