De Inspectie SZW gaat de komende jaren naar eigen zeggen intensiever toezicht houden op de naleving van wettelijke normen. In april 2018 kondigde de Inspectie SZW bijvoorbeeld een “harde aanpak” op het gebied van arbeidsongevallen aan. Ook in het politieke landschap wordt ingezet op beter toezicht en betere handhaving. In het Regeerakkoord uit 2017 wordt bijvoorbeeld 50 miljoen euro vrijgemaakt voor (toezicht en) handhaving door de Inspectie SZW. De verwachting is aldus dat de toezichthouders van de Inspectie SZW de komende jaren meer en intensievere inspecties zullen houden. Mogelijk dat andere toezichthoudende organisaties – zoals de Inspectie voor Leefomgeving en Transport – het (aangekondigd) voorbeeld van de Inspectie SZW zullen volgen en eveneens zullen inzetten op intensiever toezicht. Een belangrijke vraag bij deze ontwikkeling is hoe bedrijven om dienen te gaan met verzoeken dan wel vorderingen van toezichthouders. In dit blogbericht geven we een aantal handvatten in dit verband.

De focus in dit blogbericht ligt vooral op de verschillende manieren waarop toezichthouders informatie kunnen opvragen. Dat kunnen zij op meerdere manieren: schriftelijk of mondeling, formeel of informeel etc. De mogelijkheden voor bedrijven om te reageren op een informatieverzoek van een toezichthouder, zijn afhankelijk van de wijze waarop de toezichthouder zijn verzoek inkleedt.

Bevoegdheid tot het opvragen van informatie en beperkingen

Wie? Artikel 5:11 Awb bepaalt wat in het bestuursrecht onder een toezichthouder wordt verstaan. Kort samengevat zijn toezichthouders de natuurlijke personen die op grond van een wettelijk voorschrift belast zijn met het houden van toezicht op bepaalde wettelijke regels. De ambtenaren van de Inspectie SZW – althans bepaalde ambtenaren – zijn bijvoorbeeld als toezichthouder aangewezen voor (onder meer) de naleving van de Wet arbeid vreemdelingen, de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag en de Arbeidsomstandighedenwet.

Wat? Toezichthouders kunnen bij de uitoefening van hun toezichthoudende taak bepaalde wettelijke bevoegdheden gebruiken. Op grond van artikel 5:16 Awb zijn toezichthouders bevoegd om inlichtingen te vorderen. Voorts zijn toezichthouders bevoegd om op grond van artikel 5:17 Awb inzage in bepaalde gegevens of bescheiden te vorderen. Deze laatste bevoegdheid houdt kort gezegd in dat toezichthouders van bedrijven documenten mogen meenemen, om hier een kopie van te maken.

Medewerkingsplicht

Op grond van artikel 5:20 Awb is een betrokkene in beginsel verplicht om mee te werken aan de uitoefening van toezichthoudende bevoegdheden door toezichthouders. Als een betrokkene niet aan deze medewerkingsplicht voldoet, dan kan hij beboet worden of zelfs met een strafrechtelijke sanctie geconfronteerd worden.

De medewerkingsplicht geldt niet voor personen op wie een geheimhoudingsplicht rust (artikel 5:20 lid 2 Awb). Verder geldt de medewerkingsplicht alleen voor “ vorderingen” in de zin van de Awb, en niet voor informele verzoeken. Het belang van deze constatering wordt hierna afzonderlijk besproken.

Beperkingen

Belangrijk is dat een toezichthouder formeel (op grond van artikel 5:13 Awb) alleen van zijn bevoegdheden gebruik mag maken als dit “redelijkerwijs nodig is voor de vervulling van zijn taak.” Artikel 5:13 Awb schrijft aldus voor dat toezichthouders bij de uitoefening van hun bevoegdheden het evenredigheidsbeginsel in acht nemen. Dat betekent onder meer dat een toezichthouder zijn bevoegdheden op de voor de burger minst belastende wijze moet uitvoeren. Een toezichthouder dient bijvoorbeeld na te gaan of hij de bedrijfsadministratie van een bedrijf op het bedrijf zelf kan inzien en kopiëren, voordat hij beslist om deze administratie voor korte tijd mee te nemen. Ook zal een toezichthouder eerst moeten nagaan of de betrokkene in kwestie vrijwillig medewerking wil verlenen aan een bedrijfsbezoek, alvorens hij de politie inzet (Kamerstukken II 1993/94, 23 700, 3, p. 142).

Een toezichthouder dient bij de uitoefening van zijn bevoegdheden tevens aan de betrokkenen de reden voor het uitoefenen van zijn bevoegdheden mede te delen (Kamerstukken II 1993/94, 23 700, 3, p. 141). Bij het vorderen van inzage in bepaalde bescheiden op grond van artikel 5:17 Awb, brengt het evenredigheidsbeginsel met zich dat een toezichthouder alleen die bescheiden mag opvragen die verband houden met het wettelijk voorschrift waarop het toezicht betrekking heeft (Kamerstukken II 1993/94, 23 700, 3, p. 141).

