Il Garante per la protezione dei dati personali e’ intervenuto, in data 15 giugno 2017, sul tema del trattamento dei dati giudiziari dei dipendenti, adottando un provvedimento di diniego in merito alla richiesta di autorizzazione, formulata ai sensi art. 41 del Codice per la protezione dei dati personali.

Nel caso specifico, infatti, l’istante mirava ad ottenere una l'autorizzazione al trattamento dei dati giudiziari dei propri dipendenti da effettuare in qualità di titolare del trattamento mediante la raccolta ed il successivo trattamento del certificato tratto dal "casellario giudiziale […], fornito dal lavoratore stesso alla societa’ istance, la quale avrebbe provveduto a comunicare alla società appaltante quanto risultante (anche qualora il casellario giudiziale non riporti alcun provvedimento)", posto che tale trattamento, veniva prospettato "in vista di uno stipulando contratto di appalto con terzi". Nel caso di specie, la richiesta veniva rigettata per assenza di una fondata base (legislativa, regolamentare o contrattuale) adeguata a legittimare il trattamento da parte di una societa’ appaltatrice di dati giudiziari , e per assenza di elementi probatori sufficienti a rilevarne la necessità del trattamento.

Va detto che spesso i Committenti e/o Preponenti, rispettivamente in contratti di appalto e/o di agenzia convenuti tra privati , impongano clausole che prevedono in capo all’ Appaltatore e/o Agenzia l’impegno di richiedere a ciascun lavoratore e/o agente - prima del suo effettivo impiego – il certificato generale del casellario giudiziale in corso di validità, con conseguente obbligo di segnalazione tempestivo del nominativo di coloro a carico dei quali risultano sentenze di condanna passate in giudicato nonché i reati ascritti e la pena comminata, nel rispetto comunque delle disposizioni di legge contenute nel D. lgs. n. 196/2003". Questa pratica tuttavia non può dirsi legittima, tenuto conto che l’ Autorizzazione generale n. 7/2016 adottata dal Garante autorizza i datori di lavoro al trattamento dei dati giudiziari, qualora questo sia "indispensabile per […] adempiere o esigere l'adempimento di specifici obblighi o eseguire specifici compiti previsti da leggi, dalla normativa dell'Unione europea, da regolamenti o da contratti collettivi, anche aziendali, e ai soli fini della gestione del rapporto di lavoro".

In assenza quindi di una base giuridica fondata (legislativa, regolamentare o contrattuale), adeguata a legittimare il trattamento da parte di una societa’ appaltatrice e/o di agenzia, di dati giudiziari; e di elementi probatori sufficienti a rilevarne la necessità del trattamento, ogni ed eventuale trattamento dei menzionati dati giudiziari dei dipendenti e/o agenti, non può dirsi in alcun modo legittima, se finalizzata alla sola comunicazione a soggetti terzi.