- Was Arbeitgeber jetzt wissen müssen -

Vor sechs Monaten ist das neue Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) in Kraft getreten. Arbeitnehmer können seit dem 6. Januar 2018 erstmals den neu geregelten individuellen Auskunftsanspruch geltend machen, um Informationen über das Vergleichsentgelt und über die Kriterien und Verfahren der Entgeltermittlung zu erlangen. Wir haben die wichtigsten Fragen, die sich Arbeitgeber spätestens bei Eingang der ersten Auskunftsverlangen stellen müssen, in einer Checkliste zusammengefasst. Unseren Mandanten stellen wir gerne Musterdokumente zur Verfügung und beraten bei der Implementierung neuer Prozesse für den Umgang mit den neuen Anforderungen des Entgelttransparenzgesetzes. Den Gesetzestext können Sie hier abrufen. Einen Überblick über weitere Pflichten nach dem Entgelttransparenzgesetz finden Sie hier.

Checkliste zum Auskunftsanspruch

  • Hat der Auskunftsersuchende einen Anspruch auf Auskunft?
  • Ist das Auskunftsersuchen an die richtige Stelle gerichtet?
  • Wer ist zur Auskunft verpflichtet?
  • Genügt das Auskunftsersuchen der gesetzlich vorgeschriebenen Form?
  • Benennt der Auskunftsersuchende Vergleichstätigkeiten?
  • Wie stelle ich sicher, dass die Auskunft form- und fristgerecht erfolgt?
  • Wie stelle ich sicher, dass die Auskunft den erforderlichen Mindestinhalt aufweist?
  • Welche Folgen hat eine nicht erteilte Auskunft?

Erläuterungen zur Checkliste

  • Wer hat einen Auskunftsanspruch?

Der Auskunftsanspruch steht allen Beschäftigten (im Folgenden: “Mitarbeiter“) in Betrieben mit in der Regel mehr als 200 Mitarbeitern bei demselben Arbeitgeber zu. Die Grenze von 200 Mitarbeitern ist ausnahmslos betriebs- und nicht unternehmensbezogen zu verstehen.

  • An wen haben sich die Mitarbeiter mit ihrem Auskunftsverlangen zu wenden?

Wir raten Arbeitgebern dazu, die Auskünfte selbst zu erteilen. Wichtig ist, dass die Übernahmeerklärung inklusive Erläuterung den örtlichen Betriebsräten bereits vor dem Auskunftsverlangen zugegangen ist. Ist das Auskunftsverlangen eines Mitarbeiters schon beim Betriebsrat eingegangen, gibt es für den Arbeitgeber keine Möglichkeit mehr, die Erteilung der Auskunft an diesen Mitarbeiter zu übernehmen, da sie “zuvor”, d.h. vor Eingehen des Auskunftsverlangens, übernommen werden muss.

Die Übernahmeerklärung des Arbeitgebers gilt nur für die jeweilige Amtszeit des Betriebsrats. Sie muss nach jeder Neukonstitution des Betriebsrats, daher insbesondere nach den Betriebsratswahlen 2018 und der Konstitution der entsprechenden Betriebsratsgremien, erneut abgegeben werden.

Existiert ein Betriebsrat, haben sich die Mitarbeiter mit ihrem Auskunftsverlangen grundsätzlich an diesen zu wenden. Anders ist dies, wenn kein Betriebsrat existiert oder der Arbeitgeber nach den Vorgaben des Entgelttransparenzgesetzes erklärt hat, er werde die Auskünfte selbst erteilen. In diesen Fällen ist der Auskunftsanspruch direkt gegenüber dem Arbeitgeber geltend zu machen.

  • Wer ist zur Auskunft verpflichtet?

Letztendlich ist der Arbeitgeber zur Erteilung der Auskunft verpflichtet, selbst wenn das Auskunftsverlangen an den Betriebsrat gerichtet wurde und dieser die Anfrage nur anonymisiert weitergibt. Denn nur der Arbeitgeber verfügt über die notwendigen Informationen und muss diese ggf. an den Betriebsrat weitergeben.

  • In welcher Form muss das Auskunftsverlangen erfolgen?

Das Entgelttransparenzgesetz schreibt für Auskunftsverlangen Textform vor. “Textform” erfasst neben der Schriftform (Beispiel: Brief mit eigenhändiger Unterschrift) auch Anfragen per E-Mail oder Fax. Hingegen reichen mündliche oder telefonische Anfragen nicht aus. Auskunftsverlangen, die diese Formanforderung nicht erfüllen, muss der Arbeitgeber nicht beantworten.

  • Was muss das Auskunftsverlangen beinhalten?

