Ab 2017 können im Ausland ansässige Gläubiger von bestimmten Einkünften (z. B. Dividenden, Zinsen und Lizenzgebühren) aus Russland die Vergünstigungen des russischen Doppelbesteuerungsabkommens (DBA) nur dann im Rahmen des Freistellungsverfahrens beanspruchen, wenn sie dem Schuldner vor der Zahlung eine „Confirmation of Benefical Ownership“ vorlegen. Ist die Quellensteuer einbehalten und abgeführt worden, verbleibt nur das Erstattungsverfahren. Folglich ist ein entsprechender Nachweis für eine quellensteueroptimale Repatriierung aus Russland unerlässlich.

Hintergrund

Das russische Steuergesetzbuch beinhaltet das Rechtsinstitut der Nutzungsberechtigung (Beneficial Ownership) seit 2015. Zuvor hatte die Finanzverwaltung diesen Begriff im Rahmen von Erläuterungen für die DBA definiert.

Eine Person wird nunmehr als nutzungsberechtigt für das aus Russland stammende Einkommen anerkannt, wenn sie das Einkommen verwendet und über dieses verfügen darf. Bei der Feststellung der Nutzungsberechtigung müssen die Funktionen dieser Person und die durch sie übernommenen Risiken berücksichtigt werden.

Neues Verfahren ab 2017

Daher müssen russische Gesellschaften bei Zahlungen in das Ausland ab 2017 eine Bestätigung der Nutzungsberechtigung („Confirmation of Beneficial Ownership“) von dem ausländischen Zahlungsempfänger erhalten. Die Bestätigung muss vor der Zahlung in das Ausland vorliegen. Anderenfalls ist die russische Gesellschaft nicht berechtigt, die Vergünstigungen des DBA zum Zeitpunkt der Zahlung anzuwenden. Liegt eine Bestätigung erst nach der Zahlung vor, kann der Schuldner die Vergünstigungen beanspruchen und die Erstattung der Quellensteuer beantragen.

Formelle Bestätigung und Defense-File

In welcher Form die Nutzungsberechtigung nachzuweisen ist, ist nicht detailliert geregelt. Das Gesetz in der neuen Fassung enthält keine Angaben über den Inhalt und den Umfang der Bestätigung bzw. der weiteren Dokumentation. Nach Auffassung des russischen Finanzministeriums dürfen die Steuerpflichtigen diesbezüglich nach ihrem eigenen Ermessen handeln sowie alle Informationen und Dokumente vorlegen, die die Nutzungsberechtigung bestätigen. Dies wird sich wohl von Fall zu Fall abhängig von der Art der Zahlung (Dividenden und Zinsen oder Lizenzgebühren) unterscheiden.

Auswirkungen auf die Praxis

Im ersten Schritt sollte die Bestätigung in Form eines Schreibens oder eines unterzeichneten Formulars eingeholt werden (formelle Bestätigung). Eine solche formelle Bestätigung sollte die allgemeinen Angaben über den Zahlungsempfänger, über das der Auszahlung zu Grunde liegende Rechtsverhältnis (Vertrag, Rechnung, Entscheidung der Gesellschafter) sowie die Bestätigung selbst in Form einer entsprechenden Aussage enthalten.

Soweit in Zukunft nichts anderes geregelt oder durch das russische Finanzministerium erläutert wird, soll die formelle Bestätigung vor jeder Zahlung in das Ausland vorgelegt werden, wenn DBA-Vergünstigungen auf diese Zahlung angewandt werden sollen.

Auch wenn das Gesetz nur die Vorlage einer formellen Bestätigung verlangt, empfiehlt es sich außerdem, eine Dokumentation zum Nachweis der Nutzungsberechtigung des Zahlungsempfängers vorzubereiten („Defense-File“). Aus der Dokumentation sollte ersichtlich sein, dass der Zahlungsempfänger:

  • über die Ressourcen verfügt, die ein unabhängiger Dritter für die vergleichbaren Funktionen benötigen würde;
  • gleiche Risiken trägt, die ein unabhängiger Dritter bei vergleichbaren Geschäften übernehmen würde;
  • die erhaltene Zahlung an eine andere Person nicht in der Weise weiterleitet, dass er als eine Zwischengesellschaft ohne Funktionen und Substanz eingestuft werden kann.

Das Defense-File muss nicht zwingend für jede Zahlung vorgelegt werden; eine Dokumentation für eine Gruppe von ähnlichen Transaktionen sollte ausreichend sein.

Im Ergebnis ist es für die russische Gesellschaft wichtig, bereits bei der Auszahlung zu bestimmen, ob der Zahlungsempfänger nutzungsberechtigt ist und dies auch nachweisen kann. Andernfalls drohen Haftungsrisiken und Bußgelder. Da die russische Gesellschaft die Quellensteuern für die Rechnung des Zahlungsempfängers einbehält, sollten entsprechende Steuerklauseln bei der Vertragsgestaltung in Erwägung gezogen werden.

Gerade gegenüber Dritten können im Zusammenhang mit den für das Defense-File notwendigen Informationen berechtigte Vorbehalte bestehen. Hier könnten Vertragsklauseln zur gegenseitigen Unterstützung ein Schritt in die richtige Richtung sein.

In welcher Form die Nutzungsberechtigung nachzuweisen ist, ist nicht detailliert geregelt. Die formelle Bestätigung und ein Defense-File sollten der richtige Ansatz sein, damit der Zahlungsempfänger weiterhin die DBA-Vergünstigungen beanspruchen kann. Da die Art und Form des Nachweises bisher nicht detailliert geregelt sind, sind die weitere Vorgehensweise der Gesetzgebung und der Finanzverwaltung genau im Auge zu behalten.