By : Dr. Jan Heuer

Firm : Kliemt.Arbeitsrecht

Nein, es ist nicht nur ein Modewort. HR-Compliance spielt eine immer wichtigere Rolle. Denn fehlende HR-Compliance birgt finanzielle Risiken für Unternehmen, Geschäftsführer und sonstige Leitungspersonen. Bestehende HR-Compliance wiederum ist dem Unternehmensimage zuträglich und hilft beispielsweise beim Recruiting. Das Schöne: Legal Tech-Lösungen ermöglichen eine schlanke Umsetzung von HR-Compliance.

HR-Compliance – was heißt das genau?

HR-Compliance steht für die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften, zum Beispiel in folgenden Bereichen:

  • Arbeitszeitrecht: Nicht erst seit dem jüngsten Urteil des Europäischen Gerichtshofs zum möglichen Ende der Vertrauensarbeitszeit steckt hier Musik drin. Lokale Behörden gewichten das Arbeitszeitrecht schon seit einiger Zeit höher als früher und statten Betrieben vermehrt „spontane Besuche“ ab, um mögliche Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz zu ermitteln. Hierauf sollten Unternehmen vorbereitet sein und zeigen können, dass werktägliche Arbeitszeiten, Pausen- und Ruhezeiten sowie Aufzeichnungspflichten eingehalten werden. Ansonsten drohen empfindliche Bußgelder.
  • Datenschutzrecht: Der Umgang mit Bewerber- und Mitarbeiterdaten hat seit Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) an Bedeutung gewonnen. Unternehmen müssen u. a. Datenverzeichnisse erstellen, Datensicherheit gewährleisten und Zugriffskonzepte leben. Andernfalls drohen Bußgelder, die bei großen Unternehmen in den Millionenbereich gehen können.
  • Betriebsverfassungsrecht: Eben mal am Betriebsrat vorbei eine neue Software einführen, dem Wirtschaftsausschuss keine Auskunft erteilen oder Betriebsratsmitglieder unzulässig begünstigen – dies sind klassische Verstöße gegen die Vorgaben des Betriebsverfassungsrechts, die nicht nur das Betriebsklima vergiften und Projekte zum Stillstand bringen, sondern auch zu Bußgeldern führen können.
  • Fremdpersonaleinsatz: Beim Einsatz „externer Mitarbeiter“ droht verdeckte Arbeitnehmerüberlassung oder sog. Scheinselbstständigkeit. Dem kann begegnet werden, indem die Regelungen in Arbeitnehmerüberlassungsverträgen sowie Werk- bzw. Dienstverträgen sauber ausgestaltet und gelebt werden. Ist dies nicht gewährleistet, könnte eine Ordnungswidrigkeit, Steuerhinterziehung oder sog. Sozialversicherungsbetrug vorliegen.
  • Arbeitssicherheit: Gefährdungsbeurteilungen sind regelmäßig durchzuführen und zu dokumentieren. Andernfalls können Bußgelder und im schlimmsten Fall sogar eine Freiheitsstrafe für den Unternehmensverantwortlichen verhängt werden.

Warum HR-Compliance wertvoll ist

Auf den ersten Blick klingt HR-Compliance für manche wie eine unnötige Investition. Warum Zeit und Geld investieren, um herauszufinden, ob die Gesetze eingehalten werden? Nicht selten heißt es: „Bisher gab’s doch auch keine Probleme!“

Mag sein. Aber die „Compliance-Welle“, die bislang vor allem andere Bereiche wie Kartellrecht erfasst hatte, scheint nun mehr und mehr auf das Arbeitsrecht überzuschwappen. Behörden merken, dass über Bußgelder für den Fiskus neue Einnahmequellen entstehen, zum Beispiel bei Verstößen gegen den Mitarbeiterdatenschutz.

Mitarbeiter wiederum legen heutzutage mehr Wert darauf, dass ihr Unternehmen im HR-Bereich rechtlich sauber ist. So sind Unternehmen attraktiv, die beim Thema Arbeitszeit oder beim Umgang mit Bewerberdaten einen professionellen Eindruck vermitteln. Diese Attraktivität stellt aus Sicht des Unternehmens einen nicht zu unterschätzenden Vorteil in Zeiten des Fachkräftemangels dar.

Schließlich können Unternehmensverantwortliche ihr eigenes Haftungsrisiko durch eine frühzeitig aufgestellte HR-Compliance reduzieren bzw. ausschließen.

Umsetzung von HR-Compliance mit Legal Tech

Klar ist: In unterschiedlichen Unternehmen wird das bestehende HR-Compliance-Level unterschiedlich hoch sein. Zudem werden bestimmte Risiken nur in bestimmten Branchen relevant sein. Das gilt zum Beispiel für den Bereich Fremdpersonaleinsatz.

Der erste Schritt ist daher stets, einen auf das Unternehmen bezogenen Check-Up des aktuellen HR-Compliance-Levels durchzuführen. Hierbei kann der Aufwand üblicherweise überschaubar gehalten werden. Es bietet sich der Einsatz digitaler HR-Tools an, die den Unternehmensverantwortlichen etwa simple Ja-/Nein-Fragen stellen. So kann ermittelt werden, in welchen Bereichen welche Anpassungen mit welcher Priorität vorgenommen werden sollten.

Die hinter dem HR-Tool stehenden Algorithmen berücksichtigen unmittelbar relevante Faktoren wie Höhe drohender Bußgelder aufgrund von Erfahrungswerten oder Relevanz des Themenfeldes für den Bereich Recruiting in der jeweiligen Branche. Das Ergebnis besteht aus einer ersten rechtlichen Bewertung, ohne dass überhaupt ein Anwalt arbeiten musste.

Auf Grundlage dieses Check-Ups können sodann konkrete Maßnahmen umgesetzt werden. Die Implementierung eines Compliance-Managementsystems stellt hierbei sicher, dass das HR-Compliance-Level hoch bleibt und im Sinne der Prävention Risiken frühzeitig erkannt werden. Auch hier kann der Einsatz digitaler HR-Tools den Aufwand erheblich verringern. Am Ende eines solchen Prozesses können Unternehmen das „Gütesiegel HR-Compliant“ für sich in Anspruch nehmen und damit für sich werben.