自新型冠状病毒被证实具备人传人的特征后,为全面落实和推进新型肺炎感染的防控工作、阻断病毒传播途径,先是国务院办公厅下发了《关于延长2020年春节假期的通知》(国办发明电〔2020〕1号)文件,延长2020年春节假期至2月2日,接着各个省市纷纷出台文件延迟企业复工复业的时间,以避免人员大规模流动与聚集。截至目前,延迟复工时间最长的省份是湖北省(不早于2020年2月13日24时),其他省份大多不早于2020年2月9日24时。然而,疫情之下责任重大,企业应对风险亦是如履薄冰、若冬涉川,目前看来即便地方政策规定的延迟期满,很多企业、行业仍然在考虑进一步自行延迟复工的时间(如下图[1]),或者即便复工之后,从外地返回办公所在地的员工也需要在家自行隔离14天之后再进入办公地点。如此一来,真正能够返回办公室实现正常工作的日期因各类情形仍然在进一步推后。然而企业的经营如人之心脉、山之流水无法中断,因此客观条件之下,远程办公不可避免地成为了企业在疫情期间尽力维持运转的新常态。

其实,“远程办公”并不是一个陌生的概念,在过去这些年也偶尔被推上讨论的热点。简单来说远程/移动办公是指借助互联网、电子办公系统、在线网络平台等现代化通讯手段和工具,在传统工作地点之外进行协同办公的状态,主要以员工在家办公、或个别员工在非用人单位所在地的其他租借空间(例如We Work)办公的模式。远程办公的推动因素很多,例如互联网技术的发展、远程办公软件的完善、无纸化办公的趋势、员工工作内容的灵活性、企业向客户提供服务的形式的多样化、实体办公场所居高不下的工位费等等;但是也受制于其天然的局限,例如如何实现团队的密切合作、对员工的有效管理、工作效率的足量保障、商业秘密的保护等等,这些限制成为冲击企业核心竞争力的担忧因素,导致远程办公至今为止仍处于小众范围内。

如今由于新冠肺炎疫情,远程办公再次成为热点并以迅雷不及掩耳的速度被直接执行,在短短的两周内,各大远程办公软件也被大量下载(如下图[2]),甚至已经有了一个远程TMT办公服务的投资项目,相对方近日突然说要作为最优先的项目全力推进。基于此,本文拟从人力资源管理和劳动法的角度出发,简要分析长远来看,用人单位在远程办公模式中需要关注的主要劳动法问题,并为用人单位提出合理化的操作建议。

要点一:远程办公,依据先行

制度依据

对于有潜在远程办公或灵活用工的用人单位来说,建议制定详细的远程办公制度,就远程办公的适用范围、申请流程、审批权限、认定标准、执行方式等作出明确规定,从而确保用人单位对部分岗位或特定人员推行远程办公模式时有明确的制度依据和实操流程,以及充分的灵活考虑空间。另外,根据《劳动合同法》第四条的规定,用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时,应当经职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见,与工会或者职工代表平等协商确定。由于远程办公关系到员工雇佣条件的切身利益,我们建议该制度经上述民主程序生效。

合同约定

对于某些灵活性高、机动性强的行业或者岗位,如律师、咨询师、设计师、销售等,因为对工作场地和特定工作设备的依赖性较小,用人单位在与此类岗位的人员订立劳动合同时,除明确固定的公司办公场所外,还可以同时约定用人单位有权基于可能的办公模式的调整,安排其远程或移动办公,并对远程或移动办公的一些要点直接以合同条款或补充附件的形式加以说明。

反之,如果没有生效的内部制度支持,也没有提前的合同约定,如果企业单方面希望对部分员工执行远程办公的改革,则存在遭遇阻力的可能。一方面远程办公变更了员工的工作地点,另一方面如要求在家办公,还一定程度上要求员工提供一定的私人空间以实现在家办公,同时为了加强对在家办公员工的管理,用人单位可能还会存在一系列的管理措施和考评方式的改革,而这一系列变化已经涉及到员工的核心雇佣条件的改变,如员工执意坚持拒绝,用人单位自然也无法强制推行。

