De Monitoring Commissie Corporate Governance Code heeft op 8 december 2016 de herziene Nederlandse Corporate Governance Code (van toepassing op in Nederland genoteerde beursvennootschappen) overhandigd aan de Minister van Economische zaken. 

De Monitoring Commissie heeft de Code herzien nadat zij op 11 februari 2016 een consultatiedocument (http://www.commissiecorporategovernance.nl/document/?id=2786&download=1) had gepresenteerd met voorstellen voor herziening van de Code. Daarop zijn door de Monitoring Commissie vanuit de markt ruim 100 reacties ontvangen, waaronder de reactie van CMS.  De herziening van de Code is al van toepassing op het boekjaar 2017. In het verslag over dat boekjaar 2017 zal dus voor het eerst aandacht moeten worden besteed aan de naleving van de herziene Code. De herziene Code is ingedeeld aan de hand van zeven thema's:

  1. meer focus op lange termijn waardecreatie;
  2. verstevigen van risicomanagement;
  3. nieuwe accenten in effectief bestuur en toezicht;
  4. introductie van cultuur als expliciet onderdeel van corporate governance;
  5. beloningen: duidelijk en begrijpelijk;
  6. relatie met aandeelhouders; en
  7. verduidelijking van eisen aan de kwaliteit van de uitleg.

1. Meer focus op lange termijn waardecreatie

De Commissie legt in de herziene Code meer nadruk op lange termijn waardecreatie van de vennootschap en de aan haar verbonden onderneming. Het bestuur ontwikkelt een visie op lange termijn waardecreatie van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming en formuleert een daarbij passende strategie. In een best practice bepaling wordt een aantal aspecten genoemd die een rol spelen bij de strategie van de vennootschap, waaronder ook een aantal niet-financiële aspecten zoals milieu, sociale en personeelsaangelegenheden en bestrijding van corruptie. In het bestuursverslag geeft het bestuur een toelichting op zijn visie op lange termijn waardecreatie en op de strategie ter realisatie daarvan en licht toe op welke wijze in het afgelopen boekjaar daaraan is bijgedragen.

2. Verstevigen van risicomanagement

In de herziene Code worden de bepalingen ten aanzien van risicomanagement uitgebreid.

Voorbeelden zijn:

  • De fases van risicobeoordeling, implementatie en evaluatie worden nader uitgewerkt in best practice bepalingen;
  • De best practice bepalingen die zien op de interne audit functie worden uitgebreid met als doel de positie van de interne audit functie te verstevigen;
  • Het bestuur verklaart in het bestuursverslag met een duidelijke onderbouwing dat:  i. het verslag in voldoende mate inzicht geeft in tekortkomingen in de werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen; ii. voornoemde systemen een redelijke mate van zekerheid geven dat de financiële verslaggeving geen onjuistheden van materieel belang bevat; iii. het naar de huidige stand van zaken gerechtvaardigd is dat de financiële verslaggeving is opgesteld op going concern basis (nieuw); en iv. in het verslag de materiële risico's en onzekerheden zijn vermeld die relevant zijn ter zake van de verwachting van de continuïteit van de vennootschap voor een periode van twaalf maanden na opstelling van het verslag (nieuw).
  • De raad van commissarissen krijgt inzage in de belangrijkste discussiepunten tussen de externe accountant en het bestuur naar aanleiding van de concept management letter dan wel het concept accountantsverslag.

3. Nieuwe accenten in effectief bestuur en toezicht

De Code is op een aantal punten herzien met het oog op recente ontwikkelingen die zich afspelen op het terrein van bestuur en toezicht.

Executive committee

De executive committee, een managementlaag onder verantwoordelijkheid van het bestuur, krijgt een plek in de Code. Een bestuur dat werkt met een executive committee houdt rekening met de checks and balances die onderdeel uitmaken van het two tier systeem (bestaande uit een bestuur en een raad van commissarissen). In het bestuursverslag wordt verantwoording afgelegd over de keuze voor het werken met een executive committee, de rol, taak en samenstelling van het executive committee, en de wijze waarop het contact tussen de raad van commissarissen en het executive committee is vormgegeven.

One tier board

In tegenstelling tot eerdere berichten komt er geen aparte versie van de Code voor de one tier board (een vennootschapsorgaan bestaande uit uitvoerende bestuurders en niet-uitvoerende bestuurders). In plaats daarvan heeft de Monitoring Commissie een principe en vijf best practice bepalingen aan de Code toegevoegd die specifiek van toepassing zijn op vennootschappen met een one-tier bestuursstructuur.

