Hoewel het economisch tij lijkt te keren, lijken reorganisaties voor veel bedrijven nog altijd noodzakelijk. In het aanlooptraject van een reorganisatie spelen veel vragen die in een later stadium van groot juridisch belang kunnen zijn. Eén van deze vragen is welke functiegroepen er per bedrijfsvestiging bestaan, omdat bij een ontslag wegens bedrijfseconomische redenen er per groep van uitwisselbare functies afgespiegeld zal moeten worden. Het is dan van belang om duidelijk in beeld te hebben welke unieke en uitwisselbare functies er binnen de onderneming zijn. Dit is te toetsen door te beoordelen waarin functies zich concreet van elkaar onderscheiden en welke werknemers in welke functiegroep kunnen worden ingedeeld. In de praktijk leidt dit regelmatig tot hoofdbrekens en geschuif met functies en werknemers. Het ontbreken van een duidelijk functiehuis met daarin strikt van elkaar te onderscheiden functies kan bij een reorganisatie tot fatale problemen leiden, zo bleek uit een uitspraak van de kantonrechter te Midden-Nederland.

Achtergrond ontbindingsverzoek

Het ontbindingsverzoek kwam van een ICT-dienstverlener die wegens de verslechterde economische situatie genoodzaakt was tot reorganisatie. Dit had onder meer gevolgen voor een medewerkster die eveneens lid was van de personeelsvertegenwoordiging. Aangezien voor haar een opzegverbod geldt en de weg naar het UWV daardoor geen speelbare kaart was, heeft de werkgever zich tot de kantonrechter gewend met het verzoek de arbeidsovereenkomst te ontbinden. Voor zover bekend is er niet getracht om een minnelijke regeling te treffen.

De positie die de werkneemster volgens het ICT-bedrijf vervulde was die van Projectmanager FM, een functie die niet uitwisselbaar zou zijn met die van Consultant FM. Op basis van deze uitgangspunten en de bijbehorende afspiegeling zou de werkneemster boventallig zijn en voor ontslag in aanmerking komen.

Zoals niet zelden het geval is bij een rechtszaak, had de werkneemster een andere visie op het geheel. Zij erkent dat zij werkzaamheden uitvoerde als Projectmanager FM, maar stelt dat deze functie uitwisselbaar is met die van Consultant FM. In de praktijk komt het voor dat in bepaalde projecten een Consultant FM feitelijk functioneert als een Projectmanager FM. Daarnaast stelt de werkneemster dat zij nooit een functieomschrijving heeft ontvangen voor beide functies. Tevens is nooit schriftelijk vastgelegd dat zij zou zijn bevorderd uit haar oorspronkelijke functie van Adviseur 1, naar Projectmanager FM. Tot slot stelt de werkneemster dat haar salarisschaal aanleiding geeft tot de conclusie dat zij officieel werkzaam is als Consultant FM en niet als Projectmanager FM. Al met al stelt de werkneemster dat er te veel onduidelijkheid bestaat over de vraag in welke functiegroep zij behoort te worden geplaatst en dat de werkgever haar niet had mogen afspiegelen in de functiegroep Projectmanager FM.

Oordeel kantonrechter

De kantonrechter meent dat verweerster terecht stelt dat er onduidelijkheid bestaat over de vraag of zij feitelijk de functie van Projectmanager FM of Consultant FM vervult. Dit wordt gestaafd door het feit dat werkneemster kennelijk in de salarisschaal van een Consultant FM was ingedeeld. De kantonrechter hecht er belang aan dat er geen documenten zijn overgelegd waarin aan werkneemster is gecommuniceerd dat zij in de functie van Projectmanager FM is geplaatst. Dat beide functies in de praktijk ook nog eens in enige mate door elkaar lopen, versterkt het beeld dat het ICT-bedrijf de werkneemster niet had mogen afspiegelen in enkel de functiegroep van Projectmanager FM. Het feit dat tijdens het functioneringsgesprek de werkneemster wel als Projectmanager FM is beoordeeld, maakt dat niet anders. Aangezien partijen het erover eens zijn dat de werkneemster niet voor boventalligheid in aanmerking komt indien niet slechts binnen de functiegroep Projectmanager FM zou worden afgespiegeld, kan de kantonrechter niet anders dan concluderen dat het ontbindingsverzoek wordt afgewezen.

Tips om latere discussie te voorkomen

Voor een duidelijk houvast op de vraag wat nu exact een uitwisselbare functie is, kan aansluiting worden gezocht bij de Beleidsregels Ontslagtaak UWV. Conform deze Beleidsregels zijn uitwisselbare functies de functies die naar functie-inhoud, vereiste kennis en vaardigheden en vereiste competenties vergelijkbaar en naar niveau en beloning gelijkwaardig zijn. Deze factoren dienen in onderlinge samenhang te worden beoordeeld. Hoewel de kantonrechter niet rechtstreeks gebonden is aan de Beleidsregels, wijst de praktijk uit dat er wel degelijk reflexwerking aan wordt toegekend. Ook de rechter zal in de regel de uitgangspunten van het UWV hanteren.

Zoals uit de besproken uitspraak blijkt, is het van belang om helderheid te hebben welke uitwisselbare functies er zijn binnen een bedrijfsvestiging. Indien in een later stadium discussie ontstaat op dit punt, staat het gehele afspiegelingsresultaat op losse schroeven. Immers, bij een verkeerde functie-indeling zullen bepaalde werknemers naar een andere functiegroep worden verplaatst of zullen twee op het eerste gezicht niet uitwisselbare functies toch worden samengevoegd, met alle gevolgen van dien. Om dit te voorkomen is het raadzaam als werkgever om in elk geval de volgende aandachtspunten in acht te nemen:

  • houdt een duidelijk organogram / functiehuis aan, dat direct wordt geactualiseerd indien er formele wijzigingen plaatsvinden. Bij voorkeur wordt het organogram gedeeld met de werknemers, eventueel via intranet of personeelsblad;
  • maak voor iedere functie en functiebeschrijving;
  • overhandig de functiebeschrijving aan de werknemer;
  • bij verandering van functie is het raadzaam om dit opnieuw schriftelijk vast te leggen, en ook  de nieuwe functiebeschrijving wederom aan de werknemer te overhandigen;
  • indien verschillende functiegroepen elkaars werk tijdelijk overnemen of waarnemen (bijvoorbeeld tijdens vakantie), zet dan duidelijk op schrift dat het een tijdelijk karakter heeft en niet betekent dat functies uitwisselbaar zijn;
  • informeer de salarisadministrateur over eventuele wijzigingen in functies, zodat ook op de salarisstrook de juiste functiebenaming is genoemd; en
  • zorg dat de feitelijke situatie (in welke functie is iemand werkzaam) overeenkomt met de situatie op papier (welke functie staat genoemd in de arbeidsovereenkomst, beoordelingsformulier, salarisstrook etc.).

Door bovenstaande aandachtspunten te betrekken in het beleid, kan onduidelijkheid tijdens reorganisatie bij zowel werkgever als werknemer – en daarmee missers in de onderbouwing van een ontslag – zoveel als mogelijk worden voorkomen.