La Banca Centrale Europea (la “BCE”) ha recentemente emanato la “Guida alla verifica dei requisiti di professionalità e onorabilità” di esponenti bancari (la “Guida[1]”). Il documento BCE fornisce linee guida cui fare riferimento nel processo di selezione e nomina degli amministratori degli enti creditizi significativi e illustra le politiche, le prassi e i processi applicati dalla vigilanza europea nel valutare l’idoneità dei compenti degli organi di amministrazione degli enti.

Nel quadro del meccanismo di vigilanza unico[2], la Guida si applica in generale agli enti creditizi significativi[3],nonché agli enti meno significativi in occasione della concessione di autorizzazioni allo svolgimento di attività bancaria o all’assunzione di partecipazioni qualificate. Al di fuori dell’ambito autorizzatorio allo svolgimento di attività bancaria o all’assunzione di partecipazioni qualificate, le nomine presso gli enti meno significativi restano fra le attribuzioni della Banca d’Italia.

Gli esponenti bancari soggetti ai requisiti di onorabilità e professionalità sono i componenti dell’organo di amministrazione, sia con funzione di gestione (membri esecutivi), sia con funzioni di supervisione strategica e di controllo (membri non esecutivi). I processi di verifica possono trarre origine dai seguenti casi: i) procedura relativa al rilascio dell’autorizzazione all’attività bancaria o a partecipazioni qualificate[4]; ii) nuova nomina, variazione di carica o rinnovo di amministratori; iii) fatti nuovi o qualsiasi altro problema che possa influire sulla valutazione iniziale di idoneità degli amministratori[5].

Sulla base della Guida è opportuno che le istituzioni bancarie valutino la possibilità di rivedere i processi di nomina e selezione degli amministratori sulla base dei principi in essa contenuti, incluse le regole in tema di funzionamento del comitato nomine[6].

I. NATURA GIURIDICA DELLA GUIDA

La Guida è una misura di c.d. soft law, avente carattere non vincolante e redatta dalla BCE per armonizzare l’applicazione dei criteri di valutazione in materia di verifica dei requisiti di professionalità ed onorabilità. Mediante la Guida la BCE intende promuovere l’adozione di prassi di vigilanza comuni senza modificare l’attuale quadro normativo sulla vigilanza prudenziale degli enti creditizi che continua a trovare integrale applicazione.

II. I CRITERI DI VALUTAZIONE

La Guida prevede che la BCE fondi le proprie valutazioni sulla professionalità e onorabilità degli esponenti bancari su cinque criteri: i) esperienza; ii) onorabilità; iii) conflitti di interesse; iv) disponibilità di tempo; e v) adeguatezza complessiva.

L’esperienza di un candidato è valutata sulla base del principio di proporzionalità commisurando la valutazione alle dimensioni dell’ente, alla natura, alla portata e alla complessità delle sue attività nonché al particolare incarico da ricoprire. L’esperienza riguarda tanto l’esperienza professionale pregressa, quanto le conoscenze (e competenze) tecniche acquisite tramite l’istruzione e la formazione. Il livello di esperienza richiesto aumenta a seconda della complessità della carica da ricoprire. Come minimo sono necessarie conoscenze tecniche di base nel settore bancario che consentano di comprendere le attività e i rischi principali dell’ente attendendosi un livello di conoscenze tecniche anche nell’ambito dei mercati finanziari, del contesto normativo di riferimento e dei relativi obblighi giuridici rilevanti e nella gestione dei rischi.

Il processo di valutazione sul criterio dell’esperienza prevede due fasi distinte: i) la prima fase, necessaria, riguarda la valutazione il superamento delle soglie corrispondenti a livelli presunti di adeguata esperienza fissati ex ante nella Guida; ii) la seconda fase, eventuale, trova applicazione solamente nel caso in cui le soglie non siano soddisfatte. In tale circostanza l’idoneità potrà essere riconosciuta al soggetto soltanto qualora siano addotte motivazioni appropriate dall’istante. Infatti, è concessa la possibilità di colmare eventuali lacune attraverso uno specifico piano di formazione o di dimostrare il possesso di qualità e conoscenze diverse e ulteriori, ma comunque utili per l’ente.