Bepalingen in de Code die betrekking hebben op commissarissen zijn van toepassing op niet-uitvoerende bestuurders, onverminderd de overige verantwoordelijkheden die deze niet-uitvoerende bestuurders hebben.

Diversiteit

De best practice bepaling ten aanzien van het diversiteitsbeleid worden uitgebreid naar het bestuur en, indien aanwezig, het executive committee. De Monitoring Commissie is van mening dat naast geslacht ook aspecten als leeftijd, nationaliteit, expertise, onafhankelijkheid en ervaring van belang zijn. In de verklaring in het bestuursverslag inzake corporate governance wordt het diversiteitsbeleid toegelicht. Hierbij wordt ingegaan op de doelstellingen van het diversiteitsbeleid, de wijze waarop het beleid is uitgevoerd en de resultaten van het beleid in het afgelopen boekjaar.

Deskundigheid

De bepaling die ziet op de vereiste deskundigheid van commissarissen wordt uitgebreid naar het bestuur. De eerder voorgestelde toevoeging dat ten minste één commissaris beschikt over de specifieke deskundigheid inzake bestaande en toekomstige technologische innovatie en business modellen is niet in de definitieve Code terecht gekomen.

Onafhankelijkheid commissarissen

De Monitoring Commissie is van oordeel dat lange termijn waardecreatie gebaat is met betrokken aandeelhouders. Daarom stelt de Monitoring Commissie voor dat meer dan één commissaris niet-onafhankelijk mag zijn in de zin dat hij of zij (of diens echtgenoot of familieleden) meer dan 10% van de aandelen in de vennootschap mag houden of dat hij vertegenwoordiger is van een rechtspersoon die houder is van meer dan 10% van de aandelen in de vennootschap. Echter het merendeel van de commissarissen dient onafhankelijk te zijn. De voorzitter van de raad van commissarissen dient onafhankelijk te zijn.

Benoemingstermijnen

In lijn met buitenlandse corporate governance codes wordt voorgesteld de benoemingstermijnen voor commissarissen te verkorten van 3 maal 4 jaar naar 2 maal 4 jaar. De commissaris kan nadien wederom worden herbenoemd voor een benoemingstermijn van 2 jaar die daarna met maximaal 2 jaar kan worden verlengd. Herbenoeming na een periode van 8 jaar wordt gemotiveerd in het verslag van de raad van commissarissen. Bij tussentijds aftreden van een bestuurder of commissaris brengt de vennootschap een persbericht uit waarin de reden voor vertrek wordt genoemd.

De herziene benoemingstermijnen gelden niet voor commissarissen die op de datum van inwerkingtreding van de herziene Code reeds zitting hebben voor een termijn langer dan 8 jaar of voor commissarissen die tijdens een algemene vergadering in 2017 voor herbenoeming van een derde termijn van 4 jaren zullen opgaan.

Nevenfuncties

Bestuurders en commissarissen melden nevenfuncties vooraf aan de raad van commissarissen en minimaal jaarlijks worden de nevenfuncties in de vergadering van de raad van commissarissen met het bestuur besproken. De aanvaarding van een commissariaat door een bestuurder behoeft de goedkeuring van de raad van commissarissen.

Geen overnamecommissie

Anders dan het consultatiestuk, schrijft de definitieve Code niet voor dat er in overnamesituaties een speciale commissie dient te worden ingesteld.

4. Introductie van cultuur als expliciet onderdeel van corporate governance

De Monitoring Commissie is van mening dat cultuur een van de drijvende krachten is voor een effectieve werking van de corporate governance van de vennootschap. De herziene Code bevat daarom onder meer de volgende bepalingen:

