De Europese privacy toezichthouders, verzameld in de Art. 29-werkgroep, hebben een nieuwe opinie opgesteld over de verwerking van persoonsgegevens op de werkvloer. Met deze richtlijnen kunnen werkgevers zorgen voor meer balans tussen hun eigen legitieme belangen enerzijds, en de bescherming van de privacy van werknemers anderzijds.

De opinie "Dataprocessing at work" ("Opinie") beschrijft een aantal nieuwe technologieën die steeds vaker op de werkvloer wordt toegepast. Daarnaast beschrijft de Opinie nog het gebruik van wearables en het gebruik van persoonsgegevens uit sociale media van (toekomstige) werknemers. Bij elke technologie wordt met behulp van voorbeelden beschreven hoe werkgevers deze technologieën op een privacy vriendelijke wijze kunnen inzetten. Het feit dat een werkgever het eigendom van de elektronische communicatiemiddelen heeft, sluit het recht van de werknemers op geheimhouding van hun communicatie, gerelateerde locatiegegevens en correspondentie namelijk niet uit.

In de Opinie wordt nogmaals benadrukt dat werkgevers zelden of nooit een beroep kunnen doen op de toestemming van werknemers als juridische grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens. Dit omdat werknemers in een afhankelijkheidspositie verkeren ten opzichte van de werkgever, en daarom doorgaans geen vrije toestemming kunnen geven. Tenzij zich een uitzonderlijke situatie voordoet moeten werkgevers een andere grondslag hebben voor het verwerken van persoonsgegevens van hun werknemers. Deze regel geldt voor alle situaties waar sprake is van een arbeidsrelatie, los van het feit of deze arbeidsrelatie gebaseerd is op een arbeidscontract.

In geval van monitoringtechnologieën zullen werkgevers in de meeste gevallen aangewezen zijn op de grondslag van de noodzaak van de behartiging van hun gerechtvaardigd belang. De Opinie stelt dat het bij deze grondslag van groot belang is dat werkgevers monitoring alleen mogen inzetten als:

  • dit noodzakelijk is;
  • het doel niet kan worden bereikt op een manier die minder inbreuk maakt op de privacy; en
  • de bewerking proportioneel is.

Daarnaast moeten de werknemers te allen tijde op voorhand voldoende geïnformeerd worden over het feit dat zij bij het gebruik van sommige technologieën kunnen worden gevolgd. De werkgevers moeten daarbij aangeven voor welke doeleinden zij deze technologieën inzetten, en eventuele andere informatie verschaffen die nodig is met het oog op een zorgvuldige gegevensverwerking. Klik hier voor een PDF-versie van de Opinie (in het Engels).