Em janeiro de 2018 passou a ser obrigatório o uso do sistema eSocial, previsto no Decreto nº 8.373/2014 e instituído pelo Governo Federal com o objetivo de concentrar a transmissão de informações relacionadas às relações de trabalho mantidas por empresas no Brasil.

O eSocial objetiva substituir, total ou parcialmente, diversas obrigações legais de prestação de informações tributárias, previdenciárias e trabalhistas. Segundo informações do próprio governo, diversas obrigações/declarações serão substituídas pelo eSocial, como GFIP, Caged, Rais, Manad e as guias de recolhimento da contribuição ao FGTS e das contribuições previdenciárias (GPS). Além disso, o sistema eSocial se comunicará com outros sistemas já operantes, como escrituração SPED, possibilitando o cruzamento de dados de interesse para facilitar a fiscalização e otimizar o tempo despendido pelos contribuintes para prestar informações.

A substituição passou a ser exigida inicialmente das empresas que estejam sujeitas à apuração do IRPJ pelo regime do lucro real (acima de 78 milhões de reais), a partir de janeiro de 2018 e, a partir de julho de 2018, das demais empresas. No entanto, as informações serão prestadas gradativamente, conforme calendário estabelecido pelo órgão gestor do eSocial:

Etapa 1 - Empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões

Fase 1: Janeiro/18 - Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas

Fase 2: Março/18: Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos

Fase 3: Maio/18: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento

Fase 4: Julho/18: Substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada

Fase 5: Janeiro/19: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador

Etapa 2 - Demais empresas privadas, incluindo Simples, MEIs e pessoas físicas (que possuam empregados)

Fase 1: Julho/18 - Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas

Fase 2: Set/18: Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos

Fase 3: Nov/18: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento

Fase 4: Janeiro/19: Substituição da GFIP (Guia de informações à Previdência Social) e compensação cruzada

Fase 5: Janeiro/19: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador

Portanto, na primeira fase (período entre 8 de janeiro e 28 de fevereiro de 2018), deverão ser encaminhadas apenas as informações cadastrais dos contribuintes/empregadores e as relativas às "tabelas", tais como informações de estabelecimentos, rubricas, cargos, etc.

A recusa ou demora no uso do sistema eSocial implicará nas sanções legais já existentes, que hoje são imputadas às declarações que passam a ser substituídas pelo eSocial. Por exemplo, a não transmissão de dados via eSocial implicará nas sanções estabelecidas na legislação para o descumprimento de transmissão da GFIP. No entanto, atualmente essas obrigações são segregadas. Assim, a transmissão ou não da GFIP não prejudica diretamente o envio de Rais, Caged, CAT, entre outras obrigações tributárias/previdenciárias/trabalhistas. Esse cenário muda com a introdução do eSocial, que passa a unificar a transmissão dessas informações/declarações.

Assim, ao deixar de transmitir o eSocial, o contribuinte/empregador estará deixando de prestar todas as informações que antes eram transmitidas em documentos segregados, resultando no descumprimento simultâneo de diversas normas legais e infralegais.

Essas sanções vão desde a imposição de multas até o apontamento de pendências nos cadastros do Governo Federal, impossibilitando a emissão de Certidão de Regularidade Fiscal ou de obrigações trabalhistas. Além disso, futuramente, quando a emissão das guias de recolhimento passar a ser realizada diretamente no sistema eSocial, é possível que a recusa ou demora no uso do sistema impossibilitará o recolhimento dos tributos e encargos.