Op 30 januari 2013 oordeelde de Afdeling bestuursrechtsspraak Raad van State over een interessante privacyrechtelijke kwestie (ECLI:NL:RVS:2013:BY9910). Een voormalig werkneemster van de gemeente Zevenaar verzoekt inzage in de persoonsgegevens die haar voormalige werkgever (de gemeente) over haar verwerkt. De gemeente verstrekt kopieën van deze gegevens uit de personeels-en salarisadministratie en geeft hierbij aan dat deze gegevens in het kader van het voormalig dienstverband worden verwerkt.

De werkneemster verzoekt vervolgens om nog een groot aantal documenten waarin haar persoonsgegevens verwerkt zouden zijn. De gemeente verstrekt daarop een groot deel van de gevraagde documentatie, maar weigert om een aantal documenten en digitale mappen te verstrekken omdat deze geen deel zouden uitmaken van de personeels- en salarisadministratie en niet als een "bestand" - een gestructureerd en doorzoekbaar geheel in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) - kunnen worden aangemerkt. Dit is van belang omdat de Wbp (en daarmee het inzagerecht in de gevraagde documenten) alleen van toepassing is als de persoonsgegevens, die niet geautomatiseerd worden verwerkt, zijn opgenomen of bedoeld zijn om op te worden genomen in een bestand. Daarnaast stelt de gemeente dat het niet beschikt over alle gevraagde documenten.

De Afdeling oordeelt dat een verzameling persoonsgegevens pas een bestand vormt wanneer aannemelijk is gemaakt dat deze op grond van meer dan één kenmerk onderlinge samenhang vertonen. De gevraagde documenten voldoen niet aan deze eis. Ook is het aannemelijk dat de gemeente bepaalde documenten niet heeft. Door het verstrekken van de overige documentatie met de daarbij horende informatie over de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt, de herkomst van de gegevens en de personen aan wie de gegevens worden verstrekt, heeft de gemeente voldaan aan haar verplichting om de voormalige werkneemster inzage te verstrekken in de persoonsgegevens die over haar worden verwerkt.