Gestanddoeningstermijn Aanbestedingsreglement werken

Zowel het Aanbestedingsreglement werken 2005 (ARW 2005), als het daarvoor in de plaatst gekomen Aanbestedingsreglement werken 2012 (ARW 2012) bevat een specifieke regeling over de gestanddoeningstermijn.

Binnen de gestanddoeningstermijn garandeert een inschrijver de voorwaarden, waaronder hij bereid en in staat is de opdracht uit te voeren (bijvoorbeeld de prijs). In de periode van gestanddoening is het voor de inschrijvende partijen niet mogelijk om hun aanbod in te trekken.

Verlenging gestanddoeningstermijn

Het komt voor dat de aanbestedende dienst langer dan de gestelde gestanddoeningstermijn nodig heeft om een gunningsbeslissing te nemen. De aanbestedende dienst zal dan aan de inschrijvers om verlenging van de gestanddoeningstermijn moeten verzoeken. Als de aanbestedende dienst verzuimt om verlenging te verzoeken en de gestanddoeningstermijn laat verlopen, zit de aanbestedende dienst zonder inschrijvingen. Immers, na verloop van de gestanddoeningstermijn vervallen de ingediende inschrijvingen. Gunning is dan alleen nog mogelijk indien de aanbestedende dienst alsnog besluit de opdracht aan de “winnende” inschrijver te gunnen en deze inschrijver hiermee akkoord gaat.

Mogelijkheid tot wijzigen aanbod bij instemmen verlenging gestanddoeningstermijn beperkt

Om valse verwachtingen te voorkomen, zal de aanbestedende dienst geen verzoek tot verlenging doen aan de inschrijver die naar het oordeel van de aanbestedende dienst zeer waarschijnlijk niet in aanmerking komt voor de opdracht. Een verzoek om verlenging zal voor de desbetreffende inschrijver dus een indicatie zijn dat hij in aanmerking komt voor de opdracht. De inschrijver zal daarom genegen zijn om met een verzoek om verlenging van de termijn in te stemmen.

Het kan echter voorkomen dat een inschrijver (financieel) nadeel ondervindt als gevolg van de verlenging van de gestanddoeningstermijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan prijsstijgingen van materiaal en personeel als gevolg van tijdsverloop of aan voordeel dat de inschrijver op een bepaald moment bij een leverancier kon bedingen, maar later niet meer.

De mogelijkheden tot wijziging van de aanbieding bij het verlengen van de gestanddoeningstermijn zijn zeer beperkt. Het is niet toegestaan dat de inschrijver bij het instemmen met de verlenging voorwaarden stelt of voorbehouden maakt zonder dat het bestek (uitnodiging tot inschrijving) daartoe ruimte biedt. Immers, dan zal sprake zijn van een inschrijving onder voorwaarden. Een dergelijke inschrijving onder voorwaarden wordt geacht niet te zijn gedaan en is ongeldig.

Zijn er voor de inschrijver dan nog opties om (een deel van) deze kosten vergoed te krijgen? Bijvoorbeeld door in te stemmen met de gestanddoening van zijn inschrijving voor een langere periode, onder voorwaarde dat hij de prijzen van zijn inschrijving mag indexeren?

Op basis van het gelijkheidsbeginsel dient het aanbod van de inschrijver vergelijkbaar te blijven met het aanbod van de andere inschrijvers.

De aanbestedende dienst zal alleen met een aanpassing van prijzen mogen instemmen, indien hij alle andere inschrijvers ook in de gelegenheid stelt om hun inschrijving aan te passen. Bovendien mogen er door de aanpassingen geen verschuivingen in rangorde plaatsvinden. Dit betekent dat alleen die prijzen kunnen worden aangepast, die de andere inschrijvers als gevolg van de verlengde gestanddoeningstermijn ook moeten aanpassen. Het toepassen van een indexering is over het algemeen toegestaan.