Doctrinariamente es reconocido que las obligaciones mercantiles se rigen por los principios de poco formalismo, verdad sabida y buena fe guardada. Sin embargo, lo anterior no puede invocarse como justificación para reclamar judicialmente el cumplimiento de una obligación sin demostrar con las formalidades esenciales la existencia del contrato y las condiciones a las que se sujetaron las partes.
Respecto a los principios que rigen las obligaciones mercantiles, René Arturo Villegas Lara[1] explica que en el derecho mercantil adquiere especial relevancia la verdad y la buena fe, de tal forma que las partes conocen sus derechos y obligaciones, cuyo cumplimiento debe ser riguroso para no poner en riesgo el tráfico comercial.
Nuestro Código de Comercio en sus artículos 669, 670 y 671 recoge esos principios disponiendo: que conforme a la verdad sabida y buena fe guardada, deben protegerse las intenciones de los contratantes sin que interpretaciones arbitrarias limiten sus efectos naturales; que los contratos de comercio no están sujetos para su validez a formalidades esenciales, quedando las partes obligadas en los términos que aparezca que quisieron obligarse, sin importar la forma e idioma en que se celebren los contratos; que se reconoce la representación aparente, de tal forma que el comerciante no podrá invocar falta de representación cuando haya dado lugar con actos positivos u omisiones graves a que se crea que una persona estaba facultado para representarlo.
Ahora bien, cuando existe una disputa entre las partes, quien reclame el incumplimiento de una obligación tendrá la carga probatoria para demostrar la existencia de la misma y las condiciones a las que quedó sujeta. Así lo expresó la Corte Suprema de Justicia, Cámara Civil[2]:
“Lo anterior no implica que se deje de observar ciertos requisitos o formalidades, considerados hasta cierto punto esenciales, cuando existe un contrato escrito, tal es el caso de la identificación plena de las partes contratantes, esto como punto de partida para perfeccionar la relación comercial o financiera de los que en ella intervienen, y primordialmente, para contar con la evidencia necesaria que demuestre la forma y las condiciones mediante las cuales se obligaron, para hacerlas valer en caso de incumplimiento de alguna de las partes.”
El criterio expresado tiene sustento en la seguridad jurídica, pues ante la controversia respecto a la existencia y alcances de una obligación, el Tribunal se fundamentará para resolver en la prueba que produzcan las partes. Es oportuno comentar sobre la prueba que podría ser aportada.
Declaración de parte. Es claro que, si la otra parte confiesa la obligación y sus alcances en los términos pretendidos, será suficiente para que el Tribunal acoja la pretensión. Sin embargo, cuando no se tiene otra prueba, quien reclama quedará en una posición procesal difícil en caso el demandado simplemente niegue la existencia de la obligación o los términos de la misma. Registros contables. Es común observar que judicialmente las partes pretendan que con el simple registro de una cuenta por cobrar en su contabilidad sea suficiente para que un Tribunal tenga por existente una obligación de pago, y que con base en esa errónea consideración, las partes se limiten a aportar certificaciones contables o actas notariales en las que se haga constar un saldo deudor.
La Corte Suprema de Justicia, Cámara Civil[3], afirmó que para demostrar un adeudo mercantil, una certificación contable es:
“un documento carente de los elementos de convicción suficientes para producir fe y ser plena prueba.”
En la misma línea, la Sala Segunda de la Corte de Apelaciones del Ramo Civil y Mercantil del departamento de Guatemala[4] sostuvo que el acta notarial de saldos deudores debe ser refrendada por el notario “con los respectivos documentos de soporte” que permitan:
“establecer si la obligación está vencida o si está sujeta a condición o plazo y por ende si la misma es o no exigible”
Es decir, que un registro contable por sí mismo no es suficiente para demostrar la existencia de una obligación y sus condiciones, toda vez, la contabilidad debe estar debidamente respaldada con los documentos que acrediten tales circunstancias.
Lo ideal es contar con un contrato escrito en el que de forma clara las partes hayan acordado los términos de contratación y que cuando los contratantes sean personas jurídicas, el signatario del contrato sea un representante legal. No obstante ello, es válido también demostrar el contrato con otros documentos, por ejemplo, con comunicaciones intercambiadas entres las partes; la eficacia de esos documentos dependerá de la certeza que provean, principalmente en cuanto a que hayan sido firmados por personas facultadas para obligar al contratante.
Es posible que no todas las transacciones mercantiles ameriten que el comerciante incurra en el costo operativo de documentar con el mayor grado de certeza los contratos. Tomando ello en consideración, lo mejor será realizar una gradación de riesgo para que las operaciones con una baja contingencia sean documentadas sin entorpecer la agilidad que el negocio requiere y aquellos contratos que sí puedan afectar mediana o gravemente el flujo y la sanidad de la cartera queden debidamente respaldadas.
En conclusión, para mejorar las probabilidades de éxito ante un incumplimiento de una obligación mercantil, la recomendación para las transacciones cuya contingencia sea considerable es la siguiente:
Documentar la relación jurídica base a través de un contrato escrito en el que se acuerden los términos generales. Por ejemplo, suministro de mercadería o prestación de servicios. Idealmente, que el contrato cuente con firma legalizada. Que los requerimientos periódicos del cliente estén respaldados con documentos firmados por las personas autorizadas para el efecto en el contrato base. Que la entrega de la mercadería o la recepción de los servicios quede respaldada con documentos firmados por personas autorizadas para ello en el contrato base. Cuando la cantidad adeudada sea significativa, lo ideal será que el deudor emita un título de crédito (pagaré, cheque, factura cambiaria).
Como se reitera, dichos documentos deberán ser adaptados al giro particular del negocio; las formalidades, dependerán del balance entre agilidad y riesgo que se desee asumir.