Bedrijven hoeven verder niet zomaar alle informatie te verstrekken. Zo geldt de bevoegdheid tot het vorderen van inlichtingen (artikel 5:16 Awb) alleen voor feiten en niet voor meningen. Verder zullen toezichthouders hun vorderingen tot op zekere hoogte moeten concretiseren. Als de vordering van een toezichthouder erg algemeen (en abstract) is, dan kan aan de toezichthouder gevraagd worden om zijn verzoek te verduidelijken dan wel te concretiseren. Tot slot kan van een toezichthouder ook worden verlangd dat hij zijn vordering motiveert en de wettelijke grondslag noemt (Kamerstukken II 2004/05, 29708, 7, p. 11).

Informele informatieverzoeken vs vorderingen in de zin van de Awb

Niet alle informatieverzoeken van toezichthouders kwalificeren als “vordering” in de zin van artikel 5:16 Awb of artikel 5:17 Awb. Een toezichthouder kan bij een bedrijfsbezoek bijvoorbeeld op informele wijze om bepaalde informatie verzoeken. Een dergelijk verzoek zal niet snel een “vordering” in de zin van artikel 5:16 Awb of 5:17 Awb zijn (vgl. Handelingen II 31 januari 1996, p. 3664), zeker niet als de toezichthouder zijn verzoek niet motiveert en de wettelijke grondslag van het verzoek niet noemt. Ook schriftelijke verzoeken kwalificeren niet altijd als een “vordering” in de zin van de Awb. Uit de bewoordingen van het schriftelijke verzoek kan blijken dat het gaat om een informeel (vriendelijk) verzoek van de toezichthouder.

De medewerkingsplicht uit artikel 5:20 Awb geldt zoals gezegd alleen voor “vorderingen” in de zin van de Awb. Vanuit formeel oogpunt bestaat er dus geen medewerkingsplicht bij informele verzoeken om informatie. Bij niet meewerken aan een “vordering” in de zin van de Awb bestaat aldus het risico op beboeting of zelfs een strafrechtelijke sanctie, terwijl dit niet het geval is bij een informeel verzoek. Verder zijn toezichthouders in geval van formele vorderingen (in beginsel) verplicht om vertrouwelijk met de verschafte informatie om te gaan. Bij informele verzoeken is dat niet zonder meer het geval.

Uiteraard kunnen toezichthouders in veel gevallen een informeel informatieverzoek wijzigen in een “vordering“, in welk geval (in beginsel) wel moet worden meegewerkt. Daarnaast zullen bedrijven in veel gevallen een goede verstandhouding met de toezichthouders willen hebben. In de praktijk zal het hierdoor niet vaak voorkomen dat geen gehoor wordt gegeven aan een informeel verzoek van een toezichthouder. Dat neemt niet weg dat een bedrijf er wel voor kan kiezen om niet mee te werken. Of een bedrijf besluit om mee te werken met een informeel verzoek van een toezichthouder, is uiteindelijk afhankelijk van de specifieke situatie.

Kortom: het kan voor bedrijven van (groot) belang zijn om vast te stellen of zij te maken hebben met een formele vordering in de zin van de Awb, of met een informeel verzoek. Het bedrijf in kwestie zal daarbij voornamelijk af moeten gaan op de bewoordingen van de toezichthouder. Uit de gekozen bewoordingen kan blijken dat het een formele vordering betreft (bijvoorbeeld omdat wordt verwezen naar een wettelijke bevoegdheid) of juist dat het om een informeel verzoek gaat (bijvoorbeeld als de toezichthouder “vrijblijvend verzoekt” om informatie). In twijfelgevallen doen bedrijven er in de regel goed aan om aan de toezichthouder te vragen van welke wettelijke bevoegdheid hij al dan niet gebruik maakt.

Voor de praktijk

Dit blogbericht geeft enkele handvatten over hoe om te gaan met (informatie)verzoeken – formele vorderingen dan wel informele verzoeken – van toezichthouders:

  • Als niet duidelijk is of sprake is van een formele vordering in de zin van de Awb of van een informeel informatieverzoek of als niet duidelijk is van welke (wettelijke) bevoegdheid een toezichthouder gebruik maakt, dan kan dit worden nagevraagd bij de desbetreffende toezichthouder.
  • Als een betrokkene geconfronteerd wordt met een erg algemene vordering tot het verschaffen van inlichtingen, dan kan gevraagd worden om deze vordering te concretiseren.
  • Als een toezichthouder het gebruikmaken van toezichthoudende bevoegdheden niet motiveert, dan kan om een motivering worden gevraagd.
  • Als een toezichthouder bescheiden wil meenemen, dan kan worden voorgesteld om de bescheiden op het bedrijf zelf in te zien en te kopiëren.

Dit betreft uiteraard slechts algemene handvatten. De gewenste handelswijze in reactive op een informatieverzoek (of vordering) verschilt per concreet geval.