Il requisito dell’onorabilità si ritiene rispettato ove siano assenti elementi che suggeriscano il contrario e dubbi fondati sull’onorabilità del soggetto stesso. Il principio di proporzionalità è inapplicabile al requisito di onorabilità poiché un candidato non può che essere o meno in possesso di tale requisito. I procedimenti penali e amministrativi in corso o conclusi al momento della trasmissione o notifica dell’istanza oppure al momento del loro avvio rilevano ai fini della onorabilità sia nel caso di procedimenti sfavorevoli, sia nel caso di procedimenti favorevoli. In particolare potranno rilevare anche circostanze alla base del procedimento favorevole quali ad esempio i casi in cui la decisione favorevole sia basata su elementi procedurali (quale ad esempio l’intervenuta prescrizione).

É necessario che le competenti autorità siano sempre informate con riguardo ai procedimenti giudiziari pendenti o conclusi che riguardano un candidato. Alla luce del rischio reputazionale, a cui è soggetto non solo l’esponente nominato ma anche l’ente vigilato, si richiede all’organo di amministrazione di esaminare i procedimenti in corso e di confermare la propria fiducia nell’esponente nominato dopo che sia stata svolta un’attenta analisi dei procedimenti in corso a suo carico.

La Guida prevede una lista di informazioni da fornire[7] obbligatoriamente che potrà essere anche ampliata sulla base di valutazioni caso per caso. La BCE potrà inoltre richiedere informazioni ulteriori all’autorità giudiziaria competente per integrare la documentazione ritenuta insufficiente o incompleta.

Le politiche di ciascuna banca sui conflitti di interesse[8] devono assicurare l’individuazione, la comunicazione, l’attenuazione, la gestione e la prevenzione dei conflitti siano essi effettivi, potenziali (ossia ragionevolmente prevedibili) o percepiti come tali dall’opinione pubblica. La presenza di un conflitto non indica necessariamente che il candidato non possa essere considerato idoneo. Ciò si verifica se il conflitto pone un rischio rilevante e ove non sia possibile prevenire, attenuare o gestire adeguatamente il conflitto di interessi sulla base dei presidi introdotti dalla banca. Il soggetto istante comunica alla BCE tutti i conflitti di interesse effettivi, potenziali o percepiti.

La Guida contiene un elenco di situazioni in cui si presume l’esistenza di conflitti di interesse rilevanti. L’elenco è predisposto sulla base di un approccio per macro aree e riguarda i seguenti aspetti: i) personale[9]; ii) professionale[10]; iii) politico[11]; e iv) finanziario[12].

La titolarità di più cariche sociali è un fattore che può influenzare la disponibilità di tempo del candidato a ricoprire l’ufficio in modo idoneo. La regola generale prevede: i) non più di un incarico di amministratore esecutivo e di due incarichi di amministratore non esecutivo; ovvero ii) non più di quattro incarichi di amministratore non esecutivo. Sono comunque previste delle eccezioni alla regola[13].

La richiesta avanzata dall’ente deve contenere almeno le seguenti informazioni: i) indicazione specifica da parte del soggetto vigilato della disponibilità di tempo che il ruolo richiede; ii) elenco completo degli incarichi o delle posizioni a cura dell’esponente nominato e la disponibilità di tempo prevista per ogni mandato o posizione; iii) autodichiarazione dell’esponente, confermata dall’ente vigilato, da cui emerga che si dispone di tempo sufficiente da dedicare a tutti i mandati.

L’ente istante valuta, sulla base di un processo di self-assessment, e comunica al gruppo di vigilanza congiunta (c.d. “GVC”) le carenze riferite all’adeguatezza complessiva del proprio organo di amministrazione. In maggiori dettagli l’istante fornisce una: i) descrizione della composizione dell’organo di amministrazione per il quale l’esponente è sottoposto alla verifica dei requisiti; ii) breve dichiarazione motivata relativa al modo in cui l’esponente contribuirà al requisito di idoneità complessiva dell’organo; iii) descrizione circa l’esito dell’autovalutazione periodica, che potrebbe essere richiesto dal GVC nel caso in cui quest’ultimo abbia individuato carenze riguardanti l’idoneità complessiva e intenda farne oggetto di discussione.

