Le 7 août 2012, l'autorité de réglementation des institutions financières fédérale du Canada, le Bureau du surintendant des institutions financières (le « BSIF »), a publié, pour commentaires, une nouvelle version à l'étude de sa ligne directrice sur la gouvernance d'entreprise (la « ligne directrice modifiée »), qui était attendue depuis longtemps. Le projet de ligne directrice modifiée présente les attentes du BSIF concernant la gouvernance des institutions financières fédérales (les « IFF »). À l'instar de la version actuelle, la ligne directrice modifiée visera toutes les IFF, à l'exception des succursales de banques et de société d'assurances étrangères.

Conforme à l'orientation et aux thèmes des récents discours du surintendant, le projet de ligne directrice modifiée impose un certain nombre de nouvelles exigences importantes. Ses objectifs sont les suivants :

  • veiller à ce que les IFF adoptent des pratiques et des procédures de gouvernance d'entreprise dictées par la prudence qui contribuent à leur sûreté et à leur solidité;
  • promouvoir les pratiques sectorielles exemplaires en matière de gouvernance d'entreprise;
  • être conforme à ce qui suit et venir les compléter :
  • suivre les normes internationales émanant d'un certain nombre d'organismes internationaux.

Pour atteindre ces objectifs, la ligne directrice modifiée vise : (i) à accroître l'efficacité des conseils d'administration en précisant clairement leurs attributions et leurs compétences; (ii) à renforcer le dispositif de gouvernance du risque des IFF en exigeant l'élaboration d'un « cadre de gestion de la propension à prendre des risques » (CGPPR) dans le but d'orienter les activités qui comportent des risques; (iii) à renforcer le cadre global de contrôle interne des IFF en précisant le rôle de l'agent principal de gestion des risques (APGR) et du comité d'audit.

Les parties intéressées ont jusqu'au 14 septembre 2012 pour présenter leurs observations sur la ligne directrice modifiée. Étant donné l'importance des nouvelles exigences, les IFF et leurs conseils d'administration voudront examiner attentivement les implications spécifiques du projet de ligne directrice modifiée pour leur institution avant de décider s'ils souhaitent formuler des observations.

Contexte et aperçu

Historique

La ligne directrice sur la gouvernance d'entreprise du BSIF est initialement parue en 2003. Depuis, les pratiques exemplaires en matière de gouvernance ont bien évolué, notamment en réponse à la crise financière amorcée en 2008. De plus, nombre d'organismes de réglementation nationaux, d'instances de normalisation internationales et d'observateurs aguerris ont publié récemment de longs rapports sur les normes et les pratiques sectorielles exemplaires dans ce domaine. Par conséquent, selon le BSIF, il était temps de réviser ses propres directives en matière de gouvernance d'entreprise.

En 2010, le BSIF a mis sur pied une équipe de contrôle de la gouvernance d'entreprise, chargée d'étudier les pratiques des IFF en la matière et de veiller à ce qu'elles soient conformes à sa ligne directrice initiale. Le projet de ligne directrice modifiée tient compte des résultats d'une étude intersectorielle sur les pratiques des grandes IFF en matière de gouvernance d'entreprise effectuée par la nouvelle équipe du BSIF en 2010-2011 ainsi que des observations présentées par des directeurs d'institution financière triés sur le volet au sujet des premiers jets de la ligne directrice modifiée.

Aperçu de la ligne directrice modifiée

Les sections clés de la ligne directrice modifiée, soit les sections III, IV et V, ont respectivement trait à trois composantes fondamentales de la gouvernance des IFF, à savoir :

  • le rôle du conseil d'administration;
  • la gouvernance du risque, que l'on décrit comme un volet distinct et essentiel de la gouvernance des IFF;
  • le rôle du comité d'audit.

Comme il a été mentionné précédemment, la ligne directrice modifiée s'appliquera à toutes les IFF, à l'exception des succursales de banques et de société d'assurances étrangères. Comme il n'y a pas de conseil d'administration dans les succursales, les dispositions de la ligne directrice révisée ne s'appliqueront pas à elles directement. Le BSIF s'attend plutôt à ce que l'agent principal ou le dirigeant principal supervise la gestion de la succursale, y compris les questions de gouvernance d'entreprise. Ces responsables sont considérés comme garants de leurs succursales respectives; ils doivent par conséquent connaître le contenu de la ligne directrice modifiée. L'agent principal ou le dirigeant principal doivent consulter les lignes directrices du BSIF E-4A et E-4B, selon le cas.

