Deze vraag is alleen voor u als inhoudingsplichtige van belang als er belastingplicht blijft bestaan in Nederland, bijvoorbeeld bij kortdurende projecten of dienstreizen in het buitenland.

Om de vergoeding belastingvrij te kunnen betalen, op basis van een vrijstelling voor de loonheffingen, moet aan de voorwaarden van de werkkostenregeling worden voldaan. Het is daarbij essentieel dat u de vergoeding aanwijst als eindheffingsloon.

Vergoeding voor extraterritoriale kosten

Extraterritoriale kosten zijn de extra kosten die de werknemer moet maken omdat hij in een ander land werkt. Voorbeelden hiervan zijn: dubbele huisvestingskosten, een cost of living allowance en home leave. Extraterritoriale kosten kunnen belastingvrij worden vergoed als ze kunnen worden aangetoond.

30%-regeling voor uitgezonden werknemers

Onder voorwaarden mag een belastingvrije kostenvergoeding voor extraterritoriale kosten worden gegeven ter grootte van 30% van het loon. De extraterritoriale kosten hoeven dan niet te worden aangetoond.

Hiervoor gelden de volgende voorwaarden:

  • er moet sprake zijn van een uitzending, korte dienstreizen tellen niet mee
  • er is sprake van een uitzending als de werknemer in een tijdvak van 12 maanden op ten minste 45 dagen voor werk verblijft in een kwalificerend land
  • voor de toetsing aan het 45 dagen-vereiste tellen alleen onafgebroken uitzendperioden van ten minste 15 dagen mee; als in een tijdvak van 12 maanden eenmaal aan dit vereiste is voldaan, mag de regeling ook worden toegepast op reizen van 10 dagen of meer in hetzelfde tijdvak
  • alleen voor uitzendingen naar kwalificerende landen, kort samengevat landen in Azië, Afrika, Latijns-Amerika en Oost-Europa, mag de regeling worden toegepast. Verblijf binnen de territoriale wateren van een land telt mee

Daggeldvergoeding voor korte reizen

U kunt uw werknemers op dienstreis in het buitenland een daggeldvergoeding voor verblijfskosten (zoals maaltijden en kleine kosten) betalen die (deels) belastingvrij kan blijven als de vergoeding is vastgesteld conform het ‘Reisbesluit buitenland’ voor buitenlandse dienstreizen zoals dit geldt voor ambtenaren. Uw werknemer moet dan voor wat betreft zijn uitgavenpatroon vergelijkbaar zijn met een ambtenaar. Aangezien het strikte voorwaarden betreft, moet nauwkeurig worden bepaald welke bedragen onbelast mogen blijven.

Als u een daggeldvergoeding gaat betalen, checkt u dan goed welk deel belastingvrij kan blijven.

Verhuiskosten

De kosten van de verhuizer voor het overbrengen van de inboedel kunt u belastingvrij vergoeden. Daarnaast kunt u herinrichtingskosten vergoeden tot een maximum van € 7.750, zonder dat u hiervoor kosten hoeft aan te tonen. Uiteraard moet sprake zijn van een verhuizing (emigratie) naar het buitenland.