Bilindiği üzere, 5746 sayılı Araştırma, Geliştirme ve Tasarım Faaliyetlerinin Desteklenmesi Hakkında Kanun kapsamında, Ar-Ge/Tasarım ve destek personellerinin Ar-Ge/Tasarım merkezi içerisindeki çalışma sürelerine ilişkin olarak yapılan ödemeler üzerinden hesaplanacak teşvik ve destek tutarlarının belirlenmesi amacıyla, bu sürelerin kamera ve turnike sistemi kullanılması suretiyle tespit edilmesi ve merkeze giriş çıkışların takip edilmesi gerekmektedir. 

Genellikle kameraların şirketlerin ana giriş-çıkış bölgelerinde veya kontrol edilmesi gereken üretim, depo gibi alanlarda bulunduğu bilinmektedir. Ar-Ge/Tasarım Merkezleri özelinde, belirlenmiş alana giriş-çıkış imkânı sağlayan her kapıda kameralı ve kartlı/turnikeli bir sistemin kurulmuş olması, kameraların en az bir yıllık kayıt saklama özelliğine sahip olması (VUK hükümlerine çerçevesinde önerimiz mümkün ise kayıtların beş yıl boyunca arşivlenmesi şeklindedir.) ve giriş-çıkışların personel bazında raporlanabilir olması gerekmektedir. Anılan şartların tam olarak sağlanıp sağlanmadığı hususu, Ar-Ge/Tasarım merkezi ziyaretlerini gerçekleştiren Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı yetkilerince sıkça kontrol edilmekte ve eksikliği durumunda eleştiri konusu yapılmaktadır.

Ar-Ge/Tasarım merkezinde turnike sisteminin kurulması suretiyle, giriş ve çıkışlara ilişkin kayıtlar (loglar) üzerinden belirlenen kapı giriş çıkış saatlerini gösterir çizelgeler ile gelir vergisi stopaj teşviki ve sigorta primi işveren desteği belirlendiğinden Ar-Ge/Tasarım merkezinde turnike sisteminin doğru şekilde konumlandırılması ve sağlıklı olarak işlerliği, ayrıca önem arz etmektedir.

Zira gelir vergisi stopaj teşvikinin hesaplanmasında, bu kapsamdaki personelin Ar-Ge, yenilik veya tasarım faaliyetleri için ayırdıkları fiili sürenin toplam çalışma süresine oranı dikkate alınmaktadır. Benzer şekilde, Ar-Ge/Tasarım personelinin, teşvik kapsamındaki çalışmaları karşılığında elde ettikleri ücretleri üzerinden hesaplanan sosyal güvenlik primi işveren hissesinin yarısı (%50’si), destek mahiyetinde Maliye Bakanlığı bütçesine konulacak ödenekten karşılandığından yapılacak desteğin belirlenmesi aşamasında yine anılan oran dikkate alınmaktadır. Bu yönüyle, gerek gelir vergisi stopaj teşvikinden gerekse sosyal güvenlik primi desteklerinden yararlanmak için personelin Ar-Ge/Tasarım merkezinde geçirmiş olduğu sürenin tam olarak hesaplanması gerekmektedir ki bu da ancak turnike ya da kartlı giriş sistemleri ile mümkün olacaktır.

Teşvik ve Desteklerin Hesaplanmasında Tam Zamanlı/Kısmi Zamanlı Çalışan Personel Ayrımı ve Teşvik/Destek Hesaplaması Bakımından Farklılıklar

Ar-Ge merkezinde çalışan personellerden bütün zamanını Ar-Ge merkezinde ya da Ar-Ge projesi ile ilgili ve mevzuata uygun olmak kaydıyla Ar-Ge merkezi dışında geçirenlerin tam zamanlı çalışan; toplam zamanından bir kısmını Ar-Ge merkezinde diğer zamanlarını ise üretim, yönetim vs. alanlarında geçiren çalışanların kısmi zamanlı çalışan olarak adlandırıldığı bilinmektedir.

Ar-Ge veya tasarım merkezinde çalışan tam zaman eşdeğer Ar-Ge veya tasarım personeli sayısı; çalışan personelin, çalışma sürelerine göre üçer aylık dönemler itibarıyla toplam çalışma süresinin, bir kişinin üç aylık tam zamanlı çalışma süresine bölünmesi suretiyle hesaplanmaktadır. Dolayısıyla yasal mevzuatta üst sınır olarak belirlenen Ar-Ge merkezinde istihdam edilecek en az 15 tam zaman eşdeğeri ile Tasarım merkezleri için geçerli en az 10 tam zaman eş değerinin belirlenmesinde, bu yöntem kullanılacaktır. Yine istihdam edilecek destek personellerinin belirlenmesinde, toplam tam zaman eşdeğerinin %10’unu aşmaması önem arz etmektedir.

