I vår nya artikelserie kommer vi att försöka ge praktiska råd om visselblåsning i små- och medelstora företag, vi börjar med att ställa oss frågan ”Vem ska ta emot visselblåsarrapporten?” I kommande artiklar kommer vi ta upp ämnen som vad man bör tänka på när man implementerar en visselblåsartjänst i små- och medelstora företag, kommunikation för att uppmuntra rapportering och säkerhetsaspekter.

När det gäller visselblåsare i små- och medelstora företag står de ibland inför utmaningar som är motsatta till dem som kan upplevas i större företag. Till exempel, i större företag kan visselblåsare bestämma sig för att inte rapportera sina misstankar om de som tar emot rapporterna befinner sig för högt upp i hierarkin och om tilltron därför inte finns på plats. I små- och medelstora företag kan det vara tvärtom, man känner varandra väl. Här kan en potentiell visselblåsare känna sig obekväm med att rapportera om en nära kollega eller till en nära kollega.

Vad göra? Det första steget är givetvis – oavsett storlek på företaget, organisationen eller myndigheten – att garantera att en enkel och anonym rapporteringskanal för visselblåsaren finns på plats. Kanalens syfte är att minska hinder i form av rutiner, hierarki och konfidentialitet. Men vem ska ta emot rapporten?

Önskade kvalifikationer hos mottagaren

Innehållet i visselblåsarrapporter kan variera mycket; det kan handla om trakasserier, bedrägerier och miljöbrott. Få personer har kompetens inom denna stora spann av områden, varför mottagaren av rapporten måste kunna tolka innehållet och sedan avgöra vilken specialistkompetens som kan behövas för utredningen. Personen ska gärna ha juridisk kunskap och ha en respekt och kunskap om hur känslig information ska hanteras på ett säkert sätt.

Var kan små- och medelstora företag få tag på rätt kompetens?

I stora företag har den person som tar emot rapporterna ofta en icke-operativ roll, inte sällan inom det juridiska området. Det finns dock inte många små företag som har en sådan kompetens inom den egna organisationen. Och att ha en dedikerad visselblåsarkompetens inom företaget kan vara både onödigt och kostsamt.

Några av WhistleBs mindre kunder har därför bestämt sig för att anlita en extern partner. De företag som har de rätta kunskaperna och tjänsterna kan vara t.ex. advokatfirmor, revisionsföretag och säkerhetskonsulter. WhistleB har därför byggt upp ett nätverk med experter för att kunna hjälpa kunderna med hanteringen av ärenden.

Förutom att ge tillgång till rätt sorts specialkompetens och effektiv, erbjuder en extern partner andra fördelar för små- och medelstora företag. En fördel är att en extern person kan arbeta självständigt och utan inflytande från anställda och ledning på företaget. För anställda på mindre företag, skapar detta trovärdighet och tillit, och visselblåsaren kan känna sig säker på att förbli anonym. Dessutom är externa experter utbildade i att hantera rapporter på ett korrekt sätt och kan bistå ledningen i diskussioner, utredningar och uppföljning, om så behövs.

Kom ihåg att skydda visselblåsaren – internt och externt

Oavsett om man använder en intern eller extern resurs att ta emot rapporterna så måste visselblåsarens identitet hållas konfidentiell och helst anonym under hela processen. Det är helt enkelt en avgörande faktor om man vill uppmana visselblåsare att rapportera om misstankar. I enlighet med EU:s direktiv om Skydd för personer som rapporterar om överträdelser av unionsrätten kommer det snart att bli lag på att alla företag inom EU med mer än 50 anställda kommer att behöva konfidentiella visselblåsartjänster. Visselblåsartjänster on-line, som WhistleB erbjuder säker och användarvänlig ärendehantering.

Till exempel, om en extern part ska ta del av en rapport från ett mindre företag, så tillåter WhistleBs system det rapporterande företaget att ge den externa resursen tillgång till rapporten som en användare, bara genom några klick. När den externa partnern granskat rapporten och vill tilldela den till en intern resurs i företaget sker detta med ett knapptryck i samma säkra system. Systemet är uppbyggt så att företag enkelt kan sätta upp den process och den organisation som de vill ha, och också så att de kan ändra systemet över tid om deras process ändras.

Detta är bara en av de smarta sakerna med WhistleB: visselblåsartjänst Ready-to-Launch – skapad för visselblåsning i små- och medelstora företag. Med bara några få klick kan systemet skalas och därmed göra det möjligt för företag att arbeta med visselblåsning på ett flexibelt, säkert och professionellt sätt.