Hinweisgebersysteme kommen in ganz unterschiedlichen Ausführungen. Sie können webbasiert oder ausschließlich telefonisch erreichbar sein, einen direkten Ansprechpartner, einen Online-Briefkasten oder eine Kombination verschiedener Elemente darstellen. Sie alle werden als Whistleblowing-Hotline bezeichnet. WhistleB stellt seinen Kunden einen der weitreichendsten Whistleblowing-Dienste zur Verfügung, aber – wie funktioniert Whistleblowing eigentlich?

Wie funktioniert Whistleblowing?

In aller Kürze: Das passiert in unserem Hinweisgebersystem

  1. Ein Hinweisgeber greift auf das System zu und meldet seine Bedenken über ein Online-Formular, entweder anonym oder offen.
  2. Ausgewählte Mitarbeiter erhalten eine Benachrichtigung und loggen sich in das Fallmanagement-Tool ein, um die Meldung zu lesen und entsprechend zu reagieren.
  3. Um Vertrauen aufzubauen, Informationen zu erhalten und gegebenenfalls Ermittlungen einzuleiten, kann über das System weiterhin mit dem Hinweisgeber kommuniziert werden, wenn erwünscht auch anonym.
  4. Ist ein Fall abgeschlossen, kann er archiviert oder gelöscht werden, im Einklang mit herrschenden Datenschutzregelungen.

Schauen wir etwas genauer auf die einzelnen Schritte.

Schritt 1: Ein Hinweisgeber schickt eine Nachricht über das Meldesystem

Das Whistleblowing-System enthält einen Kommunikationskanal, über den das Unternehmen anonym oder offen mit Hinweisgebern kommunizieren kann. Diese greifen über die ausgewiesene Whistleblowing-Webseite des Unternehmens auf den Meldekanal zu. Der Meldekanal steht rund um die Uhr zur Verfügung und kann von verschiedenen Geräten aus erreicht werden, darunter Laptops, Smartphones und Tablets.

Auf der Webseite, die in der jeweiligen Landessprache verfügbar ist, werden Hinweisgeber über die Funktionsweise des Systems, geltende Datenschutzbestimmungen und andere relevante Details informiert. Sie können auswählen, ob sie eine Meldung anonym oder offen machen wollen.

Über einen Fragebogen können Hinweisgeber anschließend ihre Meldung machen. Der Fragebogen ist flexibel und anpassbar an die Anforderungen einer Organisation. Nebst einer Beschreibung bedenklicher Vorfälle können Hinweisgeber auch Text- oder Bilddateien an ihre Meldung anfügen. Bevor eine Meldung abgeschickt wird, kann sie überprüft werden. Die Übermittlung erfolgt verschlüsselt.

Nachdem eine Meldung versandt worden ist, erhält ein Hinweisgeber eine persönliche ID sowie ein Passwort. Damit kann später auf Antwortnachrichten zugegriffen werden. Alle Informationen bleiben verschlüsselt. IP-Adressen werden nicht gespeichert, und das System gewährleistet den gesamten Dialog über Anonymität.

Schritte 2 & 3: Ein Mitglied des Whistleblowing-Teams greift auf die Meldung zu und ergreift angemessene Maßnahmen

Das System verschickt Benachrichtigungen über den Eingang einer neuen Meldung an ausgewiesene Mitglieder des Whistleblowing-Teams. Sie können auswählen, ob Benachrichtigungen sie über SMS oder E-Mail erreichen sollen. Dann loggen sie sich ins Fallbearbeitungs-Tool ein, in der Regel über zusätzlich gesicherte Multifaktoren-Authentifizierung.

Ihr Mitarbeiter liest die Nachricht, und leitet entsprechende Maßnahmen ein. Das kann bedeuten:

  • Eine Folgenachricht an den Hinweisgeber zu verfassen
  • Die Meldung abzulehnen
  • Den Vorgang weiterzuleiten
  • Einen Fallmanager zu benennen
  • Eine Untersuchung zu beginnen

Das System erlaubt einen sicheren Dialog mit anonymen Hinweisgebern wie auch mit externen Beteiligten, und es enthält Funktionen zur Kommunikation in allen möglichen Sprachen. Über ein Fallprotokoll sind alle Aktivitäten nachverfolgbar. Mitglieder des Whistleblowing-Teams erhalten eine Gesamtübersicht über Fälle im Whistleblowing-System und können Dokumente, Berichte und Online-Statistiken erstellen.

Das Fallmanagement-Tool ermöglicht es dem Fallmanager, die gesetzlichen Anforderungen zur Meldung von Missständen in verschiedenen nationalen Gerichtsbarkeiten einzuhalten, und das gesamte System ist an die Vorschriften für den korrekten Umgang mit personenbezogenen Daten angepasst.

Schritt 4: Fälle werden innerhalb des Systems abgeschlossen

Das Whistleblowing-System erleichtert die korrekte Bearbeitung abgeschlossener Fälle. Personenbezogene Daten in Nachrichten und Unterlagen können nach Abschluss der Untersuchung gelöscht werden. Das Whistleblowing-System bietet hier eine zusätzliche Sicherheitsmaßnahme: Durch das Fallprotokoll ist die Löschung eines Falls ohne Kenntnisnahme aller anderen Teammitglieder unmöglich.

Personenbezogene Daten werden in Übereinstimmung aller geltenden rechtlichen Vorschriften behandelt.

Wir erinnern Kunden in der EU daran, dass archivierte Dokumente und Nachrichten anonymisiert werden sollten. Sie dürfen keine personenbezogenen Daten enthalten, anhand derer Personen direkt oder indirekt identifiziert werden können. Das Hinweisgebersystem ermöglicht dies, indem abgeschlossene Fälle mit allen dazugehörigen Daten gelöscht werden. Alternativ können Fälle archiviert werden, jedoch erst, nachdem alle personenbezogenen Daten gelöscht wurden.

Das WhistleB-Whistleblowing-System verfügt über umfassende Funktionen, die Whistleblower- und Datensicherheit, konforme und ordnungsgemäße Bearbeitung von Fällen und eine benutzerfreundliche Oberfläche gewährleisten.