  • Het bestuur is verantwoordelijk voor het vormgeven van een cultuur die is gericht op lange termijn waardecreatie van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming. De raad van commissarissen houdt toezicht op de activiteiten van het bestuur ter zake. Het bestuur en de raad van commissarissen stimuleren een cultuur van openheid en aanspreekbaarheid binnen de vennootschap;
  • Het bestuur stelt voor de vennootschap en de met haar verbonden onderneming waarden vast die bijdragen aan een cultuur gericht op lange termijn waardecreatie en bespreekt deze met de raad van commissarissen. Het bestuur is verantwoordelijk voor de inbedding en het onderhouden van de waarden in de vennootschap en de met haar verbonden onderneming. Daarbij wordt onder meer aandacht besteed aan: i. de strategie en het bedrijfsmodel; ii. de omgeving waarin de onderneming opereert; en iii. de bestaande cultuur binnen de onderneming en of het gewenst is daar wijzigingen in aan te brengen.
  • Het bestuur stimuleert gedrag dat aansluit bij de waarden en draagt deze waarden uit door het tonen van voorbeeldgedrag.
  • Het bestuur stelt een gedragscode op en ziet toe op de werking en de naleving ervan door zichzelf en de werknemers van de vennootschap. Het bestuur informeert de raad van commissarissen over de bevindingen en observaties ten aanzien van de werking en de naleving. De gedragscode wordt op de website van de vennootschap geplaatst.
  • Het bestuur spreekt ook met het medezeggenschapsorgaan over gedrag en cultuur in de met de vennootschap verbonden onderneming;
  • In het bestuursverslag geeft het bestuur een toelichting op de waarden en de wijze waarop deze worden ingebed in de vennootschap en de met haar verbonden onderneming en de werking en naleving van de gedragscode;
  • Het bestuur informeert de voorzitter van de raad van commissarissen over signalen en (vermoedens van) materiële misstanden.

5. Opschoning en vereenvoudiging van beloningen

In verband met recente wetswijzigingen en het feit dat beloningsstructuren veelal op een te complexe en dus intransparante wijze worden vormgegeven, stelt de Monitoring Commissie voor af te stappen van details op dit punt in de Code en de principes en best practice bepalingen met betrekking tot beloningen terug te brengen naar de kern:

  • Het beloningsbeleid voor bestuurders is duidelijk en begrijpelijk en stimuleert lange termijn waardecreatie van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming;
  • Het beloningsbeleid zet bestuurders niet aan tot het nemen van risico's die strijdig zijn met de geformuleerde strategie;
  • Bij het formuleren van het beloningsbeleid worden de beloningsverhoudingen binnen de vennootschap en de met haar verbonden onderneming in overweging genomen;
  • Om een directere betrokkenheid van bestuurders bij hun eigen beloning te bewerkstelligen, betrekt de remuneratiecommissie de visie van de bestuurders bij het formuleren van een voorstel voor de hoogte en structuur van bestuurdersbeloning;
  • Indien het bestuur werkt met een executive committee, informeert het bestuur de raad van commissarissen over de beloning van de leden van het executive committee, niet zijnde statutair bestuurders;
  • De beloning van de commissarissen reflecteert de tijdsbesteding en de verantwoordelijkheden van de functie;
  • Het eerdere voorstel dat commissarissen kunnen worden beloond in aandelen in de vennootschap, is geschrapt. De Monitoring Commissie is van mening dat uit de reacties op het consultatiedocument is gebleken dat de behoefte aan het mogelijk maken van het belonen van commissarissen in aandelen kleiner is dan in eerste instantie werd gedacht.

6. Relatie met aandeelhouders

In verband met diverse discussies en ontwikkelingen die plaatsvinden en betrekking hebben op de rechten en verantwoordelijkheden van aandeelhouders, is het aantal herzieningen in de Code ten aanzien van aandeelhouders beperkt. Bestuurders en commissarissen die worden voorgedragen voor benoeming zijn aanwezig tijdens de algemene vergadering waar over hun voordracht wordt gestemd; zij kunnen persoonlijk worden bevraagd door aandeelhouders. De passage uit de huidige Code waarin is opgenomen dat het bestuur van het administratiekantoor aan certificaathouders die daarom vragen onder alle omstandigheden en onbeperkt stemvolmachten verleent, wordt geschrapt. In artikel 2:118 lid 2 van het Burgerlijk Wetboek zijn namelijk drie situaties omschreven waarin de stemvolmacht van certificaathouders door het administratiekantoor kan worden beperkt, uitgesloten of herroepen. De Monitoring Commissie stelt zich daarom op het standpunt dat het ongewijzigd in stand houden van de passage dat certificaathouders onder alle omstandigheden en onbeperkt stemvolmachten zal worden verleend, strijd met de wet zou opleveren.

7. Verduidelijking van eisen aan de kwaliteit van de uitleg

De herziene Code geeft meer richting aan het gebruik van het comply or explain principe door middel van opsomming van een aantal elementen die de uitleg in ieder geval dient te bevatten.