Le gouvernement du Canada a publié le projet de règlement qui accompagne le projet de loi C-25 (dont nous discutons ici) visant à modifier la Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSA). Le projet de règlement précise les trois principaux thèmes du projet de loi C-25 :

  • la présentation de renseignements relatifs à la diversité;
  • le vote majoritaire dans les élections d’administrateurs sans opposition;
  • l’envoi par Internet des documents d’assemblée aux actionnaires (procédure de notification et d’accès).

Le projet de règlement a été publié le 13 décembre 2016. Les nouvelles règles prendront effet lorsque le projet de loi C-25 sera lui-même entré en vigueur (il est passé en seconde lecture). Comme il est mentionné dans un de nos billets, le projet de loi C-25 vise principalement à actualiser la LCSA en fonction de l’évolution des lois sur les valeurs mobilières et des règles des bourses de valeurs du Canada.

Déclaration sur la diversité

Une fois modifiée par le projet de loi C-25, la LCSA obligera certaines sociétés de régime fédéral à fournir aux actionnaires des renseignements sur la politique de diversité applicable aux administrateurs et membres de la haute direction. Le projet de règlement explique cette obligation de manière plus détaillée :

  • L’obligation d’information ne s’applique qu’aux « sociétés ayant fait appel au public » (généralement, des sociétés ouvertes).
  • La société sera tenue de présenter des renseignements relatifs à la diversité des sexes conformément aux prescriptions des paragraphes 10 à 15 du Règlement 58-101 sur l’information concernant les pratiques en matière de gouvernance. Elle devra notamment :
    • indiquer si elle a adopté ou non une politique écrite sur la recherche et la sélection de candidates aux postes d’administrateurs;
    • si la société a adopté une telle politique, fournir un sommaire des objectifs et des principales dispositions de la politique, les mesures prises pour assurer sa mise en œuvre et l’évaluation des progrès accomplis vers l’atteinte de ses objectifs;
    • si la société n’a pas adopté une telle politique, en expliquer la raison;
    • déclarer si elle prend en compte la représentation féminine dans la recherche et la sélection de candidats aux postes d’administrateurs, dans la nomination des membres de la haute direction et indiquer si elle fixe des cibles concernant la représentation féminine (sinon expliquer pourquoi elle ne le fait pas);
    • déclarer le nombre et la proportion de femmes au conseil d’administration et à la haute direction.
  • La société sera aussi tenue de présenter des renseignements sur toute politique de diversité non fondée sur la représentation hommes-femmes. Elle devra notamment :
    • indiquer si elle a adopté ou non une politique écrite sur la diversité non fondée sur la représentation hommes-femmes aux postes d’administrateurs et de hauts dirigeants;
    • si la société a adopté une telle politique, fournir un sommaire des objectifs et des principales dispositions de la politique;
    • si la société n’a pas adopté une telle politique, en expliquer la raison.
  • Le terme « haute direction » est défini par référence à la définition de « membres de la haute direction » employée par le Règlement 51-102 sur les obligations d’information continue, qui englobe le chef de la direction, le chef des finances, le président, le président et le vice-président du conseil, entre autres.

Bien que la diversité des sexes soit au centre des priorités des autorités de réglementation et d’autres intervenants du secteur (voir, par exemple, notre série sur la diversité dans les conseils d’administration ici, ici, ici et ici), l’obligation de présenter de l’information sur la diversité non fondée sur la représentation hommes-femmes que prévoit le projet de règlement témoigne de la volonté d’Industrie Canada de favoriser tous les types de diversité dans les postes de haute direction.

Élection des administrateurs

Même si le Guide à l’intention des sociétés de la TSX impose déjà une obligation semblable aux émetteurs inscrits à la cote de la TSX, le projet de loi C-25 vise à imposer aux sociétés ouvertes régies par la LCSA (y compris celles inscrites à la cote de la Bourse de croissance TSX‑V) la règle du vote majoritaire dans les élections sans opposition. Bien que le projet de loi C-25 prévoie que certaines catégories de sociétés « visées par règlement » pourront être dispensées de la règle du vote majoritaire, le projet de règlement n’établit aucune catégorie du genre. Par conséquent, la règle du vote majoritaire s’appliquera à toutes les sociétés régies par la LCSA ayant fait appel au public, non seulement à celles qui sont inscrites à la cote de la bourse principale de la TSX.

Si un administrateur n’obtient pas la majorité des voix dans une élection sans opposition, le nouveau règlement permettra au conseil d’administration de le reconduire seulement si c’est nécessaire pour satisfaire à l’exigence de résidence canadienne ou à l’exigence qu’au moins deux des administrateurs ne soient ni dirigeants ni employés de la société. Le projet de règlement prescrit également que le formulaire de procuration devra permettre aux actionnaires de voter individuellement pour chaque administrateur. Les actionnaires pourront en outre voter pour ou contre chaque administrateur, alors qu’aujourd’hui ils peuvent seulement voter pour un administrateur ou indiquer qu’ils s’abstiennent de voter.

Ces modifications harmoniseront les lois sur les sociétés avec la législation actuelle en valeurs mobilières et étendront la règle du vote majoritaire à toutes les sociétés régies par la LCSA ayant fait appel au public. Elles clarifieront aussi les mécanismes de vote majoritaire régissant l’élection des administrateurs.

Procédure de notification et d’accès

Depuis mars 2013, les Autorités canadiennes en valeurs mobilières permettent aux émetteurs d’utiliser Internet pour fournir les documents d’assemblée aux actionnaires, grâce à la procédure de notification et d’accès. Les sociétés régies par la LCSA n’ont pas le droit de recourir à cette procédure en raison des formalités imposées par la LCSA. Le projet de loi C-25 et le projet de règlement auront pour effet d’autoriser les sociétés régies par la LCSA ayant fait appel au public à ajouter dans leurs documents de notification et d’accès un lien vers leurs états financiers, ce qui satisfera leur obligation de transmettre leurs états financiers à leurs actionnaires. De plus, en vue de favoriser un système de communication de l’information sur demande, qui serait plus économique pour les émetteurs et correspondrait mieux aux lois sur les valeurs mobilières existantes, les sociétés ayant fait appel au public qui n’utilisent pas la procédure de notification et d’accès ou qui n’ajoutent pas de lien aux états financiers dans leurs documents de notification et d’accès seront tenues d’envoyer leurs états financiers seulement aux actionnaires qui en feront la demande. Les sociétés n’ayant pas fait appel au public devront continuer d’envoyer leurs états financiers à tous leurs actionnaires, sauf à ceux qui ont indiqué ne pas vouloir les recevoir.

Autres modifications

Parmi les autres changements de nature administrative qui seront apportés par le projet de loi C‑25 et le projet de règlement, mentionnons que les délais de conservation et de production des documents qui ont été reçus et acceptés par le directeur en vertu de la LCSA seront modifiés.

Les lecteurs peuvent également consulter la note explicative qui accompagne les modifications.