Voor juridisch professionals is het van cruciaal belang dat alle mogelijk relevante informatie binnen handbereik en goed vindbaar is. Het juridisch vakgebied draait op documentatie, en het goed managen van deze documentatie is van groot belang. Wanneer de informatie waar juridisch professionals mee werken toegankelijk, doorzoekbaar en overzichtelijk is, kan de juridische afdeling efficiënter werken. Een goed doorzoekbare database zorgt ervoor dat de juridische afdeling erop kan vertrouwen dat alle relevante juridische documenten boven water zijn. Hierdoor kan er meer energie gestoken worden in het reviewen van relevante informatie.

Om deze doelen te bereiken gaan steeds meer juridische afdelingen op zoek naar Legal Document Management Software (Legal DMS). Door gebruik te maken van een betrouwbare en krachtige Legal DMS-oplossing weten juridisch professionals zeker dat ze alle relevante data gevonden is.

Het vinden van een geschikte Legal DMS kan een uitdaging zijn. Er is een breed scala aan mogelijke oplossingen en aanbiedingen. In dit artikel een overzicht van waarop te letten en wat in het achterhoofd te houden bij het kiezen van een Legal DMS.

Inhoud

  • Wat is Legal Document Management Software?
  • De voordelen van Legal Document Management Software
  • Wat is belangrijk bij het kiezen van Legal Document Management Software?
  • Innovatie in Legal Document Management Software
  • Conclusie

Wat is legal document management software?

Legal Document Management Software is een software-oplossing die juridisch professionals toestaat gedigitaliseerde juridische documenten op te slaan en organiseren. Wat Legal DMS bijzonder maakt is dat het naast opslag ook voorziet in krachtige zoekmogelijkheden, waardoor de inhoud van de opgeslagen documenten volledig en snel kan worden doorzocht.

Het primaire doel van oplossingen als Microsoft OneDrive, Google Drive, Dropbox, of de file server is het opslaan en veilig houden van data. Wanneer de veiligheid van documenten de enige overweging is, bieden dergelijke tools een prima oplossing. Voor juridische afdelingen schiet dit echter vaak tekort.

Een Legal DMS zorgt naast opslag ook voor het bijhouden van de metadata, het aflakken van privacy-gevoelige informatie waar nodig, en maakt normaliter niet-doorzoekbare documenten doorzoekbaar. Zo is de Legal DMS van een bedrijf onderdeel van een juridisch repositorium dat ervoor zorgt dat wanneer er informatie gevonden moet worden, bijvoorbeeld als gevolg van een verzoek van een toezichthouder of een Data Subject Access Request.

Kortom, een Legal DMS zorgt ervoor dat juridisch professionals erop kunnen vertrouwen dat wanneer er gezocht moet worden naar data zij alles vinden wat er te vinden is.

De voordelen van Legal Document Management Software

  • Loop minder risico: net als de welbekende oplossingen voor data-opslag voorziet een Legal DMS gebruikers van een goed beveiligde omgeving waarin de juridische documenten worden bewaard. Bovendien kunnen gebruikers van de Legal DMS ervoor zorgen dat bepaalde typen informatie extra veilig zijn, bijvoorbeeld door anonimisatie en pseudonimisatie van persoonsgegevens. Ook is het mogelijk Vertrouwelijke informatie van extra beveiliging te voorzien door o.a. rechten management. 

 

