Le SPF Finances a publié une nouvelle version de la FAQ concernant le registre UBO et a également mise à jour le manuel d’utilisation destiné aux redevables d’informations des ASBL et fondations.

Vous trouverez ci-dessous les modifications les plus importantes :

1. Test en cascade

Le redevable d’information est tenu d’appliquer un test en cascade pour déterminer le bénéficiaire effectif (aussi appelé UBO) d’une entreprise.

Si une personne physique ne possède pas directement ou indirectement un pourcentage suffisant de droits de vote ou une participation suffisante dans le capital de la société (i.e. 1ère catégorie), il y a lieu d’analyser si cette personne dispose d’un contrôle sur la société par d’autres moyens, et tombera donc dans la 2ième catégorie.

Ce n’est qu’en cas où aucun l’UBO n’appartient à un des deux premières catégories ou qu’il n’est pas certain que la ou les personnes identifiées soient les UBO, que le redevable pourra opter pour la 3ième catégorie (étant le ou les dirigeants principaux).

Le redevable d’information a une responsabilité majeure en ce qui concerne la notification dans le registre UBO. Il a donc tout intérêt d’être en possession des preuves suffisantes qui prouvent qu'il a pris les mesures nécessaires afin d'obtenir les informations nécessaires.

2. Possibilité de joindre des documents explicatifs ou probants

Le redevable d’information a maintenant la possibilité de joindre des documents explicatifs ou probants à la déclaration UBO. Cela lui permettra de documenter sa déclaration.

3. Asbl, aisbl, fondations, trusts, fiducies ou constructions juridiques similaires

Dans le cas d’asbl, aisbl, fondations, trusts, fiducies ou constructions juridiques similaires, les personnes physiques qui sont nommément désignées dans les statuts ou par l'organe de direction de l'organisation, devront être enregistrées individuellement dans le registre UBO.

  • dans le cas d’asbl, aisbl et fondations, il peut s'agir de la ou les personnes (non membres) au profit desquels le but de la fondation ou de l'association prévoit un soutien, un avantage, un secours, etc. Ainsi, dans le cas par exemple de Make-a-Wish, les enfants atteints d’une maladie grave seront l'UBO.
  • dans le cas de trusts, fiducies ou constructions juridiques similaires, il s'agit de la ou les personnes physiques nommément désignées dans les statuts ou par le trustee ou l'organe de direction de la construction jurique similaire (p.e. dans une « lettre d'intention » s'il s'agit d'un trust).

Si aucune personne n'est nommément désignée, ce sera la ou les catégories générales de bénéficiaires telles que décrites dans les statuts qui devront être enregistrées.

4. Exemples d'UBO avec contrôle indirect

Le FAQ donne 9 exemples pour illustrer les possibilités dans lesquelles l’UBO exerce un contrôle indirect sur l’entreprise.

Ainsi l’on trouve également des cas où les conjoints mariés sous le régime légal de communauté, dont les parts ou droits de vote font partie de la communauté, ou encore des partenaires mariés sous séparation des biens, dont les actions ou droits de vote appartiennent à chacun d’eux personnellement.

5. UBO d’une entité intermédiaire d’une société

Dans le cas où une entité intermédiaire d’une société est une a(i)sbl, fondation, trust, fiducie ou construction juridique similaire, l'UBO de l'entité intermédiaire devra être repris également comme UBO de la société.

6. Démembrement de propriété ou d’indivision

En cas de démembrement de propriété :

  • Le nu-propriétaire sera enregistré comme UBO s’il possède ou est titulaire de plus de 25% des titres représentatifs du capital;
  • L’usufruitier sera enregistré comme UBO s’il possède ou est titulaire de plus de 25% des droits de vote attachés aux titres représentatifs du capital.

En cas d'indivision donnant lieu à un contrôle conjoint, tous les indivisaires doivent être enregistrés comme UBO, s'ils disposent ensemble de plus de 25% du redevable d'information.

Ici également, le FAQ donne plusieurs exemples.

7. Le ou les dirigeants principaux

Si, après avoir épuisé tous les moyens possibles, aucun UBO possédant ou contrôlant le redevable d’information n’est identifié, alors la ou les personnes occupant la position de dirigeant principal devront être enregistrés comme UBO.

La FAQ spécifie qu’il s’agit des personnes employées par la société qui exercent, dans la pratique, l’influence la plus déterminante sur la gestion de la société. Il pourra s’agir du Chief Executive Officer (CEO), le président du comité de direction, ou en son absence l’administrateur, le gérant, le délégué à la gestion journalière, un membre du conseil de direction, … etc.

Le registre UBO doit être mis en ordre au plus tard le 30 septembre 2019.

A partir de ce moment, les redevables d’information seront tenus de confirmer annuellement que les informations reprises dans le registre UBO sont adéquates, exactes et actuelles, et le cas échéant les mettre à jour.

Et tout changement doit être communiqué endéans le mois.

Nous répétons que, vu le montant des amendes, il est crucial de collecter à temps les données exactes sur les UBO's et de les (faire) enregistrer dans le registre UBO.

Les redevables d'information ont donc tout intérêt à :

  • développer des procédures quand des modifications sont apportées aux données des UBO's, car celles-là doivent à chaque fois être transmises dans le mois au registre UBO.
  • prévoir la façon dont les documents probants (dont il ressort que les informations sont adéquates, exactes et actuelles) seront collectés et tenus à jour.