Es kommt auf das Timing an: wenn Arbeitnehmer ihren Urlaub nicht rechtzeitig nehmen (können), droht der Verlust von Urlaubsansprüchen. Das wollen Arbeitnehmer natürlich vermeiden. Doch wann ist der Urlaub noch rechtzeitig genommen und was passiert, wenn der Arbeitnehmer an der Geltendmachung von Urlaubsansprüchen gehindert ist?

Insbesondere seit dem Jahr 2009 hat sich in der Rechtsprechung des EuGH und des BAG zu dieser Frage eine turbulente Rechtsprechung entwickelt, die aber nunmehr als gefestigt angesehen werden kann.

Das deutsche Recht

Ausgehend vom Bundesurlaubsgesetz (BurlG) hat jeder Arbeitnehmer einen Urlaubsanspruch in Höhe von 24 Werktagen. Dieser Anspruch basiert auf einer Sechs-Tage-Woche, so dass sich für die – heutzutage typische – 5-Tage-Woche ein gesetzlicher Anspruch auf Urlaub in Höhe von 20 Tagen ergibt. In der Regel gewähren Arbeitgeber freiwillig oder aufgrund von Tarifverträgen darüber hinaus noch einen zusätzlichen Urlaub.

Generell gilt: der gesamte Urlaub ist im laufenden Kalenderjahr zu gewähren und zu nehmen. Nur wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe die Erfüllung des Urlaubsanspruchs bis zum Ende eines Kalenderjahres verhindern, ist der Urlaub auf das Folgejahr zu übertragen (vgl. § 7 Abs. 3 BUrlG). Als in der Person des Arbeitnehmers liegender Grund für eine Urlaubsübertragung kommt in der Praxis vor allem eine krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit am Ende des Jahres in Betracht, so dass der noch bestehende Urlaub nicht mehr rechtzeitig genommen werden kann. Liegen die Voraussetzungen für eine Übertragung des Urlaubs vor, so erfolgt diese kraft Gesetzes, ohne dass es einer Mitwirkung von Arbeitnehmer oder Arbeitgeber bedarf – insbesondere muss die Übertragung nicht „genehmigt“ werden.

Wird der Urlaub übertragen, so muss er in den ersten drei Monaten des folgenden Jahres genommen werden. Gelingt die Realisierung während dieses Zeitraums noch immer nicht, so verfällt der Urlaubsanspruch und ist unwiederbringlich verloren.

Da hat Europa aber auch ein Wörtchen mitzureden

Der Europäische Gerichtshof hat mit seiner „Schultz-Hoff“-Entscheidung (Urteil vom 20. Januar 2009 – C-350/06) den Auftakt für eine Reihe von Entscheidungen der deutschen Gerichte markiert. Die Entscheidung statuierte erstmals eine Ausnahme vom Prinzip, dass der Urlaub spätestens am Ende des Übertragungszeitraums verfällt.

Für den Fall, dass ein Arbeitnehmer den Urlaub aufgrund von Hinderungsgründen, die von ihm nicht steuerbar sind und damit unabhängig von seinem Willen vorliegen, tatsächlich nicht nehmen konnte, sollte nach der Rechtsprechung des EuGH ein Verfall von Urlaubsansprüchen nicht eintreten.

Dabei hatte der EuGH den in der Praxis relevantesten Anwendungsfall vor Augen, bei der der Arbeitnehmer aufgrund einer langfristigen Erkrankung, die bis zum Ende des Kalenderjahres und darüber hinaus bis zum Ende des Übertragungszeitraums andauerte, nicht in der Lage war, den Urlaubsanspruch zu realisieren.

In einer späteren Entscheidung (Urteil vom 22. November 2011 – C-214/10) stellte der EuGH jedoch klar, dass solche Fälle aber auch bei fortdauernder Arbeitsunfähigkeit nicht zu einer unbegrenzten Übertragung des Urlaubs führen dürfe. Eine derartige Anhäufung von Urlaubsansprüchen sei nicht interessengerecht und widerspreche dem Erholungszweck des Urlaubs. Eine Begrenzung der Übertragbarkeit auf höchstens 15 Monate trotz andauernder Arbeitsunfähigkeit hielt der EuGH für angemessen.

