Toepasselijke wetgeving

1. De Wet van 18 september 2017 die de 4de Europese richtlijn van 20 mei 2015 inzake de voorkoming van witwassen van geld heeft omgezet (richtlijn 2015/849/EU) heeft tevens het register van uiteindelijke begunstigden ingevoerd, het zg. « UBO-register » (Ultimate Beneficial Ownership). Het koninklijk besluit van 30 juli 2018 betreffende de werkingsmodaliteiten van het UBO-register werd op 14 augustus 2018 gepubliceerd en zal op 31 oktober 2018 in werking treden.

De door de reglementering geviseerde entiteiten

2. In essentie voorziet de Wet van 18 september 2017 in de verplichting voor de in België opgerichte vennootschappen, (i)vzw’s, stichtingen, trusts, fiducies, en andere vergelijkbare constructies om toereikende, accurate en actuele informatie in te winnen en bij te houden over hun uiteindelijke begunstigden en om deze aan het UBO-register mede te delen.

Ter zake weze het opgemerkt dat alle vennootschapsvormen geviseerd worden, en dit gaande van beursgenoteerde vennootschappen tot vennootschappen van gemeen recht.

Definitie van de uiteindelijke begunstigde

3. De notie « uiteindelijke begunstigde » wordt op een gedetailleerde wijze gedefinieerd in artikel 4, 27° van de Wet en het betreft de natuurlijke perso(o)n(en) die de uiteindelijke eigenaar is (zijn) van of zeggenschap heeft (hebben) over de bedoelde entiteit. Voor de vennootschappen gaat het samengevat om de natuurlijke personen (i) die rechtsreeks of onrechtstreeks een toereikend percentage van de stemrechten of van het eigendomsbelang in deze vennootschap houden (het bezit, rechtstreeks of via een aangehouden participatie, van ten minste 25% van de stemrechten of van het kapitaal geldt als een indicatie van een toereikend percentage) of (ii) die zeggenschap hebben over deze vennootschap via andere middelen. Bij gebreke aan identificatie van de natuurlijke personen die aan de hierboven onder (i) of (ii) vermelde voorwaarde voldoen, zullen de uiteindelijke begunstigden de natuurlijke personen zijn die behoren tot het hoger leidinggevend personeel.

Voor de (i)vzw’s en de stichtingen zijn de uiteindelijke begunstigden samengevat de bestuurders, de personen belast met het dagelijks bestuur, de stichters, de natuurlijke personen of categorie van natuurlijke personen in wier hoofdzakelijk belang de vereniging werd opgericht of elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen de uiteindelijke zeggenschap uitoefent over de vereniging of stichting. Voor de fiducies of de trusts gaat het om de oprichter, de fiduciebeheerder(s) of trustees, de protector, of de begunstigden of categorie van personen in wier hoofdzakelijk belang de fiducie of trust werd opgericht, of elke andere natuurlijke persoon die de uiteindelijke zeggenschap over de fiducie of trust uitoefent.

De hierboven opgesomde categorieën van uiteindelijke begunstigden zijn cumulatief.

4. Het koninklijk besluit voert een onderscheid in tussen de rechtstreekse uiteindelijke begunstigde en de onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde (i.e. diegene die de informatieplichtige bezit of controleert via de tussenkomst van een of meer juridische entiteiten).

Het verslag aan de Koning verduidelijkt dat het begrip « onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde » de uiteindelijke begunstigde beoogt te identificeren die beschikt over een effectief belang of over controle via andere informatieplichtigen, met inbegrip van buitenlandse juridische entiteiten.

5. Het koninklijk besluit van 18 juli 2018 zet de 4de anti-witwasrichtlijn gedeeltelijk om en anticipeert reeds op de 5de anti-witwasrichtlijn van 30 mei 2018 (richtlijn 2018/843/EU) die de 4de richtlijn wijzigt.

Het verslag aan de Koning vermeldt dat door de oprichting van het UBO-register en de precieze identificatie van de uiteindelijke begunstigden België tegemoet kan komen aan de aanbevelingen van de FAG en tevens reageert op de vereisten inzake gegevensuitwisseling voor belasting-doeleinden van de OESO.

