Die BaFin plant eine Änderung des Rundschreibens 4/2010 Mindestanforderungen an die Compliance-Funktion und die weiteren Verhaltens-, Organisations- und Transparenz- pflichten nach §§ 31 ff. WpHG (MaComp). Die Anpassung der MaComp basiert auf Erkenntnissen der BaFin aus Prüfungen, welche die Auslagerung der WpHG-Compliance- Funktion zum Gegenstand hatten. Den auslagernden Instituten werden dadurch zugleich Hinweise für eine ordnungsgemäße Organisation solcher Auslagerungen gegeben. Die Präzisierung von MaComp BT 1.3.4 soll insbesondere betriebswirtschaftlich motivierte (möglicherweise Fehl-) Entwicklungen bei den auslagernden Instituten vermeiden helfen.

Wesentliche Gesichtspunkte der neuen MaComp-Regelungen

  • Unteilbarkeit der Verantwortung des Compliance-Beauftragten bei Auslagerung
  • Sicherstellung der Unabhängigkeit bei Auslagerung der Compliance-Funktion
  • BaFin achtet darauf, dass Compliance-Funktionsauslagerungen nicht nur aus rein ökonomischen Gründen vorgenommen werden.
  • BaFin stellt sicher, dass Compliance-Funktion bei Auslagerung in ihrer Funktions-fähigkeit nicht beeinträchtigt wird.
  • Ausgelagerter Compliance-Beauftragter ist nur gegenüber dem Vorstand des auslagernden Unternehmens verpflichtet, das Auslagerungsunternehmen darf hierauf nicht einwirken.

Konsultation der BaFin 03-14 vom 11.04.2014

Die Einrichtung der Compliance-Funktion nach WpHG (= Entwicklung und Einführung einer institutsindividuellen Organisation, angemessener Grundsätze und Verfahren) im jeweiligen Institut und die Ernennung eines Compliance-Beauftragten selbst sind nicht delegierbar und nicht auslagerbare Leitungsaufgaben der Geschäftsleiter eines jeden Instituts. Es besteht eine korrespondierende Organisationspflicht. Die Geschäftsleiter können sich hierzu aber interner und/oder externer Beratung und Unterstützung bedienen.

Die BaFin akzeptiert im Bereich der Durchführung der Compliance-Funktion nach WpHG arbeitsteilige Verfahren der Institute, wenn:

  1. die aufsichtsrechtlichen Vorgaben für die Auslagerung nachhaltig erfüllt werden;
  2. die Anforderung einer aufsichtsrechtskonformen Wahrnehmung der Compliance-Funktion insgesamt oder einzelner Compliance-Aufgaben nach WpHG nachhaltig erfüllt wird, insbesondere die Anforderung an die Rechtsstellung und die Tätigkeiten des Compliance- Beauftragten, der ihm zuzuordnenden Compliance-Mitarbeiter sowie an die jeweils erforderlichen sachlichen und EDV-technischen Ressourcen, und
  3. Überwachungslücken, Überwachungsdefizite oder nennenswerte Qualitätsverluste in der Wahrnehmung der Compliance-Funktion und der einzelnen Compliance-Aufgaben nach den organisatorischen Vorkehrungen des Instituts nachhaltig nicht zu erwarten sind.

Auslagerungen im Bereich der Durchführung der Compliance-Funktion oder einzelne Compliance-Aufgaben sollen der Sicherung und Verbesserung der Compliance-Qualität, d.h. der Reduzierung des individuellen Compliance-Risikos des Instituts dienen, nicht jedoch,  zumindest nicht vorrangig oder ausschließlich, dem betrieblichen Kostenmanagement.

Sofern ein Institut Wertpapierdienstleistungen erbringt, werden sich auch unter Anwendung  des Proportionalitätsprinzips bei einer ordnungsgemäßen Auslagerung individuelle (Mindest-) Kosten für weiterhin erforderliche Vorkehrungen des Instituts in der Regel nicht vermeiden lassen, so dass das Einsparpotential der Auslagerung begrenzt erscheint. Dies beurteilt sich aber im Einzelfall nach Art, Größe, Geschäftsumfang und Risikopotential der jeweils angebotenen Wertpapier(-neben)dienstleistungen des Instituts.

Der qualitativen Überwachung der Compliance-Funktionen kommt somit zukünftig eine wesentliche und weiter erhöhte Bedeutung hinzu. Einer Fragmentierung und Verteilung der Compliance-Funktion auf eine Vielzahl interner und/oder externer Personen ist daher nach Ansicht der BaFin angemessen entgegenzuwirken, sofern nicht

  1. im Einzelfall dies nicht zwingend sachlich erforderlich ist und
  2. eine präventive, qualitativ angemessene und effektive Überwachung und Steuerung der Auslagerung soweit wie möglich und erforderlich gegeben sind.