Non seulement devront-ils se conformer à la ligne directrice modifiée, mais le BSIF s'attend à ce que le conseil d'administration et la haute direction de l'IFF soient proactifs et connaissent les pratiques exemplaires en matière de gouvernance d'entreprise qui s'appliquent à leur institution. Selon le BSIF, cette compétence particulière pourrait résulter des séances d'orientation et de formation à l'intention des administrateurs, d'autoévaluations et d'examens réalisés par des tiers indépendants. Le BSIF convient également que les pratiques en matière de gouvernance peuvent varier d'une IFF à l'autre en fonction leur taille, la structure de leur capital social, leur nature, l'étendue et la complexité de leurs activités, leur stratégie d'entreprise et leur profil de risque.

Le conseil d'administration et la haute direction de l'IFF sont, en bout de ligne, garants de la sûreté et de la solidité de l'institution et de l'observation de la loi. Dans la ligne directrice modifiée, une distinction est volontairement faite entre le rôle du conseil d'administration et celui de la haute direction, comme c'est le cas dans le Cadre de surveillance du BSIF. Le conseil d'administration est garant de la gérance de l'IFF. Il lui incombe notamment d'établir l'orientation et de superviser la gestion et les activités de l'ensemble de l'IFF. Quant à la haute direction, en bout de ligne, il lui revient de mettre en ouvre les décisions du conseil d'administration et d'orienter et de superviser la gestion des activités de l'IFF.

Le rôle du conseil d'administration

Devoirs

Dans la section III de la ligne directrice modifiée, le BSIF énonce les tâches essentielles suivantes dont le conseil d'administration doit s'acquitter, en plus des rôles et devoirs prévus dans les lois applicables aux IFF. La section fait également la distinction entre les questions que le conseil d'administration doit approuver et celles qu'il doit examiner et dont il doit discuter.

Le conseil doit approuver ce qui suit en ce qui concerne l'IFF :

  • ses objectifs, sa stratégie et ses plans opérationnels à court et à long termes à l'échelle de l'organisation, y compris le CGPPR (comme décrit plus en détail ci-après);
  • ses initiatives stratégiques importantes;
  • son cadre de contrôle interne;
  • la nomination, l'examen du rendement et la rémunération du président et chef de la direction et des autres membres de la haute direction, y compris les chefs des fonctions de supervision;
  • les plans de relève;
  • le plan d'audit interne.

Le conseil doit examiner ce qui suit relativement à l'IFF et en discuter :

  • les politiques opérationnelles et commerciales importantes;
  • le rendement d'entreprise et financier en fonction de la stratégie et du CGPPR approuvés par le conseil d'administration;
  • la politique en matière de rémunération de toutes les ressources humaines du point de vue de la conformité aux Principles for Sound Compensation et aux Implementation Standards du Conseil de stabilité financière;
  • la mise en place de contrôles internes;
  • la structure organisationnelle;
  • le respect des lois qui s'appliquent.

Le projet de ligne directrice modifiée indique que ces fonctions incombent essentiellement à la haute direction. Cependant, le conseil d'administration étudie ces questions et en discute; il joue ainsi un rôle essentiel en donnant à la haute direction des conseils généraux. Le conseil d'administration doit mettre en place des mécanismes lui permettant de contrôler périodiquement la validité des assurances que lui fournit la haute direction. Toutefois, il ne lui appartient pas de mettre en ouvre au quotidien et dans le détail ses décisions et sa stratégie; ce sont là des fonctions qui relèvent de la haute direction. Bien que les cadres supérieurs de l'IFF soient les principaux interlocuteurs des instances de réglementation en ce qui a trait au fonctionnement global de l'IFF, le conseil d'administration doit veiller à ce que les instances de réglementation soient rapidement saisies de toute question importante ayant une incidence sur l'IFF.

Efficacité

En ce qui concerne l'efficacité du conseil d'administration, la ligne directrice modifiée prévoit un certain nombre de nouvelles recommandations et exigences, notamment celles selon lesquelles le conseil d'administration devrait périodiquement charger un tiers indépendant de se pencher sur l'efficacité de ses pratiques et celles des comités et doit mettre en place un mécanisme d'évaluation des compétences comportant divers outils, comme une matrice des compétences. Cette matrice doit, à tout le moins, être examinée et actualisée par le comité compétent du conseil. Les administrateurs doivent rechercher des occasions d'apprentissage et de formation à l'interne ou à l'extérieur, afin de bien comprendre les risques que prend l'IFF. La ligne directrice modifiée stipule qu'une expérience pertinente dans le secteur de la finance et de la gestion des risques est une compétence primordiale que doivent posséder un nombre suffisant de membres du conseil d'administration et de ses comités.