Das BAG zieht nach

Mit den Entscheidungen des EuGH war klar, dass die deutsche Gesetzesregelung nicht im Einklang mit den Wertungen des internationalen Gerichts stand. Statt des Höchstübertragungszeitraums von 15 Monaten sieht das Gesetz eben nur einen Zeitraum von drei Monaten vor.

Da der deutsche Gesetzgeber keine Anstrengungen unternahm, das Gesetz anzupassen, entschied sich das BAG dafür, die gesetzliche Regelung im Sinne der Rechtsprechung des EuGH europarechtskonform auszulegen. Demnach müsse das Gesetz so verstanden werden, dass eine Übertragung des Urlaubs bei Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers bis zu 15 Monate nach Ablauf des eigentlichen Urlaubsjahres möglich sei. Auch bei fortdauernder Arbeitsunfähigkeit würden Urlaubsansprüche also spätestens zum 31. März des zweiten auf das Urlaubsjahr folgenden Jahres erlöschen.

Bis dahin unterliege der übertragene Urlaub keinem Sonderregime, sondern „verbinde“ sich mit dem im Folgejahr neu hinzukommenden Urlaubsanspruch. Das bedeutet insbesondere, dass „angesammelte“ Urlaubsansprüche genau wie der laufende Urlaubsanspruch erlöschen können, wenn keine persönlichen oder betrieblichen Gründe eine Übertragung auf das Folgejahr rechtfertigen.

Gesundet der Arbeitnehmer im laufenden Urlaubsjahr oder während des Übertragungszeitraums, so ist es ihm faktisch möglich, den verbleibenden Urlaub zu nehmen. Versäumt er dies, so erlischt sein Urlaubsanspruch. Dies gilt auch, wenn er den Urlaub nur teilweise hätte nehmen können. Der Anspruch erlischt dann jedenfalls in der „ungenutzten“ Höhe.

Verschiedene Regelungen für verschiedene Urlaubstypen

Das Bundesurlaubsgesetz enthält lediglich Mindestvorgaben für den Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers. Durch Tarif- oder Arbeitsvertrag können daher ergänzende Regelungen (z.B. längere Übertragungszeiträume) festgelegt werden.

Zudem steht es den Parteien frei, bestimmte Regelungen für den über den gesetzlichen Urlaubsanspruch hinausgehenden „Zusatzurlaub“ zu vereinbaren. Dies ist aber nur möglich, wenn in den entsprechenden Regelungen hinreichend deutlich zwischen dem im Bundesurlaubsgesetz festgeschriebenen „gesetzlichen Mindesturlaub“ und einem eventuellen „Mehrurlaub“ differenziert wird. Fehlt es daran, teilt der Mehrurlaub im Zweifel das Schicksal des gesetzlichen Mindesturlaubs.

Zwingend sind die Regelungen – insbesondere auch die Regelungen zum Übertragungszeitraum bei Krankheit – nur für den gesetzlichen Mindesturlaub. Für darüber hinausgehenden Urlaub können durch Tarifvertrag oder Arbeitsvertrag andere Regelungen getroffen werden. So kann vereinbart werden, dass Mehrurlaub in jedem Fall am Ende des Jahres verfällt, soweit er nicht genommen wurde. Vor diesem Hintergrund ist auch die häufig in Arbeitsverträgen anzutreffende Regelung sinnvoll, dass genommener Urlaub zuerst auf den Anspruch auf gesetzlichen Mindesturlaub angerechnet wird.

Sonderfall „Ersatzurlaub“

Das Erlöschen der Urlaubsansprüche mit Ablauf der jeweiligen Frist erfolgt auch dann, wenn der Arbeitnehmer Urlaub verlangt, der Arbeitgeber diesen jedoch zu Unrecht versagt. Allerdings kann der Arbeitnehmer in diesem Fall einen „Schadensersatzanspruch“ gegen den Arbeitgeber geltend machen. Ist das Arbeitsverhältnis nicht beendet, richtet dieser Schadensersatzanspruch dann auf die Gewährung von „Ersatzurlaub“. Somit kann der eigentlich verfallene Urlaubsanspruch doch noch im Folgejahr realisiert werden.