III. LA PROCEDURA AVANTI ALLA BCE, LE SUE REGOLE GENERALI DI FUNZIONAMENTO E I POTERI DELLA BCE

Gli enti creditizi significativi notificano la proposta di nomina di un nuovo componente dell’organo gestorio alla Banca d’Italia. La notifica è eseguita tramite i moduli e gli schemi forniti dalla Banca d’Italia, in qualità di autorità nazionale competente e soggetto agente come punto di contatto tra l’istante e la BCE.

La Banca d’Italia comunica alla BCE la ricezione della notifica informandola del termine, laddove presente, entro il quale deve essere adottata una decisione. Previa analisi della documentazione ricevuta, la BCE predispone una decisione formale con il supporto della Banca d’Italia secondo i termini meglio descritti al paragrafo IV.

La BCE decide secondo il diritto comunitario e quello italiano e gli esiti della sua decisione sono confidenziali. Essi non vengono infatti resi noti a soggetti diversi dall’ente creditizio significativo e dal candidato.

Tra i poteri di cui gode la BCE si segnalano le audizioni. Esse costituiscono una delle modalità tramite cui è possibile raccogliere informazioni sul candidato ovvero su fatti di rilievo. Lo scopo dell’audizione è integrare e/o verificare: i) la documentazione presentata dall’istante; oppure ii) le informazioni di cui l’autorità competente sia venuta a conoscenza tramite altri mezzi. Le audizioni sono di due tipi. Il primo tipo riguarda le audizioni informative mediante cui la vigilanza considera tutti gli elementi di idoneità presenti nella documentazione sottoposta alla sua attenzione. Il secondo tipo riguarda le audizioni specifiche, così come avviate laddove a seguito di un’audizione informativa permangano perplessità. La BCE può anche decidere di convocare solo un’audizione specifica ad esempio nel caso in cui dalla documentazione scritta siano già emersi chiaramente elementi critici specifici riguardo alla professionalità e all’onorabilità dell’esponente.

La chart di seguito riportata riassume le parti interessate e i principali aspetti del processo di cui alla Guida, così come meglio descritto nel prosieguo di questo documento.

IV. LA FASE DECISORIA

Ciascuna verifica della BCE, a seguito della ricezione del modulo di cui al par. III, si conclude con una decisione formale. Poiché la decisione può incidere negativamente sui diritti dell’esponente la BCE osserva alcuni principii e diritti fondamentali. A titolo esemplificativo la parte oggetto di verifica ha diritto a essere sentita in relazione agli addebiti mossi nei suoi confronti oltre a godere del diritto di rappresentanza legale, del diritto di accesso al fascicolo della BCE e del diritto a una motivazione della decisione di vigilanza.

La decisione può essere negativa ovvero positiva. Inoltre, la BCE può includere nelle proprie decisioni positive raccomandazioni, condizioni o obblighi.

Nella decisione con raccomandazione la BCE si auspica l’adozione di azioni da parte dell’ente creditizio. Il ricorso a tali strumenti non vincolanti è teso a incoraggiare l’applicazione delle migliori prassi da parte degli enti creditizi.

La BCE può inoltre condizionare sospensivamente la propria decisione all’adozione di azioni quali la richiesta che il candidato segua una formazione specifica, le dimissioni da un incarico esterno ovvero da un’altra funzione ovvero un periodo di prova. L’ente vigilato informa tempestivamente la BCE al ricorrere della condizione. Il mancato rispetto di una condizione influisce sulla validità della decisione non essendo soddisfatti i requisiti richiesti.