Autonomie

En ce qui concerne l'autonomie du conseil d'administration, selon la ligne directrice modifiée, l'autonomie manifeste du conseil est au cour de la gouvernance efficace de l'IFF. Pour le BSIF, aucune structure ou procédure du conseil d'administration n'est garante à elle seule d'autonomie, si ce n'est la séparation des rôles du président du conseil d'administration et du président et chef de la direction. Selon la recommandation énoncée dans la ligne directrice modifiée, le conseil d'administration doit également documenter et approuver une politique sur l'autonomie de l'administrateur en tenant compte de la structure de propriété de l'institution. Lorsque la situation le justifie, la durée du mandat de l'administrateur devrait également être visée par la politique qui régit son autonomie.

Président du conseil d'administration

En ce qui concerne le président du conseil d'administration, la ligne directrice modifiée recommande désormais de séparer le rôle du président du conseil d'administration de celui du président et chef de la direction, puisque c'est là un élément crucial de l'autonomie du conseil d'administration et de l'exécution de son mandat.

Fonctions de supervision

La ligne directrice modifiée signale que, pour remplir ses fonctions, le conseil d'administration s'appuie sur les recommandations et les opinions des divers responsables de la supervision au sein de l'IFF. Par conséquent, le conseil d'administration doit veiller, grâce à des assurances de la part de la haute direction et à ses propres mécanismes de vérification, à ce que les responsables des fonctions de supervision aient le mandat, les ressources et la structure organisationnelle nécessaires pour s'acquitter de leurs devoirs. Il doit aussi s'assurer qu'ils n'ont aucun lien de dépendance avec la gestion opérationnelle et qu'ils ne sont pas indûment influencés par la haute direction et les cadres des autres unités opérationnelles.

De plus, les chefs des fonctions de supervision doivent avoir libre accès au conseil d'administration et à ses comités (y compris le nouveau comité de gestion des risques, comme il est décrit ci-après), et pouvoir les rencontrer à huis clos. Le conseil d'administration doit approuver les fonctions de supervision et y prendre part activement, notamment en ce qui a trait au choix, à la gestion du rendement et à la rémunération des chefs de ces fonctions (p. ex., chef des finances, chef de la gestion des risques, chef de la conformité, chef de l'audit interne et actuaire désigné) et à l'évaluation de leur rendement et de leur rémunération.

Par ailleurs, dans le cas des petites IFF, plutôt que de mettre en place des fonctions de supervision spécifiques, le conseil d'administration et la haute direction veilleront à ce que d'autres fonctions ou mécanismes internes ou externes offrent un degré adéquat de contrôle ou aient l'autonomie requise pour superviser l'institution comme il se doit.

Suivant une autre nouvelle recommandation, la ligne directrice modifiée indique que le conseil d'administration doit dresser un plan prévoyant qu'un tiers indépendant sera périodiquement chargé de se pencher sur l'efficacité des fonctions et processus de supervision de l'IFF sous l'angle des pratiques exemplaires.

Gouvernance des risques

Dans la section IV de la ligne directrice modifiée, le BSIF propose plusieurs nouvelles exigences importantes ayant trait à la gestion des risques, y compris l'adoption d'un CGPPR, la réalisation par des tiers d'évaluations de l'efficacité de la gestion des risques, l'établissement d'un comité de gestion des risques et la désignation d'un APGR. La description de chacune de ces exigences suit.

CGPPR

Une nouvelle proposition importante du BSIF est de recommander que chaque IFF soit dotée d'un CGPPR qui est approuvé par le conseil d'administration et qui aide l'IFF à déterminer l'étendue des risques qu'elle est prête à assumer pour atteindre ses objectifs opérationnels et stratégiques. Le CGPPR doit définir les buts, repères, paramètres et seuils de base et doit tenir compte de tous les types de risques pertinents. Il a pour but de délimiter les activités permanentes de l'IFF. Sa teneur proposée figure à l'annexe C de la ligne directrice modifiée. Il devrait contenir l'énoncé de la propension à prendre des risques, les seuils de tolérance aux risques précis et les processus de mise en ouvre du CGPPR.

Gestion des risques

En ce qui concerne la gestion des risques en général, il est aussi nouvellement suggéré dans la ligne directrice modifiée que le conseil d'administration charge périodiquement un tiers indépendant d'évaluer l'efficacité des systèmes et des pratiques de gestion des risques de l'IFF. Cette évaluation semble s'ajouter aux évaluations indépendantes recommandées, décrites précédemment, des fonctions et processus de supervision de l'IFF.

