Die im Zuge der COVID-19 Massnahmen eingeführten und immer noch geltenden Versammlungsbeschränkungen verunmöglichen den allermeisten Gesellschaften weiterhin, Generalversammlungen in persönlicher Anwesenheit der Aktionäre durchführen zu können. Alternativ kann eine Generalversammlung auf dem Schriftweg unter Einsatz von Abstimmungskarten oder virtuell per Videokonferenz durchgeführt werden. Beide Formen ermöglichen den notwendigen Entscheidungsfindungsprozess durch die Aktionäre unterscheiden sich aber stark voneinander. Deshalb sollte sich der Verwaltungsrat bei der Vorbereitung und Planung einer solchen Generalversammlung die Frage stellen, welche Art von Generalversammlung für seine Gesellschaft die geeignetere ist.

Bei Publikumsgesellschaften ist bereits die Grösse des Aktionärskreises ein wesentliches Entscheidungskriterium, da Publikumsgesellschaften in der Regel nicht nur einen sehr grossen, sondern vor allem auch einen sehr weit verstreuten Aktionärskreis aufweisen. Daher wird bereits aufgrund der Grösse des Aktionärskreises der technische Aufwand für die Vorbereitung und Durchführung einer virtuellen Generalversammlung unweigerlich komplizierter, aufwendiger und teurer als beim Schriftweg. Diese Gesellschaften bevorzugen dementsprechend die schriftlich durchgeführte Generalversammlung. Allerdings verstärkt diese Art der Durchführung der Generalversammlung die bereits heute herrschende Kluft zwischen Management der Gesellschaft und den Kleinaktionären, die bis anhin an der Generalversammlung die Möglichkeit hatten, sich unmittelbar einzubringen. Diese fehlende Unmittelbarkeit bei der schriftlich durchgeführten Generalversammlung führt entsprechend zu einer grösseren Abschottung der Aktionäre, was zwar dem Management zu Gute kommen kann, aber zu mangelnder Transparenz und dadurch auch zu Vertrauensverlust in die Gesellschaft führen kann.

Anders sieht dies bei kleineren oder mittelgrossen Gesellschaften und vor allem bei Familiengesellschaften oder Start-ups aus. Hier sind nicht nur die Eigentums- und Mehrheitsverhältnisse unter den Aktionären übersichtlicher als bei Publikumsgesellschaften, sondern auch deren Einfluss auf die Gesellschaft und das Management. Des Weiteren ist das Informations- und Einflussbedürfnis solcher Aktionäre in der Regel grösser, da sie um die Belange «ihrer» Gesellschaft Bescheid wissen wollen. Entsprechend ist das Bedürfnis einer persönlichen Teilnahme bei diesen Gesellschaften stärker als bei Publikumsgesellschaften. Bereits aus diesem Grund steht hier die Form der virtuell durchgeführten Generalversammlung im Vordergrund. Eine solche ist hier in der Regel auch besser durchführbar als bei Publikumsgesellschaften, da der Teilnehmerkreis gewöhnlich viel kleiner ist, womit die technischen und organisatorischen Anforderungen bewältigt werden können. Allerdings ist der personelle und administrative Aufwand bei einer virtuell durchgeführten Generalversammlung grösser und entsprechend kostenintensiver. Da die Durchführung einer virtuellen Generalversammlung im aktuellen Gesellschaftsrecht so nicht vorgesehen ist, muss sich der Verwaltungsrat an die gesetzlichen Vorgaben halten, wie sie für eine Generalversammlung mit der Anwesenheit von Aktionären vorgesehen sind. Dies bedeutet, dass der gesamte Ablauf, insbesondere die Durchführung der Präsenzkontrolle zu Beginn, die Durchführung von geordneten Wortmeldungen von und Diskussionen mit Aktionären sowie die Abstimmungen und Wahlen, gut durchgeplant sein müssen, um eine mit Gesetz und Statuten im Einklang stehende Generalversammlung abhalten zu können. Auch müssen die Spielregeln einer solchen virtuell abgehaltenen Versammlung vorab den Aktionären kommuniziert werden, damit sie sich entsprechend darauf einstellen und vorbereiten können. Weiter ist bei der Durchführung einer virtuellen Generalversammlung wichtig, dass die Aktionäre darauf hingewiesen werden, dass sie für die technische Durchführung der Teilnahme beispielsweise im Zusammenhang einer guten Internetverbindung und Audiogeräten selbst verantwortlich sind und die Gesellschaft dafür keine Haftung übernimmt.

Ein weiterer wesentlicher Punkt, den es sich bei der Wahl der Form der Durchführung einer Generalversammlung zu beachten lohnt, sind die Minderheitsaktionäre. Insbesondere bei kleinen oder mittelgrossen Gesellschafen wie auch bei Familienunternehmen und Start-ups, kommt ihnen eine viel stärkere Rolle zu, als bei Publikumsgesellschaften. Da die Instrumente des Minderheitenschutzes nach Schweizer Recht bereits beim Besitz einer einzigen Aktie greifen, sollte die Einflussmöglichkeiten von Minderheitsaktionären auf die Gesellschaft und das Management nicht unterschätzt werden. Auch wenn Klagen von Minderheitsaktionäre auf Einsetzung eines Sonderprüfers, auf Anfechtung von Generalversammlungsbeschlüssen oder auf Verantwortlichkeit des Verwaltungsrates aussichtslos erscheinen, können sie für eine Gesellschaft zahlreiche unschöne Nebeneffekte verursachen, die sich, bis eine gerichtliche Entscheidung ansteht, negativ auf deren Geschäftsgang auswirken können. Zu denken ist beispielsweise an Investoren, die während der Dauer einer solchen Klage ihre Investmentzusagen zurückziehen, Vorbehalte in Revisionsberichten, die sich negativ auf die Kredibilität einer Gesellschaft auswirken oder generell die Reputation einer Gesellschaft, die während eines solchen Gerichtsverfahrens leidet. Daher sollte der Verwaltungsrat auch diesen Aspekt bei der Wahl der geeignetsten Form für die Durchführung einer Generalversammlung nicht ausser Acht lassen, damit auch die Minderheitsaktionäre die Möglichkeit haben, sich unmittelbar einzubringen, Fragen an der Generalversammlung zu stellen und mit dem Management zu kommunizieren.

Entsprechend kann die Art der Generalversammlung für die weitere Zukunft einer Gesellschaft sogar entscheidend werden. Daher sollte der Verwaltungsrat verschiedene Aspekte in seine Überlegungen miteinbeziehen, bevor er seine Wahl trifft. Faktoren wie Grösse und Zusammensetzung des Aktionariats, die Informationsbedürfnisse der Aktionäre, die finanzielle Situation der Gesellschaft sowie die Minderheitsverhältnisse sollte der Verwaltungsrat ebenso in seinen Entscheidungsfindungsprozess einbauen wie auch die technische Durchführbarkeit und die personellen sowie administrativen Anforderungen. Die meisten dieser Überlegungen sprechen mehr für die Durchführung einer Generalversammlung auf dem virtuellen Weg, wo die Unmittelbarkeit sowie der persönliche Austausch und die Transparenz besser gewahrt wird, als bei der Durchführung auf dem Schriftweg, wodurch sich der Verwaltungsrat viel stärker von seinen Aktionären abschottet und eigentlich keine grosse Kommunikation zulässt.