Nuevo régimen de legalización telemática de los libros obligatorios

El 28 de septiembre de 2013, se publicó en el BOE la Ley 14/2013, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización (en adelante, la “Ley”). Una de las novedades que introduce la Ley se refiere al modo de llevar a cabo la legalización de los libros obligatorios por parte de los empresarios. El artículo 18 de la Ley regula el procedimiento para la legalización de todos los libros que deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables. A continuación transcribimos el texto integro del artículo 18 de la Ley:

  1. Todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones nominativas, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio.
  2. Los empresarios podrán voluntariamente legalizar libros de detalle de actas o grupos de actas formados con una periodicidad inferior a la anual cuando interese acreditar de manera fehaciente el hecho y la fecha de su intervención por el Registrador.
  3. El Registrador comprobará el cumplimiento de los requisitos formales, así como la regular formación sucesiva de los que se lleven dentro de cada clase y certificará electrónicamente su intervención en la que se expresará el correspondiente código de validación.

Las principales novedades que introduce el precitado artículo son la obligatoriedad en el uso del formato electrónico y en la vía telemática para proceder a su legalización.

Así pues, el formato en el que deberán ser cumplimentados estos libros será el electrónico, siendo la vía de legalización la telemática, reenviándose al Registro Mercantil las actas en el formato que el Registro correspondiente exija y mediante el programa que tenga habilitado al efecto. No obstante, los Libros de Actas actuales legalizados y pendientes de cumplimentar deberán utilizarse. Si la sociedad en cuestión dispone de Libro de Actas legalizado, pendiente de completar, no tendrá obligación de legalizar telemáticamente un nuevo Libro de Actas hasta que no termine el vigente legalizado.

El plazo para la legalización de libros es de cuatro meses tras el cierre del ejercicio social, esto es, por ejemplo, si el ejercicio cierra a 31 de diciembre del año 2013, el último día para legalizar (y remitir al Registro las Actas del ejercicio) el Libro de Actas será el 30 de abril del año 2014, siendo la periodicidad de dicha legalización anual. Si, por ejemplo, la sociedad tuviera un ejercicio partido, habiendo cerrado su ejercicio el 30 de junio de año 2013, el 31 de octubre del año 2013 fue la fecha límite para legalizar telemáticamente los libros. No así las sociedades cuya obligación de legalizar (4 meses tras el cierre del ejercicio) fuese anterior a la entrada en vigor de la Ley (antes del 29 de septiembre de 2013), debiendo legalizar conforme a la misma a partir del ejercicio siguiente.

No obstante lo anterior, se recoge también, en el artículo 18, la posibilidad de legalizar los libros de forma voluntaria con una periodicidad inferior a la anual cuando interese acreditar de manera fehaciente el hecho y la fecha ahí recogidos.

La modificación apuntada entró en vigor el 29 de septiembre de 2013, por tanto, en principio, todos los libros que se deban legalizar con posterioridad a dicha fecha, deberían hacerlo respetando el procedimiento descrito. No obstante, al no existir en la Ley una regulación transitoria ni un plazo de adaptación, cada Registro Mercantil está aplicando sus propias reglas y forma de actuar respecto del modo de implantación de la referida obligación1.

En principio, todos los Registros Mercantiles deberían permitir agotar todos los Libros de Actas en soporte físico (papel) que, actualmente, estén legalizados y pendientes de ser completados, ya que Ley no ha derogado el artículo 106 del Reglamento del Registro Mercantil que, en su apartado tercero, establece que: no podrá legalizarse un nuevo libro de actas en tanto no se acredite la íntegra utilización del anterior, salvo que se hubiere denunciado la sustracción del mismo o consignado en acta notarial su extravío o destrucción. Por tanto, si la sociedad en cuestión tiene en su poder un Libro de Actas legalizado en papel deberá: transcribir las actas hasta agotarlo o tachar todas sus páginas, otorgar acta notarial de extravío o destrucción del libro o denunciar su sustracción, para poder proceder a la legalización telemática del nuevo libro.

De cara a proceder a legalizar los libros de forma telemática, a través de la página Web oficial del Colegio de Registradores2 podrán encontrar un manual de usuario y la opción de descargar el programa necesario para proceder a la legalización telemática (también se puede descargar desde las páginas Webs oficiales de algunos Registros Mercantiles). A su vez, recomendamos que se revisen los criterios empleados por el registro mercantil correspondiente a la sociedad que pretenda la legalización, que suelen publicar en sus respectivas páginas Web.

A pesar de lo expuesto, cabe destacar que la introducción de este nuevo artículo 18 no ha conllevado ninguna alteración en los sujetos obligados a legalizar los libros ni en los libros objeto de legalización, que siguen siendo los mismos.

Debemos resaltar que la referida modificación legislativa ha suscitado cierta preocupación respecto al contenido y la publicidad de las Actas de los órganos sociales. En cuanto al contenido, deberán ser definitivas las Actas que se presenten al Registro, siendo mediante trámite de subsanación telemático el único modo de rectificarlas. Respecto de su publicidad, tanto las Actas de los Consejos de Administración como las de la Junta cabe recordar que, a pesar de remitirse al Registro Mercantil correspondiente, para su legalización, el contenido recogido en las actas no será público, manteniéndose encriptadas gracias al código alfanumérico que se origina al registrarlas.

Debemos recordar la importancia que la legalización de libros tiene en el ámbito concursal, pudiendo incidir en la calificación culpable del concurso. Así en el artículo 164.2.1º, de la Ley 22/2003, de 9 de julio, Concursal se establece que: En todo caso, el concurso se calificará como culpable cuando concurra cualquiera de los siguientes supuestos: 1.º Cuando el deudor legalmente obligado a la llevanza de contabilidad incumpliera sustancialmente esta obligación, llevara doble contabilidad o hubiera cometido irregularidad relevante para la comprensión de su situación patrimonial o financiera en la que llevara.

Los Tribunales españoles han entendido en alguna ocasión incluida la legalización de los libros contables en la obligación de llevanza de contabilidad a la que se refiere el referido artículo3.

Como último comentario, indicar que la “Propuesta de Código Mercantil” regula en su artículo 151-3 la legalización de los libros, en términos que contradicen la regulación actual, por tanto, en caso de seguir adelante, parece que tendrá que modificarse este precepto, en línea con la nueva regulación descrita.

De conformidad con lo expuesto, les recordamos el deber de diligente administración que vincula a los administradores de las sociedades y, por tanto, les sugerimos revisar el cumplimiento de la legalización de todos los libros obligatorios para los que sea exigida, así como el estado de actualización en la transcripción o cumplimentación de los mismos, de cara a cumplir con los plazos de legalización exigidos y comentados; quedando a su entera disposición para resolverles cualquier aclaración que precisen.

Julia Hernández