Het is belangrijk dat de offerte door de persoon of personen die bevoegd of gemachtigd zijn om de inschrijver te verbinden, behoorlijk is ondertekend. De Raad van State bestempelt de offerte anders als substantieel onregelmatig en bijgevolg wordt de offerte verplicht geweigerd waardoor de inschrijver de overheidsopdracht mogelijk aan zijn neus ziet voorbijgaan. Het is dus van groot belang dat de ondertekenaar van de offerte werkelijk bevoegd of gemachtigd is om de inschrijver te verbinden.

In een recent arrest van de Raad van State werd de offerte van de inschrijver onregelmatig bevonden omdat dezeondertekend was door de gedelegeerd bestuurder. Overeenkomstig de statuten van de vennootschap bleek evenwel dat zij slechts in rechte kon worden verbonden door twee bestuurders, gezamenlijk optredend. Prima facie, kon de gedelegeerd bestuurder de inschrijver dan ook niet vertegenwoordigen.

Nochtans kon de gedelegeerd bestuurder dit wel indien de raad van bestuur hem hiertoe een bijzondere volmacht had verleend. De inschrijver stelde in het licht daarvan dan ook een vordering in tot schorsing bij uiterst dringende noodzakelijkheid, tegen de beslissing van de aanbestedende overheid waarbij de offerte van de inschrijver onregelmatig werd verklaard.

De inschrijver trok evenwel aan het kortste eind. Essentieel is immers dat het bewijs van bevoegdheid bij de offerte moet worden gevoegd. In deze zaak had de gedelegeerd bestuurder eerst de offerte elektronisch ondertekend, en daarna ook het ingescande offerteformulier. In de rubriek “vertegenwoordigd door” werd evenwel geen melding gemaakt van enige hoedanigheid en de begeleidende brief werd ondertekend als “gedelegeerd bestuurder”.

De Raad van State oordeelde dan ook dat de aanbestedende overheid, vermocht te oordelen dat de offerte van de verzoekende partij werd ondertekend door […], alleen optredend, en aldus niet door een bevoegd orgaan, namelijk twee bestuurders gezamenlijk optredend, en bijgevolg was de offerte niet geldig ondertekend. 

Inschrijvers dienen hiervoor dan ook aandachtig te zijn. Inschrijver, bezint eer ge tekent!

Bron: RvS 24 juni 2014, nr. 227.807

Bijkomende informatie: 

  • P. Thiel, Mémento des marchés publics et des PPP 2014, Brussel, Kluwer, 2013, 486-488 
  • I. Van Kruchten, La commande publique : la passation, Brussel, Kluwer 2014, 168-169.