  • Verbeterde productiviteit: Legal DMS helpt juridisch professionals productiever te zijn door het aanbieden van superieure zoekmethoden. Omdat alle relevante informatie in het Legal DMS-systeem sneller te vinden is, kunnen juristen meer tijd besteden aan andere zaken. Zo kan er meer tijd gestoken worden in het inzien en reviewen van informatie. Ook kan een Legal DMS uitgerust zijn met middelen om documenten beter doorzoekbaar te maken. Denk aan gescande documenten die als beeldbestand zijn opgeslagen, bepaalde typen PDF-bestanden, en beeld- of geluidsbestanden. Door ook dergelijke typen bestanden te indexeren en doorzoekbaar te maken kan alle mogelijk relevante informatie snel gevonden worden.  
  • Makkelijker en veiligere samenwerking: Door gebruikerstoegang van zowel interne als externe gebruikers te managen is het mogelijk beter en sneller samen te werken in een Legal DMS. Gebruikers kunnen makkelijker onderling bestanden delen binnen de omgeving, zonder dat de informatie uit de Legal DMS hoeven te worden gehaald. Er hoeft dus geen informatie meer via de mail over een weer worden gestuurd, hetgeen ook weer risico verminderd. Mocht het toch nodig zijn om informatie uit het systeem te halen om het te delen, dan kan mogelijk gevoelige informatie eenvoudig weggelaten of afgelakt worden.  
  • Remote access. Legal DMS hoeft geen on-site oplossing te zijn. Gebruikers kunnen via het internet inloggen op de beveiligde omgeving zodat ze ook buiten kantoor gebruik kunnen maken van alle functionaliteiten.  
  • Geavanceerde zoekmogelijkheden. Zoals al eerder aangegeven het belangrijkste verschil tussen een Legal DMS de zoekfunctionaliteit. Naast zoeken op basis van trefwoorden is het mogelijk om te zoeken met behulp van kunstmatige intelligentie, kan er op bredere concepten worden gezocht, en is het mogelijk complexe queries te bouwen die specifieke informatie correleert en ontdekt. Door gebruik te maken van dergelijke zoekmethoden kunnen juridisch professionals effectiever alle mogelijk relevante documenten zoeken en vinden.

 

Wat is belangrijk bij het kiezen van Legal Document Management Software?

Het selectieproces voor een Legal DMS brengt vaak een woud aan aanbieders en functionaliteiten met zich mee. Hoewel iedere organisatie ongetwijfeld een geheel eigen set aan behoeften heeft, zijn er een aantal breed gedragen zwaartepunten. Dit zijn onder andere:

  • De inname- en opslagcapaciteit van de tool. Mogelijk het meest voor de hand liggend, maar de snelheid en het gemak waarmee data in de Legal DMS gezet kan worden is enorm belangrijk. Een Legal DMS is geen statische berg data, er vloeit vrij constant data in en uit, dus hoe soepeler dit gaat, hoe beter. Bij inname is het met name belangrijk dat metadata (de informatie over het document) goed wordt meegenomen,.  
  • Dataveiligheid en privacy-bescherming. De juridische data die in het DMS wordt bewaard is waardevol. De veiligheid van de Legal DMS moet dus onberispelijk zijn. Wanneer een toezichthouder of data subject langskomt moet het de Legal DMS er ook voor zorgen dat de persoonsgegevens in het systeem veilig zijn, bijvoorbeeld door deze te anonimiseren of pseudonimiseren.  
  • Geavanceerde zoekmogelijkheden. Een Legal DMS is niets zonder het vertrouwen van gebruikers dat het alle mogelijk relevante informatie boven tafel haalt. Bij het overwegen van oplossingen is het de moeite waard goed de vergelijking te maken tussen de zoekmogelijkheden van de opties. Op zijn minst moet een Legal DMS in staat zijn full-text search uit te voeren, waarbij volledige bestanden worden doorgelicht, niet alleen de titels. Beter is het wanneer een Legal DMS ook actief bestanden zoekbaar kan maken, en gebruik kan maken van kunstmatige intelligentie om resultaat te behalen. Gebruikers moeten erop kunnen vertrouwen dat de onderste steen boven is wanneer ze de zoeken in de Legal DMS.  
  • Snelheid. Hoewel snelheid niet alles is, is het onmiskenbaar dat de juridische afdeling niet alle tijd van de wereld heeft wanneer er informatie gevonden moet worden. Als zodanig is de operationele snelheid van de Legal DMS op zichzelf niet doorslaggevend, maar maakt wel het verschil. Wanneer twee oplossingen gelijke zoekmogelijkheden bieden en dezelfde resultaten produceren, is de snelste oplossing vaak de beste keuze. De tijdsbesparing die het vinden oplevert kan besteed worden aan het reviewen van de resultaten.  

