El Decreto 18-2017 del Congreso de la República de Guatemala, que reformó el Código de Comercio, introdujo cambios respecto a la forma de las convocatorias y de la redacción de las actas de las Asambleas Generales de Accionistas, Juntas Generales de Socios y las sesiones de la administración de las sociedades mercantiles.

Antes del 29 de enero del 2018, fecha en que entraron en vigor las reformas al Código de Comercio, dicho cuerpo legal no regulaba requisitos específicos para la redacción de las actas de dichos órganos sociales, únicamente contemplaba la obligación para las sociedades mercantiles de llevar un libro del registro de tales actos.

Es por medio de la reforma al artículo 53 del cuerpo legal relacionado, que se introduce la obligación respecto a que las actas de Asamblea Generales de Accionistas, Juntas Generales de Socios y de la administración contemplen requisitos específicos.

Para el caso de las actas de Asambleas Generales de Accionistas o Juntas Generales de Socios los requisitos mínimos que deben incluirse son los siguientes:

  1. Número de junta o asamblea.
  2. Lugar, fecha y hora de inicio de la reunión.
  3. Forma y constancia de la convocatoria
  4. Verificación del cuórum
  5. Indicación de quiénes fungirán como presidente y secretario de la sesión correspondiente.
  6. Agenda
  7. Decisiones adoptadas y el número de votos emitidos a favor o en contra.
  8. La fecha, lugar y hora de su terminación.
  9. La firma del presidente y secretario designados

Por otro lado, para las actas de la administración, el Código de Comercio exige, independientemente de que esté compuesta por uno o varios administradores, los requisitos específicos que se enlistan a continuación; pero, cuando sean varios los administradores, adicionalmente se requiere que se haga constar que se celebraron deliberaciones, previo a adoptar las resoluciones, si fuere el caso.

Los requisitos para este tipo de Sesión son los siguientes:

  1. Número del acta.
  2. Lugar, fecha y hora de la sesión.
  3. Forma y antelación de la convocatoria.
  4. El nombre de los administradores presentes o representados.
  5. Agenda
  6. Decisiones adoptadas y el número de votos emitidos a favor o en contra.
  7. La fecha y hora de su terminación.
  8. La firma del presidente y secretario designados.

Como se ha mencionado en el párrafo anterior, para el caso de las actas de sesiones de varios administradores el Código contempla ahora la obligación específica de hacer constar las deliberaciones que se hayan generado previo a tomar las resoluciones respectivas, sin embargo, dicha obligación no se encuentra contemplada para las actas de Asambleas Generales de Accionistas o Junta Generales de Socios.

Lo anterior, ha generado confusión en la práctica en cuanto a la obligatoriedad o no de incluir dicho requisito en las actas de Asamblea Generales de Accionistas o Juntas Generales de Socios.

Al realizar una interpretación literal de la norma antes mencionada, se puede entender que el Código excluye la necesidad de tomar deliberaciones a nivel de Asambleas Generales de Accionistas o Juntas Generales de Socios. Sin embargo, dicho criterio ocasionaría que la ley le dé un trato más riguroso a las actas mediante las cuales se documentan las decisiones tomadas por un órgano social, que está en un nivel jerárquico menor que aquellas que documentan las Asambleas Generales de Accionistas o Juntas Generales de Socios.

Derivado de esta discusión, al efectuar un estudio integral sobre las disposiciones que recoge el  Código de Comercio y la doctrina aplicable, es recomendable que el tratamiento que se le dé a los acuerdos tomados por las Asambleas Generales de Accionistas o Juntas Generales de Socios sea igual o mayor que a los de la administración, ya que al ser efectivamente el órgano social de mayor jerarquía, debe velarse que en dichas reuniones se respeten los derechos de los accionistas o socios, al igual que los derechos que tienen los administradores para la toma de decisiones.

Por lo anterior, la deliberación de cada punto a conocerse en la agenda de dichas sesiones es sumamente relevante, por lo que el tratamiento de las actas que soporten las mismas deben de incluir las formalidades mínimas que el Código de Comercio recoge.

Asimismo, el propio artículo 53 reformado, al que se hace referencia en párrafos anteriores, regula otro aspecto relevante a tomar en cuenta. En aquellos casos, en que, debido a las circunstancias no pudiere asentarse un acta en el libro respectivo, se asentará el acta ante Notario, quien actuará como tal, debiéndose cumplir, en lo aplicable, con todas las formalidades que regula dicha norma y que han sido detallados anteriormente. Lo novedoso que incorpora la reforma en cuanto a este aspecto, es que el acta notarial que se autorice para el efecto deberá incorporarse al libro de actas correspondiente como anexo, en un plazo no mayor de quince días hábiles contados a partir de la fecha en que se autorice el acta, bajo responsabilidad de la administración, haciendo constar dicha anexión, en razón que se coloque siguiendo el orden de los folios del libro respectivo.

Es importante resaltar que el Notario autorizante del acta respectiva, deberá coadyuvar con la administración de la sociedad para que el acta notarial sea remitida en tiempo y, por ende, el plazo fijado por la norma pueda sea cumplido sin inconvenientes.

Otro aspecto importante para considerar en la elaboración de actas es lo relacionado con las convocatorias para llevar a cabo las reuniones o sesiones respectivas. Por un lado, es necesario mencionar que los requisitos de convocatoria que regula el Código de Comercio varían levemente para el tipo de reunión o sesión a realizar, sin embargo, el cumplimiento de estos puede acreditarse por el mismo medio como a continuación se explica.

En el caso de Asambleas Generales de Accionistas o Juntas Generales de Socios, el Código de Comercio establece que se debe hacer constar la forma y constancia de dicha convocatoria. Para el caso de las actas de los administradores, lo que la norma exige es hacer constar es la forma y antelación de las convocatorias para realizar la sesión.

Para ambos supuestos, se considera que para cumplir con estos requisitos, el secretario designado por cada órgano social debe hacer constar que tuvo a la vista el medio por el cual se convocó a las mismas, el cual puede ser por medios físicos o electrónicos, dependiendo de lo que regule la escritura constitutiva para el efecto.

En el caso de las sociedades anónimas la convocatoria a Asambleas Generales deberá realizarse en el portal electrónico del Registro Mercantil, según lo ahora dispuesto en el artículo 343 del Código de Comercio. Cabe hacer mención que el Decreto número 24-2018, aprobado en el mes octubre por el Congreso de la República, que contiene la Ley de Avisos Electrónicos, excluyó de la obligación de publicar en el Portal Electrónico del Diario de Centro América, las publicaciones a las que se refiere el artículo 343 del Código de Comercio; de esa cuenta, la convocatoria a Asambleas Generales se debe realizar en el Portar del Registro Mercantil y no en el Portal del Diario de Centro América.

En definitiva, en apego a las expectativas, las reformas al Código de Comercio efectivamente están siendo un medio importante para poder implementar las herramientas tecnológicas que resultan necesarias para un mejor y práctico desenvolvimiento de las entidades mercantiles en Guatemala, en este caso coadyuvando de forma directa a la mejora de comunicación entre accionistas, socios, administración y sociedad.