In einem Institut kann es jeweils nur einen einzigen Compliance-Beauftragten geben, der für die Durchführung der gesamten Compliance-Funktion uneingeschränkt verantwortlich ist. Dieser unteilbaren Verantwortung des Compliance-Beauftragten für die gesamte Compliance- Funktion eines Instituts steht es jedoch nicht entgegen, dass eben unter seiner Verantwortung, Aufsicht und Überwachung, spezialisierte interne und/oder externe Compliance-Mitarbeiter in klarer und transparenter Organisation und Zuständigkeit ihm zuarbeiten.

Die BaFin stellt in MaComp BT 1.3.4, 1., Ziff. a) nochmals klar, dass ein Wertpapier- dienstleistungsunternehmen als Compliance-Beauftragten entweder einen eigenen Mitarbeiter, einen Mitarbeiter eines Auslagerungsunternehmens oder einen selbstständig/freiberuflich tätigen Experten ernennen kann. Die Verantwortung des Compliance-Beauftragten für die Durchführung der gesamten Compliance-Funktion des Wertpapierdienstleistungsunternehmens nach dem WpHG kann auch im Falle einer Auslagerung nicht auf mehrere Personen verteilt werden. Der Compliance-Beauftragte kann sowohl von dem auslagernden Wertpapierdienstleistungsunterhemen also auch von dem Auslagerungsunternehmen verlangen, ihm diejenigen organisatorischen, sachlichen, personellen und finanziellen (Budget-) Ressourcen zur Verfügung zu stellen, die für eine ordnungsgemäße Erfüllung seiner Funktion und Verantwortung im Wertpapierdienstleistungsunternehmen nach vernünftiger Einschätzung erforderlich sind. Der Compliance-Beauftragte übt auch im Falle einer Auslagerung der Compliance-Funktion seine Tätigkeit unabhängig aus. Er unterliegt in seiner Funktion auch nicht den Weisungen des Auslagerungsunternehmens. Gleiches gilt für die ihm unterstellten Compliance-Mitarbeiter des Wertpapierdienstleistungsunternehmens und/oder des Auslagerungsunternehmens.

Unter der Gesamtverantwortung und Leitung des Compliance-Beauftragten kann ein Wertpapierdienstleistungsunternehmen eigene Mitarbeiter, Mitarbeiter des Auslagerungsunternehmens, Mitarbeiter dritter Unternehmen und/oder selbstständig/frei- beruflich tätige Spezialisten zu einer individuellen einheitlichen Compliance-Organisation zusammenführen. Ob, wie und in welcher Form des Zusammenwirkens die ausgelagerten Tätigkeiten der Compliance-Funktion organisatorisch unter der Gesamtverantwortung und Leitung des Compliance-Beauftragten durchgeführt werden sollen, ist von der Unternehmensleitung mit dem Compliance-Beauftragten und dem Auslagerungsunternehmen vor der Durchführung eindeutig und transparent zu regeln, insbesondere in einer institutsspezifischen „Policy“ oder in einem Service-Level-Agreement. Eine Fragmentierung der

Compliance-Funktion durch Auslagerung und/oder Weiter-verlagerung auf mehr als ein Auslagerungsunternehmen und/oder durch sonstigen ergänzenden Fremdbezug darf nur bei unabweisbarer fachlicher und/oder technischer Notwendigkeit erfolgen.

Das Wertpapierdienstleistungsunternehmen ist dafür verantwortlich, dass der externe Dienstleister:

  • die notwendige organisatorischen Vorkehrungen und fachliche Kompetenz,
  • die für den jeweiligen Mandanten erforderlichen sachlichen, personellen und finanziellen Ressourcen sicherstellen muss, sowie
  • die einzusetzenden Mitarbeiter des Dienstleisters über die erforderliche Sachkunde und
  • den Zugang zu allen für die wirksame und präventive Ausübung der ausgelagerten Compliance-Funktion erforderlichen Informationen einschließlich IT-System und ITZugängen verfügen.

Die BaFin beabsichtigt, mit der Änderung der MaComp sicherzustellen, dass die Verantwortung des Compliance-Beauftragten, egal in welcher Konstellation (Verbleib im Wertpapier- dienstleistungsunternehmen oder Funktion im Auslagerungsunternehmen) unteilbar bleibt.

Ferner stellt die BaFin mit den Änderungen der MaComp sicher, dass der Compliance- Beauftragte unabhängig bleibt. Dies gilt unabhängig davon, ob er im Wertpapierdienstleistungsunternehmen oder im Auslagerungsunternehmen angesiedelt ist

Stellungnahmen an die BaFin sind bis zum 11. Juni 2014 möglich.