Innovatie in Legal Document Management Software

Juridisch professionals hebben de reputatie dat ze niet de snelste zijn waar het gaat om het oppikken van nieuwe technologie. Gelukkig komt veel van de innovatie in Legal DMS niet uit de lucht vallen. Veel elementen worden geleend vanuit bijvoorbeeld eDiscovery oplossingen. Met name In de Verenigde Staten is eDiscovery een ver ontwikkeld veld waarin veel technologische hoogstandjes te vinden zijn. Deze functionaliteiten zijn vaak door en door getest en zorgen ervoor dat juristen met gerust hart kunnen profiteren van de voordelen. Dit zijn onder andere:

  • Doorzoekbaar maken van niet-doorzoekbare documenten: Niet alle documenten die mogelijk relevant zijn, zijn goed doorzoekbaar. Gescande documenten zijn vaak als beeldbestand opgeslagen, net als niet-doorzoekbare PDF-bestanden. Ook gecomprimeerde bestanden (zoals bijvoorbeeld .zip) zijn niet altijd direct doorzoekbaar wanneer ze in een repositorium worden gezet. In dergelijke gevallen is Legal DMS steeds vaker uitgerust met Optical Character Recognition (OCR). OCR is een technologie waarmee de software beeldbestanden scant en tekst in het beeldbestand veranderd in leesbare (en dus zoekbare) tekst. Wanneer OCR geen onderdeel is van de oplossing, is het enige alternatief vaak het handmatig overtypen van de documenten in kwestie. Dit is uiteraard foutgevoelig en leidt vaak tot verlies van metadata, waarin vaak essentiële context staat.

 

  • Geautomatiseerde redactie en categorisatie. Active Legal DMS maakt het mogelijk dat gebruikers taken automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan automatische notificaties wanneer bestanden in het repositorium niet langer hoeven te worden bewaard. Ook kunnen persoonsgegevens automatisch worden afgelakt voor gebruikers en kan de software documenten categoriseren, zodat confidentiële of geprivilegieerde informatie niet voor iedereen inzichtelijk is.  
  • Vertaling van vreemde talen. Juridisch relevante informatie staat niet per definitie in de juiste taal. Een Legal DMS die in staat is vreemde talen te herkennen en vertalen is daarom van grote waarde voor bedrijven die internationaal zaken doen. Dit geldt ook voor multinationals met meerdere voertalen. Wanneer een DMS in staat is zonder problemen ook vreemde talen te doorzoeken, draagt dit bij aan het vertrouwen dat alle informatie werkelijk boven tafel is.  
  • Transcriptie van beeld- en geluidsbestanden. Online meetings zijn steeds minder ongebruikelijk, en steeds meer mogelijk juridisch relevant materiaal komt in de vorm van video en audio. Net als bij OCR is er al technologie beschikbaar die dergelijke bestanden kan inlezen en transcriberen. Het transcript kan vervolgens worden doorzocht, terwijl alle metadata intact blijft.  
  • Data Analytics: door gebruik te maken van de datagedreven analytische mogelijkheden die in sommige Legal DMS wordt meegeleverd is het mogelijk snel inzicht te krijgen in de resultaten van een zoekopdracht. Dit kan behulpzaam zijn bij het bepalen van een juridische strategie.

Conclusie

De belangrijkste functie van Legal Document Management Software is dat het juridisch professionals het vertrouwen geeft dat ze op efficiënte wijze alle mogelijk relevante informatie in hun repositorium kunnen vinden. Of het nu dankzij de geavanceerde zoekmogelijkheden of de automatiserings opties komt, Legal DMS levert juridisch professionals volledigere zoekresultaten op in minder tijd.

Daarnaast is het makkelijker om te gaan met zowel grote inzageverzoeken (zoals van een toezichthouder) als kleine zoekvragen (zoals een DSAR). In beide gevallen kunnen de resultaten worden gecommuniceerd worden een een manier die AVG-proof is. Voor meer informatie over wat een Legal DMS voor u kan betekenen, neem contact met ZyLAB op. Klik hier.