当然,在当前新冠病毒疫情期间,由于远程办公的安排属于相应国家和地方关于疫情防控的紧急措施的一部分,用人单位应当并且有权直接要求员工执行远程办公的要求,这是特殊时期的特定临时措施,不应从传统的角度视为对员工雇佣条件的变更,应视为用人单位实施企业管理权的体现。与此同时,无论从疫情防控角度、还是尊重企业管理权角度,员工亦有义务配合企业的此种安排。不过需要提醒用人单位的是,由于远程办公依赖于用人单位完善的信息化办公系统、必要的办公设备(例如近日我们已经接到客户咨询,其后台客服人员表示因公司未向员工配备电脑、其本人亦无个人电脑,导致无法在家登录咨询答复平台履行本职工作),如果客观上用人单位无法提供满足员工工作需要的基本条件,员工仍然有权拒绝用人单位的远程办公安排,且用人单位也不可据此给予员工纪律处分,甚至是单方解除于员工的劳动关系。

要点二:工作时间及工作任务有规划

传统坐班制的工作模式下,按时上下班是员工完成工作任务的最基础保证。而在远程办公模式下,时间要求被弱化,于是几家欢喜几家愁,有人高效工作,有人划水依旧。而划水的结果常常是,原来的965工作时间,却变成了007,用人单位和员工之间的信任感越发凉凉。对于解决此类问题,一方面企业需要调整管理理念、采取一些特定的管理措施,另一方面也要调整心态,耐心与员工进行磨合。

我们的建议

  • 仍然要求员工参照正常工作时间通过考勤软件在线打卡,在工作时间内保持所有的办公软件以及即时通讯工具始终处于在线状态且做到及时响应;
  • 进一步细化员工的工作职责,尽可能详细地分配员工在一定时间单位内(例如每天、每周、每两周等)的工作任务,并明确具体工作的完成时间节点;
  • 严格实行加班审批制度,在超过正常的办公时间之后,员工仍继续在线办公的需通过办公软件提交加班申请并解释加班原因;
  • 在员工KPI考核层面,加强对远程办公员工的工作态度、工作响应速度、工作完成率等指标的考核占比;
  • 在员工行为管理制度层面,加强对未完成工作任务、不服从工作管理、不按要求使用远程办公软件等方面的处分措施。

要点三:工作热情不能少

远程办公的最终目的是通过节约双方的时间和物质成本,达到与坐班制同样甚至是更高的工作效率。但对于自制力欠缺的员工来说,零食、沙发、小说、美剧和被窝,无一不会消磨工作热情,在缺乏来自同事及其主管最直接的激励后,的确容易出现工作态度懒散的情形。

我们的建议

  • 发展多样化的工作与管理方式,充分调动员工的工作状态,比如每日线上视频早会、工作日志记录、在线实时更新工作进度等;
  • 定期举行现场活动,如培训、工作成果汇报会等,在大多数时间远程办公的情况下,仍然不断地创造员工之间见面交流的机会,增强员工与用人单位之间的粘度和信任度;
  • 建立起以员工的工作成果为核心的绩效考核制度及激励制度。

要点四:工伤认定的不确定性增加

根据《工伤保险条例》,员工因工受伤的,社保部门主要基于“工作时间、工作场所和工作原因”的原则进行工伤认定。对于坐班制的员工来说,如确属在公司场所内因履行职务发生伤害的,通常情况下由用人单位出具工伤事故报告,并提供必要的证人证言,即可较为容易获得工伤认定。但对于远程办公的员工来说,如何证明其系在工作时间、工作场所以及工作原因发生的伤害,有一定的不确定性。

如在(2015)苏中行终字第00161号苏州市中级人民法院审理的行政诉讼案件中,员工实行弹性工作制,经常在家办公,当晚23时在家办公过程中感到不舒服并突发疾病死亡。社保局经与其同事访问得知,员工所在的公司工作时间是8时30分至17时30分,加班需报部门经理审批,故得出该员工突发疾病不是在“工作时间和工作岗位”的结论,不予认定工伤。虽然在诉讼中员工家属主张员工实行不定时工时制,且当晚22时左右向其同事发送了与工作事项有关的邮件,但法院认为即便如此也无法证明该员工23时发病时正处于工作的状态,故最终认可了社保局关于不予认定工伤的决定。从上述司法判例可以看出,如果工伤员工无法充分举证发生工伤的那一刻正在履行工作任务,仅凭家属单方的证人证言无法满足工伤认定所要求的证明力度。