Ayrıca, 5746 sayılı Kanun kapsamında tam zamanlı olarak çalışan personelin, ay içindeki çalışmalarının tamamının Ar-Ge, yenilik veya tasarım faaliyetleri ile ilgili olması halinde, hak kazanılmış hafta tatili ve yıllık ücretli izin süreleri ile Ulusal Bayram ve Genel Tatiller Hakkında Kanunda belirtilen tatil günlerine isabet eden süreler de tam zaman eşdeğerin hesabında dikkate alınmaktadır. Ancak haftada 45 saatin üzerindeki çalışma süreleri ile ek çalışma süreleri tam zaman eşdeğerin hesabına katılmayacaktır.

Buna karşın kısmi zamanlı çalışma halinde, tam zamanlı çalışan personelden farklı olarak Ar-Ge, yenilik veya tasarım faaliyetlerinde kısmi zamanlı olarak çalışan personelin hak kazanılmış hafta tatili ve yıllık ücretli izin süreleri ile Ulusal Bayram ve Genel Tatiller Hakkında Kanunda belirtilen tatil günlerine isabet eden ücretleri gelir vergisi stopajı teşvikinin uygulamasında dikkate alınmamaktadır.

Ar-Ge Mevzuatına Uygun ve Sağlıklı Bir Şekilde İşlemeyen Turnike/Kamera Sisteminin Sonuçları

Yukarıda açıkladığımız üzere, Ar-Ge ve Tasarım personelinin Ar-Ge merkezi içinde geçirdiği sürelerin hesaplanmasına yönelik olarak turnike ve kamera sistemlerinin kurulması ve bunların doğru şekilde işlerlik göstermesinin sağlanması gerekmektedir. Zira teşviklerden yararlanmak için personelin merkezde geçirdiği çalışma sürelerinin tam olarak belirlenmesi; bunun için de kapı giriş çıkış saatlerinin takip edilmesi ve düzenli şekilde kaydedilmesi gerekmektedir. Bu zorunluluğun sağlanmaması halinde ise, AR-Ge merkezinin devamlılığı korunamayacak olup ayrıca vergi cezalarıyla karşılaşılması da gündeme gelebilecektir.

Tam zaman eş değer sayısının belirlenmesinde, mevzuat gereği kapı giriş-çıkış saatleri kullanılmakta olup, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı yetkilileri Ar-Ge/Tasarım personellerinin Ar-Ge/Tasarım merkezinde geçirdikleri sürelerin hesaplanmasının doğruluğu konusunda firmalara periyodik denetimler gerçekleştirmektedir. Denetlemeler sırasında özellikle kontrol edilen bir konu olarak personel geçiş sistemlerinin doğru ve tam olarak çalışması konusudur ki bu konu Maliye Bakanlığı ile yaşanabilecek olası sıkıntıların önüne geçilebilmesi açısından da oldukça önem taşımaktadır.

Ar-Ge/Tasarım merkezlerinde Sanayi ve Teknoloji Bakanlığınca yetkilendirilmiş “Değerlendirme ve Denetim Komisyonu” değerlendirmesi sonucunda, denetimde tespit edilen eksiklik ve ihlalin ölçüsüne göre Ar-Ge Merkezi belgesi veya tasarım merkezi belgesi Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı tarafından iptal edilebileceğinden veya eksikliklerin giderilmesi için üç ayı geçmemek üzere ilgili işletmeye süre verilebileceğinden söz konusu süreler içinde işletme, sağlanan destek ve teşviklerden yararlanılamamaktadır.

Ar-Ge merkezinin kurulum şartlarından biri olan turnike/kamera sisteminin bulunmaması, yanlış/eksik konumlandırılması veya turnike sisteminin sağlıklı bir şekilde kullanılmaması (Turnike sisteminin altından, üstünden geçme, turnike dışında farklı kontrolsüz kapı giriş çıkışlarının olması) durumlarında, bu hususların ilgili makamlarca tespiti ve eleştirilmesi güçlü bir ihtimal olarak görünmektedir. Bu ihtimalin gerçekleşmesi halinde ise, gelir vergisi stopaj teşviki ile sigorta primi işveren desteğinden yararlanılan tutarların hatalı olduğu iddiasıyla vergi inceleme raporu hazırlanmak suretiyle yüksek vergi tarhiyat ve cezaları ile karşılaşılabileceği dikkate alınmalıdır.

Bu kapsamda, 5746 sayılı Kanun çerçevesinde gelir vergisi stopajı teşvikinden yararlananların, teşvikten yararlanma şartlarına haiz olmadıkları halde haksız yere yararlandıkları iddiasının sonuçlarının işletmeler açısından çok ağır olması dikkate alınmalı ve yukarıda sözü edilen personel takip sistemlerine hak ettiği önem verilmedir.