Dès le début de la prochaine année, les sociétés publiques (y compris les émetteurs émergents aux termes de la Loi canadienne sur les sociétés par actions (la « LCSA »)) devront présenter des renseignements plus détaillés relativement à la diversité de leurs conseils d’administration et des membres de la haute direction dans leurs circulaires de sollicitation de procurations annuelles.

Exigences relatives à la présentation des renseignements

Les modifications relatives aux exigences de présentation des renseignements, mises en œuvre en vertu des récentes modifications de la LCSA et du Règlement sur les sociétés par actions de régime fédéral (2001) (le « Règlement ») (dont il a été question ici), visent à accroître la transparence et à améliorer les renseignements accessibles aux investisseurs, ainsi qu’à lancer une conversation entre la direction et les actionnaires sur les questions relatives à la diversité. Par conséquent, dès le 1er janvier 2020, les sociétés régies par la LCSA devront présenter les renseignements suivants à leurs actionnaires lors de chaque assemblée annuelle :

  • indiquer si la société a fixé ou non la durée du mandat des administrateurs siégeant à son conseil d’administration ou a prévu d’autres mécanismes de renouvellement de celui-ci et, selon le cas, une description de cette durée ou de ces mécanismes ou une indication des motifs pour lesquels elle ne l’a pas fait;
  • indiquer si la société a adopté ou non une politique écrite sur la recherche et la sélection de candidats qui sont membres de groupes désignés (décrits ci-après) aux postes d’administrateurs et, si elle ne l’a pas fait, la description des motifs pour lesquels elle ne l’a pas fait;
  • dans le cas où une politique a été adoptée, un sommaire de la politique et une description des mesures prises pour garantir sa mise en œuvre;
  • indiquer si la société tient compte ou non de la représentation des groupes désignés dans la recherche de candidats aux postes d’administrateurs et de haute direction;
  • indiquer si la société a adopté une cible pour chacun des groupes désignés pour les postes d’administrateurs du conseil et de haute direction et, si tel est le cas, les progrès accomplis dans l’atteinte de la cible ou, autrement, une indication des motifs pour lesquels la société n’a pas adopté de cible;
  • pour chacun des groupes désignés, le nombre et la proportion, en pourcentage, des membres de chacun des groupes qui occupent des postes d’administrateurs ou membres de la haute direction, y compris de toute filiale importante de la société.

Comment présenter les renseignements relatifs à la diversité

Les nouveaux renseignements relatifs à la diversité doivent être présentés à chaque actionnaire soit (i) en joignant les renseignements à l’envoi de l’avis d’assemblée annuelle, ou (ii) en présentant les renseignements avec la circulaire de sollicitation de procurations pour l’assemblée annuelle de la société. La société n’a pas l’obligation de présenter les renseignements relatifs à la diversité aux actionnaires l’ayant avisée par écrit qu’ils ne souhaitent pas recevoir cette information.

La société doit également faire parvenir ces renseignements au directeur nommé en vertu de la LCSA aux fins de consultation par le public. Industrie Canada a indiqué que la façon la plus simple de faire parvenir ces renseignements au directeur est de déposer gratuitement la circulaire de sollicitation de procurations par l’entremise du Centre de dépôt en ligne.

Groupes désignés et auto-identification

Les nouvelles obligations de présentation de renseignements s’appliqueront aux quatre groupes désignés suivants, au sens de la Loi sur l’équité en matière d’emploi :

  1. les femmes;
  2. les autochtones (Premières Nations, Inuit et Métis);
  3. les personnes handicapées;
  4. les personnes faisant partie des minorités visibles.

Bien que les sociétés régies par la LCSA aient à présenter le nombre d’administrateurs et de directeurs de la société appartenant à chacun de ces groupes, aucune disposition n’exige d’identifier nommément les personnes qui font partie de l’un des groupes désignés. Selon le résumé de l’étude d’impact de la réglementation joint au Règlement modifié, l’absence d’exigence d’identification des individus pourrait encourager les membres des groupes désignés à s’auto-identifier auprès des sociétés.

Membres de la haute direction

Aux fins des modifications de la LCSA, l’équipe de la haute direction d’une société comprend les postes suivants :

  • le président du conseil d’administration et le vice-président du conseil d’administration;
  • le président de la société;
  • le chef de la direction et le chef des finances;
  • un vice-président responsable de l’une des principales unités d’exploitation, d’une division ou d’une fonction, notamment les ventes, les finances ou la production;
  • une personne physique exerçant un pouvoir de décision à l’égard des grandes orientations de la société.

Cette définition est conforme à la définition de « membre de la haute direction » (executive officer) qui se trouve généralement dans les lois canadiennes en valeurs mobilières.

Alignement aux exigences des lois en valeurs mobilières

En définitive, les modifications à la LCSA et au règlement sont conformes à la tendance générale des lois canadiennes sur les valeurs mobilières à rendre obligatoire une plus grande présentation de l’information quant à la représentation aux conseils et aux postes de haute direction comme moyen d’améliorer la diversité. En effet, les nouvelles exigences de présentation des renseignements de la LCSA suivent celles adoptées en 2015 par certains membres des Autorités canadiennes en valeurs mobilières relativement à la représentation des femmes aux conseils d’administration et aux postes de haute direction aux termes du Règlement 58-101 - Pratiques en matière de gouvernance et l’Annexe 58-101A1 - Information concernant la gouvernance. Il est toutefois important de noter que les exigences de la LCSA élargissent le concept de la diversité pour y inclure les indices de diversité mentionnés ci-dessus et ne prévoient pas de dispenses pour les émetteurs émergents. Toutes les « sociétés ayant fait appel au public » (soit les émetteurs assujettis et les sociétés ayant déposé soit un prospectus ou une déclaration d’enregistrement au Canada ou dans un territoire étranger, ou qui possèdent des titres inscrits soit à la cote d’une bourse du Canada ou à l’étranger) devront se conformer aux nouvelles obligations de présentation de l’information dès la prochaine période de sollicitation de procurations, en 2020.