  • Comité de gestion des risques En outre, la ligne directrice modifiée exige que, selon la nature, la taille, la complexité et le profil de risque de l'IFF, le conseil d'administration établisse dans ses rangs un comité auquel il incombera d'encadrer la gestion des risques à l'échelle de l'entreprise. Guidé par le CGPPR de l'IFF, le comité de gestion des risques doit bien comprendre les types de risques auxquels l'IFF pourrait être exposée et les techniques et systèmes utilisés pour cerner, mesurer, surveiller et atténuer ces risques, et pour en rendre compte. Le président du comité de gestion des risques doit n'avoir aucun lien de dépendance avec la haute direction dans l'exercice de ses fonctions. Tous les membres du comité doivent être indépendants et un nombre suffisant d'entre eux devront s'y connaître dans la gestion des risques des institutions financières. S'il y a lieu, des personnes ayant des connaissances techniques dans les disciplines du risque pertinentes pour l'IFF doivent faire partie du comité de gestion des risques. Il incombe au comité de gestion des risques d'approuver le mandat, les compétences et les ressources de l'APGR au moins une fois l'an. Il doit approuver l'évaluation du rendement de l'APGR et superviser la planification de la relève à son poste et à d'autres postes clés au sein de la fonction de gestion des risques. Agent principal de gestion des risques Autre nouvelle recommandation importante, la ligne directrice modifiée recommande que chaque IFF désigne un APGR, investi d'un statut et de pouvoirs suffisants et sans lien de dépendance avec la fonction de gestion opérationnelle. Il doit pouvoir communiquer sans entrave avec le conseil d'administration et son comité de gestion des risques et relever directement de l'un ou l'autre de ces organes. (Dans une note de bas de page, le BSIF précise qu'un rapport hiérarchique direct est prévu exclusivement à des fins fonctionnelles. Sous l'angle administratif, les chefs des fonctions de supervision, comme l'APGR, relèvent généralement du président et chef de la direction.) Le nouvel accent que place la ligne directrice modifiée sur le rôle et les responsabilités de l'APGR est conforme aux allocutions récentes prononcées par le surintendant. Il incombera à l'APGR de se faire une opinion impartiale de la mesure dans laquelle les activités de l'IFF sont conformes à son CGPPR et d'en faire part au comité de gestion des risques et au conseil d'administration et de s'entretenir régulièrement à huis clos avec le comité de gestion des risques. La ligne directrice modifiée prévoit également que l'APGR et la fonction de gestion du risque ne devraient jouer aucun rôle direct dans les activés lucratives de l'IFF ou dans la gestion et le rendement financier d'un de ses secteurs d'activités ou de ses produits. Si, d'un côté, l'APGR et la fonction de gestion du risque doivent pouvoir exercer une certaine influence sur les activités de l'IFF qui comportent des risques, ils doivent aussi pouvoir suivre en permanence l'évolution de ce type d'activité en toute impartialité.

Rôle du comité d'audit

La ligne directrice modifiée contient en outre des commentaires à jour sur le rôle du comité d'audit ainsi qu'un certain nombre de nouvelles propositions importantes à ce sujet, notamment :

  • tous les membres du comité d'audit doivent être indépendants;
  • le chef de l'audit interne, le chef des finances et l'actuaire désigné (pour les sociétés d'assurances) doivent pouvoir rendre des comptes directement au comité d'audit (sous réserve de la précision concernant le « rapport hiérarchique direct » indiquée ci-dessus relativement à l'APGR);
  • l'approbation des honoraires de l'auditeur externe et de la portée de la mission d'audit est une fonction qui devrait relever du comité d'audit, et non de la haute direction.

Surveillance des IFF

Dans la section VI de la ligne directrice modifiée, le BSIF décrit le rôle de la gouvernance d'entreprise dans le processus de surveillance qu'il a instauré et indique qu'une communication ouverte entre le conseil d'administration et les organismes de réglementation aide à favoriser la confiance mutuelle, faute de quoi le régime de surveillance axé sur les principes que le BSIF applique ne serait pas efficace. Le BSIF déclare aussi qu'il aura recours à diverses mesures, y compris s'entretenir avec le conseil d'administration et la haute direction, pour évaluer l'efficacité des processus de gouvernance de l'IFF. Son objectif est d'obtenir l'assurance, au moyen de preuves, que les processus sont en place, qu'ils fonctionnent efficacement et que le conseil d'administration est en mesure de remplir ses fonctions.

Comme il a déjà été mentionné, les intéressés ont jusqu'au 14 septembre 2012 pour présenter leurs observations sur le projet de ligne directrice modifiée.