Personen belast met de overmaking van informatie aan het UBO-register

6. Het koninklijk besluit voert het begrip van « informatieplichtige » in, te weten de entiteiten zoals hierboven vermeld onder punt 2.

De verplichting om informatie over te maken aan de Algemene Administratie van de Thesaurie die belast is met het houden van het UBO-register rust op de informatieplichtigen – en meer bepaald bij haar bestuurders – en niet op de uiteindelijke begunstigden zelf.

Als algemene regel geldt dat de informatie minstens jaarlijks dient bijgewerkt of bevestigd te worden. De bestuurders of zaakvoerders van vennootschappen zullen evenwel binnen de termijn van een maand moeten overgaan tot de mededeling aan het UBO-register van de informatie waarover zij beschikken met betrekking tot de uiteindelijke begunstigden.

De registratie van de gegevens in het register zal plaatsvinden via het portaal MyMinFin.

Over te maken informatie

7. Het koninklijk besluit verplicht de in België opgerichte vennootschappen om voornamelijk de navolgende informatie van elk van hun uiteindelijke begunstigden over te maken aan het UBO-register : i) naam, voornaam, dag/maand/jaar van geboorte, nationaliteit(en), land van verblijf, volledige verblijfsadres, datum waarop hij/zij uiteindelijke begunstigde is geworden van de informatieplichtige, het identificatienummer bij het rijksregister van natuurlijke personen of bij de Kruispuntbank van de sociale zekerheid (of elk vergelijkbaar identificatiemiddel dat in het buitenland wordt afgeleverd), ii) om welke type van uiteindelijke begunstiging het gaat, iii) of het om een rechtstreekse dan wel onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde gaat, iv) of het gaat om een persoon die de voorwaarden afzonderlijk vervult dan wel samen met andere personen, v) ingeval van een onrechtstreekse uiteindelijke begunstiging, de volledige identificatiegegevens van elk van de tussenpersonen, vi) het percentage van aandelen of stemrechten, en vii) ingeval van onrechtstreekse eigendom of controle, het gewogen percentage van aandelen of stemrechten in de vennootschap.

8. De in België opgerichte (i)vzw’s en stichtingen moeten aan het UBO-register gelijkaardige informatie overmaken dan deze die vennootschappen over hun uiteindelijke begunstig-den moeten overmaken, met uitzondering van de informatie over de omvang van het uiteindelijke belang dat in deze structuren wordt aangehouden.

Het koninklijk besluit verplicht de trustees en fiduciaires die trusts, fiducies of gelijkaardige entiteiten vanuit België beheren om gelijkaardige informatie in te winnen en bij te houden over hun uiteindelijke begunstigden en om bepaalde informatie die een verband houdt met België aan het UBO-register over te maken.

Toegang tot de informatie en registratie

9. De gegevens van het UBO-register zullen niet enkel toegankelijk zijn voor de bevoegde autoriteiten en de onderworpen entiteiten (waaronder het Ministerie van Financiën, de fiscale autoriteiten, de CFI, de Politie, de NBB, de FSMA, de bedrijfsrevisoren, boekhouders, advocaten, notarissen, gerechtsdeurwaarders, etc.) maar tevens voor elke burger, en dit in toepassing van de verhoogde transparantie die door de 5de anti-witwasrichtlijn wordt ingevoerd.

De burger zal wel geen toegang krijgen tot de voornaam, de geboortedag, het volledige verblijfsadres en identificatienummer bij het rijksregister of vergelijkbaar identificatiemiddel van de uiteindelijke begunstigde.

De burger zal dit register slechts kunnen raadplegen op basis van de naam van een onderneming of het KBO-nummer, en zal geen opzoekingen kunnen verrichten op basis van de uiteindelijke begunstigde. De burgers die het register raadplegen zullen zich dienen te identificeren en de historiek van deze raadplegingen zal bewaard blijven. Tevens zullen zij administratie kosten dienen te voldoen.