当然,如果受伤是发生在用人单位要求的工作时间之内,且员工可以证明在该时间内其如常按照用人单位的要求正在使用所有的办公软件、有在线工作的记录、有工作日志关于工作内容的描述,甚至有发出去的邮件作为当时工作成果的证明等等,那么在这个时间段的受伤(无论是身体疾病的爆发还是因为在家中环境不慎跌倒等),仍有很大的可能用人单位需要依法承担工伤保险的责任。

我们的建议

  • 在批准远程办公之前,用人单位应当充分评估远程办公地点的安全性、员工身体是否存在高风险的疾病,以评估发生工伤事故的风险;
  • 需对员工进行培训教育,如员工发生工伤的,员工本人或其家属应第一时间联系用人单位,经用人单位初步评估确实属于工伤后,及时收集并固定证据,同时配合员工或其家属积极举证。

要点五:商业机密的保护

远程办公安排下,绝大多数的信息均通过互联网进行传输,而信息传输的过程中可能存在泄露的风险,尤其是各类黑客攻击、钓鱼软件等,防不胜防。此外,如何保证员工在远程办公中不会泄露用人单位的商业机密,也是用人单位应当考虑与尽力克服的另一个难题。必要的情况下,需要考虑由IT软件供应商、律师、用人单位进行通力合作,从办公软件、保密制度和实践操作多个维度协助用人单位建立远程办公商业秘密保护的综合机制。

我们的建议

  • 制定远程办公专用的保密制度,例如需要强调办公设备的排他使用、家庭成员的有效隔离、保密文件的存放方式等等;
  • 在执行员工的远程办公安排前,对员工的个人道德、执业操守、所在岗位的保密密级作出全面评估,谨慎决定,同时定期举行专项的商业秘密保护培训,针对在家办公的保密要点要求员工签署承诺书;
  • 配备先进、完善的互联网办公系统,以及IT专业人员和技术作为支撑,定期进行系统检测和安全防护升级;
  • 通过技术手段随时跟踪远程办公员工的系统操作,一经发现任何异常行为,及时封锁系统权限并采取补救措施;
  • 在商业秘密防控的过程中,如果涉及到收集和定位员工的个人信息和数据,建议事先获得员工的书面同意,以免构成对个人信息的侵犯。

要点六:社保缴纳要明白

另外值得一提的是,目前的社会保险为属地化管理,远程办公的员工如果长期在异地的,虽然在法律上存在合规瑕疵,但是目前实践中还存在各种灵活处理方式实现社保的异地缴纳。但在社保入税的大趋势下,如未来社会保险完全划归税务部门征收与核定,社会保险是否还能够实现异地缴纳,有待相关政策的支撑和征收核定部门的监察口径。此外,如果员工的社会保险缴纳地与实际办公地不一致,一旦因工发生伤害的,工伤保险基金是否能够认定工伤并接受理赔、以及员工异地就医是否能够享受到相应的医疗待遇,都是存在不确定性的问题。

我们的建议

  • 用人单位需要事先与员工商定社会保险的缴纳方式,充分评估相关操作的合规性,并与员工做好免责确认,并保留根据国家政策对社保缴纳的合规性要求随时做出单方调整的权利。
  • 异地办公下,如发生任何可能触发社会保险待遇申领的行为,建议及时与社保所在地的主管部门进行核实,明确要求和条件。

综合以上,长远看来,远程办公仍然有很大的发展空间,但目前由于远程办公本身的局限性以及技术手段的不完善,其具体适用仍然面临一定的限制。我们建议用人单位在考虑采取远程办公时,事先做好充分的评估工作,谨慎决策,同时在员工行为管理、员工绩效考核、企业办公软件各个方面均做好充分的落地措施后,再加以推行,并且在推行之后,应及时根据实践操作中发现的问题不断地完善远程办公的体系。我们相信,随着各方面技术与专业化的不断精深,远程办公离我们不再遥远,好比2020年的春天,近在眼前。