Im Auskunftsverlangen muss der Mitarbeiter die Vergleichstätigkeit benennen, d.h. er muss angeben, welche Tätigkeit – verglichen mit seiner eigenen – gleich oder gleichwertig ist. Arbeitgeber sollten an die Richtigkeit dieser Angabe keine zu hohen Erwartungen stellen. Denn selbst wenn die angegebene Tätigkeit aus Sicht des Arbeitgebers nicht gleich oder gleichwertig ist, muss er das Auskunftsverlangen beantworten – dann jedoch auf Basis der aus seiner Sicht richtigen Vergleichstätigkeit.

  • In welcher Form und innerhalb welcher Frist sind die Auskünfte zu erteilen?

Hier kommt es zunächst darauf an, ob der Arbeitgeber tarifgebunden bzw. tarifanwendend ist oder nicht:

Der nicht tarifgebundene und nicht tarifanwendende Arbeitgeber ist gesetzlich ausdrücklich verpflichtet, die verlangten Auskünfte innerhalb von drei Monaten nach Zugang des Auskunftsverlangens in Textform zu erteilen.

Für tarifgebundene und tarifanwendende Arbeitgeber finden sich keine Form- und Fristvorgaben im Entgelttransparenzgesetz. Wir empfehlen jedoch, sich an den oben genannten Form- und Fristvorgaben (Auskunftserteilung in Textform innerhalb von drei Monaten) zu orientieren. Einerseits hilft dies, die Auskunftserteilung zu dokumentieren. Andererseits lässt sich so vermeiden, dass der Anspruchsteller seinen Auskunftsanspruch gerichtlich geltend macht, weil sich das Verfahren verzögert.

  • Welchen Mindestinhalt muss die Auskunft aufweisen?

Des Weiteren hat der Arbeitgeber das Entgelt der relevanten Vergleichsgruppe anzugeben, welches sich aus deren statistischen Median des Bruttoentgelts und – sofern der Auskunftssuchende dies beantragt hat – aus bis zu zwei weiteren gesonderten Entgeltbestandteilen ergibt. Dies gilt aus Gründen des Datenschutzes allerdings nur, wenn die Vergleichstätigkeit von mindestens sechs Mitarbeitern des jeweils anderen Geschlechts ausgeübt wird.

Für tarifgebundene und tarifanwendende Arbeitgeber ist die Erfüllung des Auskunftsanspruchs deutlich erleichtert. Es reicht hier schon aus, die tarifvertraglichen Entgeltregelungen zu nennen und anzugeben, wo diese Regelungen einzusehen sind.

Der Arbeitgeber hat offenzulegen, welcher Kriterien und Verfahren er sich bei der Festlegung des Entgelts des Auskunftssuchenden und der relevanten Vergleichsgruppe bedient.

  • Welche Folgen hat eine nicht erteilte Auskunft?

Auch insofern kommt es darauf an, ob der Arbeitgeber tarifgebunden bzw. tarifanwendend ist oder nicht:

Unterlässt ein nicht tarifgebundener und nicht tarifanwendender Arbeitgeber die Erfüllung seiner Auskunftspflicht, kommt es im Falle einer “Entgeltgleichheitsklage” zu einer Beweislastumkehr zu Lasten des Arbeitgebers. Würde der Arbeitnehmer also eine, höhere Vergütung einklagen, die andere Mitarbeiter für ihre Arbeit erhalten, müsste der Arbeitgeber darlegen und beweisen können, dass diese Arbeit nicht gleich oder gleichwertig mit der des klagenden Mitarbeiters ist.

Für tarifgebundene bzw. tarifanwendende Arbeitgeber sieht das Entgelttransparenzgesetz keine Beweislastumkehr oder sonstige Rechtsfolgen vor.

  • Wie oft kann ein Mitarbeiter Auskunft verlangen?

Ein erneutes Auskunftsverlangen ist grundsätzlich erst nach Ablauf von zwei Jahren nach Einreichen des ersten Auskunftsverlangens möglich. Für Auskünfte, die innerhalb der ersten drei Jahre nach Inkrafttreten des Gesetzes erteilt werden, gilt aufgrund einer Übergangsbestimmung ausnahmsweise eine dreijährige Frist bis zur nächstmöglichen Neuerteilung. Macht ein Mitarbeiter den individuellen Auskunftsanspruch also bis zum 6. Januar 2021 geltend, so kann er den individuellen Auskunftsanspruch erst wieder nach Ablauf von drei Kalenderjahren erneut geltend machen.

Nur wenn sich die Voraussetzungen für die Erteilung von Auskünften “wesentlich verändert” haben (z.B. Versetzungen, Umstrukturierung der Abteilung, Einführung eines neuen Entgeltsystems), ist ausnahmsweise schon vor Ablauf der oben genannten Fristen ein neues Auskunftsverlangen möglich.