Het dient opgemerkt dat de burger geen directe toegang zal hebben tot de andere juridische entiteiten – de (i)vzw’s, stichtingen en fiducies – . Hij/zij zal hiertoe een specifieke aanvraag moeten indienen bij de Administratie van de Thesaurie en een legitiem belang dienen aan te tonen dat verband houdt met de strijd tegen het witwassen van geld, de financiering van terrorisme en de verbonden onderliggende criminele activiteiten.

10. De raadpleging van de gegevens van het UBO-register zal plaatsvinden zonder dat de informatieplichtigen of de betrokken uiteindelijke begunstigden hiervan worden verwittigd.

11. De uiteindelijke begunstigden zullen door de Administratie van de Thesaurie worden ingelicht van hun inschrijving in het UBO-register en de erin op hun naam opgenomen informatie zal hen eenmaal per jaar worden medegedeeld.

De uiteindelijke begunstigden kunnen kennis nemen van de gegevens die in hun naam zijn opgenomen in het register en kunnen overgaan tot verbetering en verwijdering van onjuiste gegevens die op hun naam zijn opgenomen.

Elke raadpleging van het register zal geregistreerd en bewaard worden voor een duur van 10 jaar. De in het register opgenomen informatie zal tevens voor een duur van 10 jaar bewaard worden te rekenen vanaf de dag dat de informatieplichtige zijn rechtspersoonlijkheid verliest of zijn activiteiten definitief stopzet.

Aanvraag tot afwijking

12. De Administratie van de Thesaurie kan evenwel op aanvraag van een uiteindelijke begunstigde (of zijn volmachtdrager) de toegang voor met name de burger beperken tot alle of een gedeelte van de informatie die hem/haar aanbelangt. De uiteindelijke begunstigde zal dan dienen aan te tonen dat « de toegang hem/haar blootstelt aan een onevenredig risico, een risico op fraude, ontvoering, chantage, afpersing, pesterijen, geweld of intimidatie of dat de uiteindelijke begunstigde een minderjarige of anderszins handelingsonbekwaam is ». De Administratie van de Thesaurie kan per geval en na gedetailleerde analyse van het uitzonderlijke karakter van de omstandigheden een dergelijke afwijking toestaan.

Sancties

13. De niet-naleving door vennootschappen, (i)vzw’s of stichtingen en meer in het bijzonder door hun bestuurders van de op hen rustende verplichtingen kunnen met administratieve en penale sancties worden bestraft.

Praktische aspecten

14. Op basis van de toepasselijke teksten zouden de informatieplichtigen voor het eerst uiterlijk op 30 november 2018 de gegevens over de uiteindelijke begunstigden aan het UBO-register dienen over te maken. Evenwel, en op basis van de informatie die zopas op de website van de FOD Financiën werd gepubliceerd, werd deze termijn verlengd tot 31 maart 2019.

De navolgende maatregelen dienen intussen door de informatieplichtigen ondernomen te worden:

  1. het uitwerken van interne procedures teneinde het vergaren van de gevraagde informatie alsmede de communicatie van eventueel hiermee gepaard gaande wijzigingen te faciliteren;
  2. het identificeren van de uiteindelijke begunstigden en de categorie(ën) tot dewelke deze behoren, en desgevallend de documenten te verzamelen dewelke de oprechtheid van deze medegedeelde informatie attesteren (vb. kopie van de identiteitskaart, aandeelhoudersregister, authentieke aktes, de statuten van de tussenkomende juridische entiteiten ingeval van de onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde);
  3. het aanduiden van een wettelijke vertegenwoordiger of een gevolmachtigde met een e-ID kaart die de informatie genoemd in het koninklijk besluit via MyMinFin in naam van de informatieplichtige kan invullen. In geval van een volmacht, zou het zowel om een interne als een externe gevolmachtigde kunnen gaan (vb. boekhouder, juridisch adviseur, een natuurlijkpersoon of rechtspersoon).

Verdere informatie is beschikbaar op de website van de Federale Overheidsdienst Financiën (https://financien.belgium.be/nl/ubo-register).

Thans worden tevens gedetailleerde richtlijnen uitgewerkt voor elke categorie van informatieplichtigen.