La decisione con obblighi prevede l’onere di fornire specifiche informazioni ai fini della verifica nel continuo dei requisiti di professionalità e onorabilità oppure di assumere una determinata misura relativa a tali requisiti, che interessi non l’esponente ma tutto l’ente vigilato. Diversamente da una condizione, la mancata osservanza di un obbligo non influisce automaticamente sui requisiti dell’esponente. Gli obblighi più comuni consistono nella richiesta di informazioni sui procedimenti giudiziari in corso, nella richiesta di miglioramenti delle politiche scritte sui conflitti di interesse dell’ente e nella richiesta di miglioramenti in termini di idoneità complessiva dell’organo di amministrazione.

Il soggetto vigilato (o in via eccezionale l’esponente nominato) riceve notifica della decisione adottata dalla BCE. Il soggetto vigilato e l’esponente nominato devono soddisfare qualsiasi altro requisito previsto dalla legislazione nazionale vigente, ad esempio eventuali obblighi di iscrizione in un registro nazionale.

La chart di seguito riportata rappresenta la fase conclusiva della procedura di valutazione, ossia la comunicazione al soggetto vigilato della decisione adottata dalla BCE e la possibile impugnazione di quest’ultima. Il soggetto vigilato o il candidato, infatti, possono richiedere un riesame della decisione alla Commissione Amministrativa del Riesame della BCE o impugnare la decisione direttamente dinanzi alla Corte di giustizia dell’Unione Europea.

V. RIFLESSIONI CONCLUSIVE

La Guida è uno strumento di notevole importanza per gli enti creditizi in quanto consente di operare una valutazione ex ante circa la potenziale idoneità di un candidato a ricoprire il ruolo di amministratore prima della notifica alla Banca d’Italia. Come tale, la Guida costituisce un indispensabile documento per gli azionisti e per i comitati nomine delle banche in quanto consente ai soggetti vigilati ed ai loro azionisti di orientare, già nella fase di individuazione preliminare dei candidati al ruolo di membri degli organi di amministrazione, la propria ricerca verso persone in possesso dei requisiti richiesti dalla Guida. La Guida ha infine il pregio di tratteggiare chiaramente i processi seguiti dalla BCE e gli elementi fattuali oggetto di apprezzamento da parte della vigilanza. La vigilanza baserà infatti l’esercizio della propria azione sui principi e le regole indicati nella Guida.

La Guida può inoltre essere vista come un utile riferimento in materia di onorabilità anche per società che operano in altri settori industriali.

Dal punto di vista applicativo, e tenuto conto del particolare contesto italiano, è opportuno che gli enti creditizi, ed i loro azionisti che intendano presentare liste di candidati per il Consiglio di Amministrazione, rivedano le procedure per l’individuazione dei candidati per tenere conto sia dei criteri per la determinazione dei requisiti di onorabilità e professionalità, sia della tempistica prevista dalle fasi procedurali indicate dalla Guida, sia della documentazione che deve essere raccolta per essere resa disponibile all’autorità di vigilanza. Di questi fattori dovranno tenere conto anche i consulenti eventualmente incaricati da azionisti e Consigli di Amministrazione per l’individuazione di candidature alle cariche sociali.

Fra i criteri individuati dalla Guida, di particolare delicatezza nel contesto italiano è il requisito dell’onorabilità, e ciò con riferimento ai procedimenti penali che possano coinvolgere amministratori (in genere esecutivi), che hanno una frequenza ed una durata sconosciuta negli altri ordinamenti europei. E’ opportuno che gli enti creditizi e gli azionisti che intendono nominare un amministratore oggetto di indagini penali prestino estrema attenzione nella predisposizione della documentazione che verrà messa a disposizione delle autorità competenti.

La possibilità che la decisione della BCE possa contenere raccomandazioni, o essere corredata di condizioni od obblighi richiede che gli enti creditizi mettano in atto le misure necessarie per dare atto a quanto previsto nella decisione e ove necessario verificarne l’effettivo adempimento. Ciò comporterà un ulteriore impegno per il Presidente ed il Segretario del Consiglio di Amministrazione e le funzioni aziendali che supportano le attività consiliari e dei comitati endoconsiliari.

Prudenzialmente gli enti creditizi potranno inoltre considerare l’opportunità di sviluppare dei “contingency plan” nell’ipotesi in cui la BCE dovesse rigettare il candidato proposto.